Счета-фактуры на УСН: услуги B2B

16 мая 2026

«Я на упрощёнке — меня это не касается»: почему это уже не так

Это самое распространённое заблуждение среди сервисных компаний на УСН. До 2025 года так и было: упрощенцы не платили НДС, счета-фактуры не выставляли, и B2B-клиенты мирились с этим или работали с теми, кто на ОСНО. С принятием 176-ФЗ от 12.07.2024 картина изменилась принципиально — с 2025 года все упрощенцы признаны плательщиками НДС. Исключение оставлено только для тех, кто прошёл через освобождение по ст. 145 НК РФ.

С 1 января 2026 года добавился второй удар: 425-ФЗ от 28.11.2025 поднял стандартную ставку НДС до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ). Это означает, что если вы оказываете услуги юридическим лицам или предпринимателям и не разобрались со своим НДС-статусом, вы либо занижаете налог, либо переплачиваете, либо выставляете счета-фактуры неправильно — и то и другое создаёт риски.

Для сервисного B2B — IT-компаний, консультантов, логистов, маркетинговых агентств, юридических бюро на УСН — вопрос счетов-фактур особенно острый: ваши клиенты на ОСНО хотят принимать НДС к вычету. Если вы не можете дать им корректный счёт-фактуру — вы проигрываете тендеры конкурентам, которые разобрались с переходом.

Три пути упрощенца по НДС в 2026 году

Прежде чем говорить о счетах-фактурах, нужно понять, по какому пути вы идёте. Их три, и каждый определяет свою документальную логику.

Важно: выбор пути не происходит автоматически. Он фиксируется через уведомление (для освобождения) или через фактическое применение ставки в первой декларации (для спецставок и стандартной ставки). После фиксации сменить маршрут в середине периода нельзя — или можно только в жёстких рамках законодательства.

Счёт-фактура на УСН: что писать и как оформлять

Форма счёта-фактуры едина — она установлена постановлением Правительства РФ. Для упрощенца на НДС нет специального бланка: используется стандартная форма счёта-фактуры по ст. 169 НК РФ. Различие — только в ставке, которая проставляется в графе 7.

Обязательные реквизиты счёта-фактуры по ст. 169 НК РФ:

• Порядковый номер и дата выставления.
• Наименование, адрес и ИНН/КПП продавца и покупателя.
• Наименование товара (описание работы, услуги) и единица измерения.
• Количество и цена за единицу без НДС.
• Стоимость без НДС, налоговая ставка, сумма НДС, стоимость с НДС.
• Подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц).

Для упрощенца на спецставке 5% в графе 7 проставляется «5%», расчётная ставка — 5/105; для ставки 7% — «7%», расчётная — 7/107 (пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ). Для стандартной ставки с 2026 года — «22%», расчётная — 22/122 (п. 3 ст. 164 НК РФ).

Срок выставления счёта-фактуры по ст. 168 НК РФ — не позднее 5 календарных дней с момента оказания услуги или получения аванса. При авансовом счёте-фактуре в строке «наименование услуги» допустимо общее описание.

УПД вместо счёта-фактуры: когда это работает

В B2B-услугах часто удобнее работать с универсальным передаточным документом (УПД) — он совмещает акт и счёт-фактуру. УПД со статусом «1» заменяет оба документа и принимается как основание для вычета НДС у покупателя. Для упрощенца-плательщика НДС этот вариант не просто допустим — он сокращает документооборот вдвое. Форма рекомендована ФНС, её применение согласовано судебной практикой.

Если вы на освобождении по ст. 145 НК РФ, УПД выставляется со статусом «2» — только как первичный документ, без функции счёта-фактуры. В реквизите ставки ставится «без НДС».

Что происходит, если счёт-фактура выставлен неправильно

Неправильный счёт-фактура — это не только ваша проблема. Это проблема вашего клиента: покупатель не сможет принять НДС к вычету, если в счёте-фактуре неверная ставка, отсутствует обязательный реквизит или нарушен срок выставления. В B2B-услугах это прямо влияет на коммерческие отношения: клиент получит отказ в вычете при камеральной проверке и вернётся к вам с претензией.

