Уведомление об освобождении от НДС: транспорт и логистика
· Наталья Свияжская, эксперт по учёту и отчётности НДС
Если доходы транспортной или логистической компании на УСН за 2025 год не превысили 20 млн рублей, она вправе уведомить налоговый орган об освобождении от НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ — и не начислять налог в 2026 году. Это стандартная процедура, предусмотренная реформой (425-ФЗ от 28.11.2025). Ниже — пошаговый разбор: как считать порог, что подавать и когда, и почему освобождение подходит не всем перевозчикам.
Почему упрощенец в транспорте теперь сталкивается с НДС
С 1 января 2025 года все организации и ИП на УСН стали плательщиками НДС — это закреплено в 176-ФЗ от 12.07.2024. Транспортные и логистические компании не исключение: перевозчики, экспедиторы, склады временного хранения, операторы грузоперевозок — все они теперь обязаны либо платить НДС, либо официально освободиться от него.
Распространённое возражение: «меня это не касается, я на упрощёнке». Это ошибка. Упрощённая система налогообложения больше не освобождает от обязанностей плательщика НДС автоматически. Освобождение нужно получать отдельно — уведомлением по ст. 145 НК РФ, и только при соблюдении порогового условия по выручке.
С 1 января 2026 года вступил в силу 425-ФЗ от 28.11.2025, который установил: основная ставка НДС — 22% (расч. 22/122, п. 3 ст. 164 НК РФ), а порог освобождения для УСН — 20 млн рублей дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145 НК РФ). Порог заморожен на уровне 20 млн на несколько лет (закон лета 2026, законопроект № 1256655-8); точные годы дальнейшего возможного снижения уточняются [VERIFY].
Отрасль транспорта и логистики особенно чувствительна к этой развилке: маржинальность низкая, расходы на топливо (ГСМ) и запчасти высокие. Правильный выбор между освобождением и пониженной ставкой напрямую влияет на финансовый результат.
Шаг 1. Определить право на освобождение: считаем выручку правильно
Первый шаг — проверить, укладывается ли доход за 2025 год в порог 20 млн рублей. Здесь несколько нюансов, критичных для транспортного бизнеса.
Что входит в «доход» для целей порога. Учитываются доходы от реализации товаров, работ, услуг и внереализационные доходы в соответствии с правилами гл. 26.2 НК РФ. Для ИП важное уточнение: проценты по банковским вкладам не включаются в расчёт порога — это установлено 104-ФЗ от 25.04.2026 для доходов ИП, не превышающих 60 млн рублей за 2025 год.
Что не входит. Авансы, полученные в счёт предстоящих перевозок, при кассовом методе учёта на УСН засчитываются в доход в момент поступления. Следите, чтобы авансы декабря 2025 года, полученные за рейсы января 2026-го, были корректно отнесены к нужному периоду.
Агентские схемы в логистике. Если экспедитор работает по агентскому договору, доходом является только вознаграждение (агентское), а не транзитные суммы, перечисляемые перевозчикам. Это стандартная позиция, однако при смешанных схемах — когда часть маршрутов оформлена как собственная перевозка — расчёт усложняется. Уточните квалификацию договорной базы заранее.
Если структура доходов неоднородна — агентские схемы, смешанные договоры, расчёты через посредников — важно посчитать порог корректно до подачи уведомления. Ошибка в расчёте грозит утратой права на освобождение и доначислением НДС за весь период.
Разберём вашу ситуацию: проверим структуру доходов и определим, укладываетесь ли вы в порог 20 млн рублей.
Получить консультацию по порогуШаг 2. Взвесить: освобождение vs. ставка 5% — что выгоднее для перевозчика
Освобождение по ст. 145 НК РФ — не единственный вариант. Упрощенцы могут выбрать пониженную ставку: 5% (расч. 5/105, пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ) при доходах до 272,5 млн рублей в 2026 году или 7% (расч. 7/107, пп. 2 п. 8 ст. 164) при доходах до 490,5 млн рублей. Эти лимиты рассчитаны с учётом дефлятора 1,090 (приказ МЭР от 06.11.2025 № 734).
