Переход на НДС при УСН: розница
Если вы розничный магазин, кафе или торговая точка на УСН с доходом за 2025 год выше 20 млн руб. — с 2026 года вы платите НДС. Это не ошибка и не повод для паники: это стандартная ситуация, которую нужно пройти по конкретному алгоритму. Ниже — пошаговый разбор: какую ставку выбрать, что перестроить в учёте, когда и что подать.
Опубликовано: 9 мая 2026 · Автор: Наталья Свияжская
Почему переход на НДС при УСН касается розницы — даже если вы «на упрощёнке»
Главное возражение, которое мы слышим от розничных предпринимателей: «Я на упрощёнке, меня это не касается». Это ошибка, и она стоит денег. С 2025 года упрощенцы стали полноправными плательщиками НДС в силу 176-ФЗ от 12.07.2024. С 1 января 2026 года правила уточнены и ужесточены 425-ФЗ от 28.11.2025: основная ставка НДС выросла до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ), порог освобождения зафиксирован на уровне 20 млн руб. дохода за предыдущий год (ст. 145 НК РФ).
На практике это означает: если ваш розничный бизнес на УСН заработал за 2025 год больше 20 млн руб. — вы уже плательщик НДС с 1 января 2026 года. Ждать письма от налоговой не нужно и не стоит: обязанность возникает автоматически, а штраф за неуплату начисляется сразу — 20% от суммы налога при неосторожности или 40% при умысле (п. 1, п. 3 ст. 122 НК РФ).
Розница имеет свою специфику: покупатели преимущественно физлица, входной НДС от поставщиков есть, но часто небольшой или нулевой (поставщик сам на УСН). Это напрямую влияет на выбор ставки.
Шаг 1. Проверьте, обязаны ли вы платить НДС
Первый шаг — сверить доход за предыдущий календарный год с порогом освобождения. По действующей редакции ст. 145 НК РФ (425-ФЗ) порог составляет 20 млн руб. за предыдущий год.
Два сценария:
- Доход за предыдущий год — до 20 млн руб.
- Вы вправе применить освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ. Для этого нужно подать уведомление в налоговую инспекцию. Без уведомления освобождение не работает — важный нюанс, который упускают. Порог на 2026–2028 годы зафиксирован на уровне 20 млн руб. (закон лета 2026, законопроект № 1256655-8); годы дальнейшего снижения — [VERIFY].
- Доход за предыдущий год — от 20 млн до 490,5 млн руб.
- Освобождение недоступно. Вы обязаны применять НДС. Выбираете ставку: 5%, 7% или 22% — в зависимости от дохода и структуры покупателей (подробнее — шаг 2).
- Доход за предыдущий год — свыше 490,5 млн руб.
- Пониженные ставки 5% и 7% недоступны. Применяете стандартную ставку 22% (или 10% на льготные товары) с правом на все вычеты по ст. 171–172 НК РФ. Обратите внимание: лимит сохранения УСН — 490,5 млн руб. (ст. 346.12–346.13 НК РФ); его превышение снимает вас с УСН вовсе.
Важный нюанс для ИП: с апреля 2026 года действует 104-ФЗ от 25.04.2026 — проценты по банковским вкладам не учитываются в пороге дохода для ИП при расчёте права на освобождение (для дохода не выше 60 млн руб. за 2025 год). Если вы ИП и держите деньги на депозите — это хорошая новость.
Шаг 2. Выберите ставку — главное решение для розницы
Выбор ставки для розничного бизнеса — ключевое решение переходного периода. Ошибка здесь дорогая: пониженные ставки 5% и 7% действуют 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Это три года. Выбрав ставку, вы не сможете поменять её в первые три года без оснований.
Отдельная льгота для тех, кто впервые переходит на НДС в 2026 году: окно однократного отказа — 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). То есть если вы начали применять пониженную ставку с 1 января 2026 года, у вас есть ровно четыре квартала, чтобы отказаться от неё — после этого период 12 кварталов начнёт отсчитываться заново. Не упустите это окно.
Как выбирать для розницы: разберём три реальных профиля.