Для вас последствия:

• Занижение налоговой базы — если вы применяете ставку ниже положенной (например, 5% вместо 22% без права на спецставку) и не уплачиваете разницу. Штраф — 20% от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ), при умысле — 40% (п. 3 ст. 122 НК РФ).
• Непредставление декларации — 5% в месяц от суммы налога, максимум 30%, минимум 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ).
• Лишение клиента вычета — суды при оценке правомерности вычета учитывают корректность счёта-фактуры как обязательное условие, а не формальность (ст. 172 НК РФ).

Типичная ошибка — упрощенец на освобождении по ст. 145 выставляет счёт-фактуру с выделенным НДС по просьбе клиента. Это превращает освобождение в ловушку: налог выделен, значит, его нужно уплатить в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ), но при этом вычет для клиента может быть оспорен, потому что поставщик формально не является плательщиком НДС. Правило простое: если вы на освобождении — счёт-фактуру с НДС не выставляете.

Как выбрать ставку: считаем на реальных цифрах

Для сервисного B2B выбор между спецставкой и стандартной ставкой 22% — это финансовый расчёт, а не юридическое предпочтение. Ключевая переменная — доля входящего НДС в ваших расходах.

Спецставки 5% и 7% не дают права на вычет входящего НДС (п. 9 ст. 164 НК РФ). Это значит, что НДС в счетах от поставщиков, аренде, подрядчиках включается у вас в себестоимость. Если ваши расходы по большей части — зарплата, страховые взносы, аренда у физлиц, услуги упрощенцев без НДС (то есть практически нет облагаемых входящих), то спецставка выгоднее: вы платите 5% или 7% с выручки и на этом всё.

Если у вас значительные расходы, облагаемые НДС — покупка оборудования, оплата подрядчиков на ОСНО, импортные поставки, — то стандартная ставка 22% с вычетами может дать меньшую итоговую нагрузку. Формула проверки: если входящий НДС к вычету составляет более чем (22% − 5%) / 22% × выручка, то стандартная ставка выгоднее.

Пороговые значения дохода на 2026 год (с учётом дефлятора 1,090 по приказу МЭР от 06.11.2025 № 734):

• Ставка 5% применима при доходе до 272,5 млн руб. (п. 8–9 ст. 164 НК РФ).
• Ставка 7% применима при доходе до 490,5 млн руб. (п. 8–9 ст. 164 НК РФ).
• При превышении 490,5 млн руб. — переход на стандартную ставку 22%.

Пошаговый план для B2B-упрощенца на 2026 год

Ниже — последовательность действий для компании или ИП на УСН, которая оказывает услуги юридическим лицам и предпринимателям.

Шаг 1. Определите доход за предыдущий год. Если доход за 2025 год не превысил 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ, в ред. 425-ФЗ) — у вас есть право на освобождение. Рассчитайте его с учётом нюанса для ИП: по 104-ФЗ от 25.04.2026 проценты по банковским вкладам не включаются в доход для целей порога, если суммарный доход ИП за 2025 год не превысил 60 млн руб.

Шаг 2. Оцените коммерческую целесообразность освобождения. Если большинство ваших клиентов — плательщики НДС на ОСНО, освобождение может снизить вашу привлекательность: они не получат вычет с ваших услуг. Просчитайте, насколько это критично для вашей клиентской базы. Для рынков с высокой конкуренцией освобождение — коммерческий минус.

Шаг 3. Если освобождение не подходит — выберите ставку. Сравните 5%/7% без вычетов против 22% с вычетами на ваших реальных данных. Помните: спецставка фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Менять её в середине цикла нельзя.

Шаг 4. Оформите документы. Для освобождения — подайте уведомление в налоговый орган (форма и точные сроки — [VERIFY] по актуальному регламенту ФНС). Для спецставки — зафиксируйте выбор в первой декларации за квартал. После этого всем клиентам объясните, что изменится в документообороте.

Шаг 5. Настройте выставление счетов-фактур. Зафиксируйте шаблон счёта-фактуры с правильной ставкой во всех системах учёта. Проверьте реквизиты: ставка, расчётная ставка, корректное описание услуги. Для работы с постоянными клиентами рассмотрите УПД со статусом «1».