Принципиальное различие: при освобождении по ст. 145 вычеты входящего НДС не применяются — налог, предъявленный поставщиками топлива, шин, запчастей, включается в стоимость расходов. При ставках 5% или 7% вычеты доступны в полном объёме (ст. 170–172 НК РФ).
Когда освобождение выгоднее. Если транспортная компания работает преимущественно с физическими лицами или с бизнесом на спецрежимах (которым вычет НДС не нужен), и при этом расходы с НДС незначительны — освобождение сокращает административную нагрузку без потери денег. Небольшой региональный перевозчик, работающий с розницей, — типичный кандидат на освобождение.
Когда ставка 5% выгоднее. Логистические компании с крупными корпоративными клиентами — плательщиками НДС — теряют часть контрактов при освобождении: покупатель не получит вычет. При этом высокая доля расходов на ГСМ и техническое обслуживание создаёт значительный входящий НДС, который при ставке 5% можно принять к вычету. В этом случае разница между начисленным НДС (5% с выручки) и вычетом (20% с расходов на топливо) может быть существенной.
Внимание: период связанности. Выбранная пониженная ставка применяется 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ) — отказаться досрочно нельзя. Исключение: однократное окно отказа в течение 4 налоговых периодов для тех, кто впервые перешёл на уплату НДС (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Это означает: ошибиться с выбором дорого. Просчитайте налоговую нагрузку на горизонте трёх лет.
Матрица сценариев для транспортной компании на УСН:
- Сценарий А: выручка за 2025 год — до 20 млн рублей, клиенты — физлица и малый бизнес без НДС, расходы на ГСМ — умеренные
- Право на освобождение есть. Освобождение, вероятно, выгоднее: нет декларации по НДС, нет счетов-фактур, административная нагрузка минимальна. Риск: потеря права при превышении порога в течение года — нужен помесячный мониторинг выручки.
- Сценарий Б: выручка за 2025 год — до 20 млн рублей, ключевые клиенты — крупные юридические лица — плательщики НДС, доля расходов на топливо и запчасти — высокая
- Право на освобождение формально есть, но может быть невыгодно: корпоративные клиенты предпочитают работать с плательщиками НДС (для получения вычета). Целесообразно рассмотреть ставку 5% и рассчитать эффект вычетов на входящем НДС с ГСМ. Помните о периоде связанности — 12 кварталов.
- Сценарий В: выручка за 2025 год — свыше 20 млн рублей
- Освобождение по ст. 145 НК РФ недоступно. Необходимо выбрать ставку 5% или 7% исходя из объёма выручки (лимиты 272,5 и 490,5 млн рублей с дефлятором). При выручке выше 490,5 млн рублей — стандартная ставка 22% с правом на полные вычеты.
Шаг 3. Подготовить уведомление и комплект документов
Уведомление об использовании права на освобождение по ст. 145 НК РФ подаётся в налоговый орган по месту учёта. Форма уведомления утверждена ФНС. Подача — не позднее 20-го числа месяца, начиная с которого применяется освобождение (актуальный срок уточните по п. 3 ст. 145 НК РФ в действующей редакции [VERIFY]).
Что приложить к уведомлению. К уведомлению прилагаются документы, подтверждающие размер выручки. Для плательщика на УСН это, как правило, данные книги учёта доходов и расходов за соответствующий период. Уточните перечень документов в актуальной редакции п. 6 ст. 145 НК РФ [VERIFY] — редакция менялась вместе с реформой.
Электронная или бумажная подача. Большинство транспортных компаний с численностью сотрудников, обязывающей к электронной отчётности, подают уведомление через ТКС. Если компания вправе отчитываться на бумаге — уточните формат в своей инспекции.
- Рассчитать доход за 2025 год: включить все налогооблагаемые поступления, исключить транзитные агентские суммы и (для ИП) проценты по вкладам (104-ФЗ).
- Подтвердить, что доход не превысил 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ, 425-ФЗ).
- Выбрать вариант: освобождение или ставка 5%/7% — с расчётом налоговой нагрузки на 12 кварталов.