- Профиль А: розница без НДС-ных поставщиков (все поставщики на УСН)
- Вычеты вам не нужны — входного НДС нет. Выгоднее пониженная ставка 5% (если доход до 272,5 млн руб., с учётом дефлятора 1,090, п. 8–9 ст. 164 НК РФ) или 7% (доход до 490,5 млн руб.). Покупатели-физлица не требуют вычетов, поэтому низкая ставка не ухудшает отношения с ними. Итог: платите меньше, декларируете проще.
- Профиль Б: розница с ОПТом в структуре (есть B2B-покупатели — плательщики НДС)
- Здесь важно взвесить: если B2B-покупатели составляют значительную долю выручки, им невыгодно работать с вами по ставке 5/7% — они не смогут взять вычет или вычет будет минимальным. Стандартная ставка 22% с правом на вычет для них привлекательнее. Считайте сумму НДС к уплате при каждом варианте с учётом реальной доли входного НДС.
- Профиль В: розница с льготными товарами (продукты питания, детские товары)
- Часть ассортимента облагается по льготной ставке 10% (п. 2 ст. 164 НК РФ) — она не отменена. Пониженные ставки 5/7% применяются ко всей реализации, льготная ставка 10% при их выборе не действует. Это важный расчётный момент: если доля 10%-ных товаров велика, стандартный режим (10% + вычеты) может оказаться выгоднее пониженных ставок 5/7%.
Выбор ставки — это расчёт, который зависит от структуры вашей конкретной выручки и поставщиков. Ошибка стоит трёх лет в неверном режиме. Если вы сейчас в процессе выбора — разберите ситуацию с экспертом до начала квартала: поменять решение после первой декларации будет сложно.
Получить консультацию по выбору ставкиШаг 3. Настройте учёт — до первой продажи нового периода
Технически переход на НДС в рознице — это, прежде всего, перестройка кассы, учётной системы и первичных документов. Ниже — что нужно сделать до первого дня работы в новом налоговом режиме.
Кассовое оборудование. Онлайн-касса должна печатать чеки с суммой НДС и ставкой. В рознице при продажах физлицам кассовый чек с суммой НДС заменяет счёт-фактуру (ст. 168 НК РФ). Если касса не перепрограммирована — чеки без НДС, и вы фактически не выполняете требования ст. 168 НК РФ. Обратитесь к оператору фискальных данных или центру технического обслуживания: перепрограммирование занимает от одного дня.
Учётная программа. Настройте номенклатуру с разбивкой по ставкам: 22% — общий товар, 10% — продукты/детские товары (если они есть), 0% — экспорт (если применимо). Раздельный учёт по ставкам обязателен: без него вы не сможете корректно заполнить декларацию, где данные разносятся по разделам.
Книга продаж. С момента перехода на НДС вы ведёте книгу продаж (постановление Правительства РФ, действующая редакция). В рознице при продажах физлицам в книгу продаж вносится итоговая запись по каждому дню (Z-отчёт) вместо отдельных счетов-фактур. Уточните порядок у своего бухгалтера или в учётной программе.
Счета-фактуры для B2B-покупателей. Если у вас есть корпоративные покупатели (организации, ИП-плательщики НДС) — им нужны счета-фактуры по ст. 169 НК РФ. Убедитесь, что учётная программа формирует их корректно: с вашим ИНН/КПП, ставкой и суммой НДС.
Входной НДС. Если ваши поставщики — плательщики НДС и вы выбрали стандартную ставку 22%, вы получаете право на вычет входного НДС (ст. 171–172 НК РФ). Для вычета нужны: правильно оформленный счёт-фактура от поставщика, реальная поставка, оприходование товара. Пониженные ставки 5/7% права на вычет не дают — это компромисс за простоту.
- Сверьте доход за 2025 год с порогом 20 млн руб. и определите, нужно ли освобождение или выбор ставки.
- Рассчитайте выгодную ставку (5%, 7% или 22%) с учётом структуры поставщиков и покупателей.