Шаг 6. Настройте учёт входящего НДС. При спецставке входящий НДС включается в стоимость расходов (не принимается к вычету). При стандартной ставке — принимается к вычету по ст. 172 НК РФ, необходима книга покупок. Ошибка в учёте входящего НДС — одна из самых частых причин доначислений при камеральной проверке.

Шаг 7. Сдавайте декларацию в срок. Декларация НДС — до 25-го числа после квартала, уплата — 28-го, тремя равными частями (п. 5 и п. 1 ст. 174 НК РФ). На освобождении по ст. 145 декларацию подавать не нужно — но нужно контролировать доход, чтобы не превысить порог 20 млн руб. в текущем году.

• Рассчитать доход за предыдущий год и сравнить с порогом 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ).
• Оценить долю облагаемых расходов для выбора между спецставкой и 22%.
• Оформить уведомление об освобождении или зафиксировать ставку в первой декларации.
• Настроить шаблоны счетов-фактур с корректной ставкой (5%, 7% или 22%) и расчётной ставкой.
• Настроить раздельный учёт входящего НДС в зависимости от выбранного режима.

Переходный период: на что обратить внимание прямо сейчас

Переходный период — это не только момент первичного выбора ставки, но и работа с историческими договорами и авансами. Если вы получили аванс в 2025 году под ставку 5% или 7%, а услугу оказываете в 2026 году — НДС с аванса и с реализации должен быть посчитан согласованно. Смешение периодов — частый источник расхождений в декларации.

Особое внимание — длящимся договорам. Если в договоре зафиксирована цена без указания НДС, и вы переходите на режим плательщика НДС, возникает вопрос: НДС сверх цены или включён в цену? Это договорной, а не налоговый вопрос, но его последствия налоговые. Суды при оценке таких споров смотрят на формулировку договора и переписку сторон. Рекомендация — заключить дополнительное соглашение с чёткой формулировкой цены с учётом НДС.

Ещё один переходный риск — авансовые счета-фактуры. Если вы на ОСНО получили аванс до 2026 года и выставили авансовый счёт-фактуру со ставкой 20%, а реализация происходит в 2026 году уже по ставке 22% (или 5%/7% как упрощенец) — порядок корректировки требует аккуратности. Общий принцип: ставка определяется на дату реализации, а не на дату аванса, но расчётная ставка в авансовом счёте-фактуре должна соответствовать ставке реализации (ст. 154, 168, 169 НК РФ).

Переходный период на спецставку также регулируется ограничением: выбрав ставку 5% или 7%, вы применяете её 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Если в середине этого периода ваш доход пересечёт порог 272,5 млн руб., вы переходите со ставки 5% на 7%, а при пересечении 490,5 млн руб. — на стандартную ставку 22%, но уже с правом на вычеты. Это не ошибка — это предусмотренный механизм ст. 164 НК РФ.

Что B2B-клиент должен знать о ваших счетах-фактурах

Ваши клиенты на ОСНО принимают НДС к вычету на основании счёта-фактуры (ст. 172 НК РФ). Для них важны три вещи: корректная ставка, правильные реквизиты и своевременность выставления. Если хотя бы одно из этих условий нарушено — вычет под угрозой, и клиент несёт налоговый риск.

Практический совет: когда вы меняете НДС-статус (например, переходите с освобождения на спецставку 5%), уведомляйте об этом ключевых клиентов письменно. Это снизит вероятность путаницы в документообороте и претензий со стороны их бухгалтеров. В письме достаточно указать: с какого периода, какая ставка, что изменится в счетах-фактурах.

Если клиент просит переделать счёт-фактуру с неверной ставкой — это делается через исправленный счёт-фактуру (при технической ошибке) или корректировочный счёт-фактуру (при изменении цены или количества). Смешивать эти инструменты нельзя: они отражаются в разных строках книги продаж и книги покупок.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НДС, применимые к вашей ситуации, могут отличаться в зависимости от обстоятельств. Для принятия решений обращайтесь к специалистам.