- Подготовить уведомление по форме ФНС и комплект подтверждающих документов о выручке.
- Подать уведомление в срок (не позднее 20-го числа месяца применения — уточните [VERIFY]).
- Перестроить шаблоны договоров, счетов-фактур и учётную политику до начала применения освобождения.
Шаг 4. Перестроить документооборот и учёт
Уведомление подано — теперь нужно перестроить операционный учёт. Это критичный шаг, который транспортные компании часто недооценивают.
При освобождении по ст. 145 НК РФ:
НДС не начисляется. Счета-фактуры выставляются с отметкой «без НДС» или не выставляются вовсе — по соглашению с покупателем (ст. 169 НК РФ). Декларацию по НДС всё равно нужно сдавать при наличии операций агента, при импорте или в иных специальных случаях — уточните состав обязанностей у налогового консультанта. Важно: если выручка в течение трёх последовательных месяцев превысит 2 млн рублей (порог ст. 145 НК РФ для ОСНО; для УСН применяется порог 20 млн рублей за год — отслеживайте оба параметра в зависимости от режима), право на освобождение утрачивается с месяца такого превышения.
При ставках 5% или 7%:
Счета-фактуры обязательны (ст. 169 НК РФ) — с указанием ставки 5% или 7% и суммы налога. Декларация по НДС сдаётся ежеквартально, срок — 25-е число после отчётного квартала (п. 5 ст. 174 НК РФ). Уплата НДС — 28-е число, тремя равными частями по месяцам квартала (п. 1 ст. 174 НК РФ). Входящий НДС от поставщиков принимается к вычету в общем порядке ст. 170–172 НК РФ.
Особенность для транспортных компаний с субподрядчиками: если субперевозчик тоже на УСН и применяет освобождение, вычета по его услугам не будет. Это влияет на экономику субподряда и ценообразование — пересмотрите условия договоров с субподрядчиками.
Перестройка документооборота — ошибки здесь обнаруживаются при камеральной проверке первой же декларации. Декларация НДС сдаётся 25-го числа после квартала, и именно тогда инспекция проверит корректность ваших счетов-фактур и вычетов.
Проверим учётную политику, шаблоны договоров и счетов-фактур до того, как вы сдадите первую отчётность.
Получить консультацию по документооборотуТипичные ошибки транспортных компаний при переходе
Ошибка 1: неправильный расчёт порога при агентских схемах. Экспедитор включает в выручку транзитные суммы, перечисляемые перевозчикам, и «превышает» порог там, где его реальное вознаграждение — в разы меньше. Или наоборот: считает только вознаграждение там, где фактически несёт риски и должен квалифицироваться как принципал. Итог — либо потеря права на освобождение, либо его неправомерное применение.
Ошибка 2: опоздание с уведомлением. Некоторые компании считают, что могут применять освобождение с начала года «по умолчанию» без подачи уведомления. Это не так: без уведомления право на освобождение не возникает, а НДС, не начисленный и не уплаченный за этот период, станет предметом доначисления. Срок подачи уведомления — строгий процессуальный ограничитель.
Ошибка 3: выбор освобождения при высокой доле НДС-клиентов. Перевозчик подаёт уведомление, не оценив, что 80% его выручки приходится на крупных грузовладельцев — плательщиков НДС. После перехода клиенты начинают требовать счета-фактуры с НДС или скидку на размер налога. Потери от потери клиентской базы оказываются выше выгоды от освобождения.
Ошибка 4: игнорирование 12-квартального периода связанности. Компания выбирает ставку 5%, а через год понимает, что освобождение было бы выгоднее. Но вернуться раньше истечения 12 кварталов (без использования однократного окна отказа в первые 4 периода) невозможно. Цена ошибки — три года на невыгодном режиме.
Из практики. Небольшая логистическая компания на УСН (доход за 2025 год — около 18 млн рублей) подала уведомление об освобождении, не оценив структуру клиентов: 70% выручки давали оптовые покупатели с НДС. После перехода три крупных клиента запросили либо НДС в счёте-фактуре, либо снижение цены. Компания пересчитала экономику: недополученная маржа от скидок превысила условную экономию на НДС. На следующий год — первый из доступных периодов для использования окна отказа — компания перешла на ставку 5%. Вывод: освобождение по ст. 145 НК РФ выгодно не автоматически, а только при правильно подобранной клиентской базе.