- Перепрограммируйте кассу: чеки должны содержать сумму НДС и ставку.
- Настройте учётную программу: номенклатура по ставкам, книга продаж, счета-фактуры для B2B.
- Запомните даты: декларация — до 25-го числа после квартала; уплата — 28-го числа, тремя частями.
Шаг 4. Уведомите налоговую — или получите право на освобождение
Освобождение по ст. 145 НК РФ не применяется автоматически. Вы обязаны подать уведомление в налоговую инспекцию по месту учёта. Конкретный срок подачи уточните по действующей редакции ст. 145 НК РФ — [VERIFY] (правило «не позднее 20-го числа» фигурирует в ряде источников, но актуальность после 425-ФЗ требует проверки в вашей ИФНС).
К уведомлению прикладываются документы, подтверждающие размер выручки за предыдущий период. Перечень документов уточните в своей инспекции или на официальном сайте ФНС.
Если вы выбираете пониженную ставку 5% или 7% — отдельного уведомления подавать не нужно: вы просто начинаете применять ставку, отражаете её в декларации и сохраняете в течение 12 кварталов. Но до первой декларации убедитесь, что ваш доход вписывается в лимиты: 272,5 млн руб. для ставки 5% и 490,5 млн руб. для ставки 7% (с учётом дефлятора 1,090, п. 8–9 ст. 164 НК РФ, приказ МЭР № 734 от 06.11.2025).
Шаг 5. Типичные ошибки розницы при переходе
На основе практики консультирования розничного бизнеса выделяем ошибки, которые встречаются чаще всего и стоят дороже всего.
Ошибка 1: Касса не перепрограммирована в первый день квартала. Формально — нарушение ст. 168 НК РФ (не выставлен документ с суммой НДС). На практике это может быть расценено как занижение налоговой базы. Перепрограммируйте кассу до последнего рабочего дня предыдущего квартала, не в день перехода.
Ошибка 2: Выбрана ставка 22% «на всякий случай» без расчёта. Плательщики с доходом до 272,5 млн руб. и поставщиками-упрощенцами (нет входного НДС) переплачивают налог по ставке 22% вместо 5%. Три года переплат — реальные деньги. Ставку нужно считать, а не угадывать.
Ошибка 3: Не разграничены товары по ставкам 10% и 22%/5%. В продуктовой рознице смешение ставок в учёте ведёт к ошибкам в декларации. Налоговая в ходе камеральной проверки (ст. 88 НК РФ) запросит пояснения — и придётся восстанавливать учёт задним числом.
Ошибка 4: Пропущено окно однократного отказа. Если вы в 2026 году выбрали ставку 5%, но через два квартала поняли, что ошиблись, — у вас есть ровно 4 налоговых периода, чтобы отказаться (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ). После четвёртого квартала этого права нет ещё три года.
Ошибка 5: Не подано уведомление об освобождении при праве на него. Если доход за 2025 год — до 20 млн руб., а уведомление не подано, вы автоматически становитесь плательщиком НДС. Налоговая не обязана вам об этом напоминать.
Из практики бюро. Небольшой розничный магазин строительных материалов на УСН, оборот за 2025 год — около 35 млн руб. Все поставщики — крупные оптовики на ОСНО. Владелец выбрал ставку 5%, не посчитав входной НДС. По факту входной НДС от поставщиков составил 18–20% от закупочной цены. При ставке 22% сумма к уплате оказалась бы меньше, чем при 5%, — с учётом права на вычет. Три года в неверном режиме — переплата налога при сопоставимой выручке.
Итог: расчёт нужно делать до выбора ставки, с реальными цифрами по конкретной структуре поставок.
Переход на НДС в рознице — это не разовая настройка, а перестройка учётной системы. Первый квартал в новом режиме показывает все ошибки сразу. Если вы только начинаете этот путь или уже допустили ошибку в выборе ставки — разберём вашу ситуацию до следующей декларации.
Разобрать ситуацию с экспертомЧто меняется в отношениях с поставщиками и покупателями
Переход на НДС влияет не только на ваш учёт, но и на коммерческие отношения. Для розницы критичны два направления.
Поставщики. Если ваш поставщик сам на УСН без НДС — входного налога у вас нет, и выбор между ставками 5/7% и 22% очевиден: пониженная ставка, вычеты не нужны. Если поставщик на ОСНО — счёт-фактура с НДС есть, и при стандартной ставке 22% вы можете принять его к вычету. Проверьте, какую систему налогообложения применяет каждый ключевой поставщик.
Покупатели-физлица. Для них ничего не меняется: цену вы устанавливаете сами. Технически НДС «входит» в розничную цену — и покупатель его не видит как отдельную строку. Кассовый чек обязан содержать сумму НДС и ставку (ст. 168 НК РФ) — это требование к вам, не к покупателю.
Покупатели-юрлица (если есть). Организации, работающие на ОСНО, предпочитают поставщиков с возможностью вычета. Если вы применяете ставку 5% или 7% — ваш покупатель-организация получит вычет только в размере 5% или 7%, а не 22%. Это может повлиять на коммерческие условия: часть B2B-клиентов захочет компенсации или уйдёт к поставщику с полной ставкой. Учтите это при планировании ценовой политики.
Из практики бюро. Розничная сеть мелкой бытовой техники, оборот — около 180 млн руб. в год, часть клиентов — корпоративные закупки от небольших компаний. Выбрали ставку 5%. После перехода несколько корпоративных клиентов запросили переход на работу с другим поставщиком, ссылаясь на недостаточный вычет. В итоге — пересмотр ценовой политики для B2B-сегмента с компенсацией разницы в вычете. Ситуацию можно было предусмотреть при расчёте до выбора ставки.
Часто задаваемые вопросы
1. Как уведомить об освобождении от НДС?
Подайте уведомление в налоговую инспекцию по месту учёта. Срок подачи — [VERIFY] по актуальной редакции ст. 145 НК РФ (уточните в своей ИФНС или на сайте ФНС, поскольку после 425-ФЗ порядок мог измениться). К уведомлению прикладываются документы, подтверждающие размер дохода за предыдущий период — он должен быть не выше 20 млн руб. (ст. 145 НК РФ, 425-ФЗ).
2. Как выбрать ставку НДС на УСН?
Сравните два параметра: доход за предыдущий год и структуру поставщиков и покупателей. Если основные покупатели — физлица (типичная розница) и поставщики на УСН (входного НДС нет), пониженная ставка 5% (до 272,5 млн руб.) или 7% (до 490,5 млн руб.) как правило выгоднее. Если среди покупателей много организаций-плательщиков НДС и поставщики на ОСНО — посчитайте, стоит ли стандартная ставка 22% с правом на входной вычет.
3. Нужно ли выставлять счета-фактуры на УСН?
Если вы платите НДС (ставки 5%, 7%, 22%) — счета-фактуры обязательны для операций с организациями и ИП-плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ). В рознице при продажах физлицам счёт-фактуру заменяет кассовый чек, содержащий сумму НДС (ст. 168 НК РФ). При освобождении по ст. 145 выставляете документы с пометкой «Без НДС».
4. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 1 января 2026 года основная ставка НДС выросла с 20% до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Порог освобождения для упрощенцев — 20 млн руб. дохода за предыдущий год (ст. 145 НК РФ, 425-ФЗ). Лимиты для пониженных ставок с учётом дефлятора 1,090: ставка 5% — до 272,5 млн руб., ставка 7% — до 490,5 млн руб. (п. 8–9 ст. 164 НК РФ, приказ МЭР № 734 от 06.11.2025).
5. Что даёт освобождение по ст. 145 НК РФ?
Освобождение означает, что вы не начисляете НДС на реализацию, не сдаёте декларацию по НДС и не платите налог. Однако входной НДС от поставщиков включается в стоимость товаров — вычеты недоступны. Освобождение доступно, если доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб. (ст. 145 НК РФ, 425-ФЗ). Для применения освобождения необходимо подать уведомление в налоговую.
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для оценки вашей конкретной ситуации обратитесь к специалисту.