Что проверяет инспекция: взгляд со стороны контроля
При применении освобождения по ст. 145 НК РФ налоговый орган в первую очередь проверяет факт и размер выручки. Для транспортных компаний это означает анализ банковской выписки, договоров перевозки и экспедирования, актов выполненных работ. Если выручка в банковской выписке значительно больше, чем задекларировано в КУДИР, — гарантированы вопросы.
Инспекция также смотрит на квалификацию операций: перевозчик или агент? При агентском договоре в первичных документах должна прослеживаться агентская схема — отчёты агента, субагентские договоры, разделение денежных потоков. Смешение ролей в документах — основание для переквалификации и начисления НДС со всей суммы поступлений.
При применении ставки 5% или 7% главный объект камеральной проверки — вычеты. АСК НДС-2 сопоставляет счета-фактуры поставщиков топлива, запчастей, аренды с декларациями самих поставщиков. Разрывы — расхождения между заявленным вычетом и данными поставщика — влекут требование пояснений по ст. 88 НК РФ и могут заблокировать возмещение.
Снимаем возражение: «меня это не касается, я на упрощёнке».
С 1 января 2025 года быть «на упрощёнке» больше не означает автоматически быть вне НДС. 176-ФЗ от 12.07.2024 сделал всех упрощенцев плательщиками НДС. Единственный способ законно не платить налог — подать уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ при соблюдении порогового условия. Если уведомление не подано, а НДС не начислялся и не уплачивался — это нарушение, которое обнаруживается при первой же камеральной проверке.
Частые вопросы
1. Можно ли применять вычеты при пониженной ставке?
Да. При выборе ставки 5% или 7% (пп. 1, 2 п. 8 ст. 164 НК РФ) транспортная компания на УСН получает право на вычет входящего НДС от поставщиков. При освобождении по ст. 145 НК РФ вычеты не применяются: входящий НДС включается в стоимость расходов. Именно это различие определяет, какой режим выгоднее при высокой доле затрат с НДС — топливо, техобслуживание, аренда.
2. Как перейти на НДС без ошибок?
Сначала определите, подпадаете ли вы под порог освобождения — 20 млн рублей дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145 НК РФ, 425-ФЗ). Затем взвесьте, что выгоднее: освобождение или ставка 5%/7% — исходя из структуры расходов и клиентской базы. Перестройте договорную базу, шаблоны счетов-фактур и учётную политику до начала квартала применения. Подайте уведомление в срок.
3. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 1 января 2026 года основная ставка НДС повышена до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Порог освобождения для УСН — 20 млн рублей дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145, 425-ФЗ), порог заморожен на несколько лет. Спецставки 5% и 7% для упрощенцев действуют с 2025 года (176-ФЗ). Все упрощенцы, включая перевозчиков, — плательщики НДС, если не подали уведомление об освобождении.
4. Как уведомить об освобождении от НДС?
Подайте уведомление по форме ФНС в налоговый орган по месту учёта не позднее 20-го числа месяца, с которого применяете освобождение (актуальный срок — уточните по п. 3 ст. 145 НК РФ в действующей редакции [VERIFY]). К уведомлению приложите документы о выручке за соответствующий период — как правило, выписку из КУДИР.
5. Нужно ли выставлять счета-фактуры на УСН?
Зависит от выбранного режима. При освобождении по ст. 145 НК РФ счета-фактуры выставляются с отметкой «без НДС» или не выставляются вовсе — по соглашению с покупателем. При применении ставки 5% или 7% счета-фактуры обязательны (ст. 169 НК РФ), декларация подаётся ежеквартально до 25-го числа после отчётного квартала.
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативное регулирование НДС для упрощенцев продолжает меняться — проверяйте актуальную редакцию НК РФ и подзаконных актов перед принятием решений.