Счета-фактуры на УСН: розница
Розничный магазин на УСН обязан выставлять счета-фактуры, если доход за предыдущий год превысил 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ, 176-ФЗ в ред. 425-ФЗ). Освобождение действует автоматически, пока порог не превышен. При превышении — нужно выбрать ставку (5%, 7% или 22%), настроить документооборот и начать выставлять счета-фактуры с первого дня квартала, в котором возникла обязанность.
Счета-фактуры на УСН: розница — кого касается реформа 2026 года
Распространённое заблуждение: «я на упрощёнке — НДС меня не касается». С 2025 года это неверно для всех, кто пересёк порог 20 млн рублей дохода. С 1 января 2026 года порог закреплён на уровне 20 млн рублей на основании п. 1 ст. 145 НК РФ (176-ФЗ в ред. 425-ФЗ). Для розничного бизнеса это означает: если ваши поступления за 2025 год превысили 20 млн рублей, с 2026 года вы — плательщик НДС и обязаны выставлять счета-фактуры.
Для розницы ситуация имеет свою специфику: покупатели — преимущественно физические лица, которым вычеты по НДС не нужны. Это меняет логику работы с документами, но не снимает обязанности по их оформлению.
Термины: что такое счёт-фактура на УСН и как он работает в рознице
Счёт-фактура на УСН — это стандартный документ по ст. 169 НК РФ, который плательщик НДС выставляет покупателю при реализации товаров или услуг. Реквизиты, порядок заполнения и сроки — те же, что на общей системе. С 2025 года упрощенцы, ставшие плательщиками НДС, обязаны соблюдать весь этот порядок.
Порог освобождения — 20 млн рублей дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145 НК РФ). Доход считается в порядке, установленном для УСН. С 2026 года в расчёт дохода ИП не включаются проценты по банковским вкладам, если доход без их учёта не превышает 60 млн рублей (104-ФЗ от 25.04.2026).
Пониженная ставка НДС для УСН — спецставки 5% (расч. 5/105) и 7% (расч. 7/107) по пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ (176-ФЗ). Применяются по выбору налогоплательщика при соблюдении лимитов дохода.
Стандартная ставка НДС с 1 января 2026 года — 22% (расч. 22/122) по п. 3 ст. 164 НК РФ (425-ФЗ от 28.11.2025). Если упрощенец не выбирает спецставку, применяется именно она.
Переходный период — с 2025 года, когда упрощенцы впервые стали плательщиками НДС по 176-ФЗ. В 2026 году переходный режим продолжается с учётом поправок 425-ФЗ.
Особый порядок для розничной торговли: когда отдельный счёт-фактура не нужен
Розничная торговля имеет законодательно закреплённое исключение. По п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров и услуг за наличный расчёт непосредственно населению (физическим лицам) требование об обязательном оформлении счёта-фактуры считается выполненным, если продавец выдал кассовый чек или иной документ установленной формы с выделенной суммой НДС.
Это означает: розничный магазин на УСН, ставший плательщиком НДС, не обязан выставлять отдельный счёт-фактуру на каждую продажу физическому лицу. Достаточно кассового чека с корректно выделенной суммой НДС по применяемой ставке (5%, 7% или 22%). При этом кассовая техника должна быть перепрограммирована под новую ставку заранее.
Однако если покупатель — юридическое лицо или ИП и он просит счёт-фактуру для вычета, магазин обязан его выставить. Для таких покупателей счёт-фактура выставляется в стандартном порядке по ст. 169 НК РФ не позднее пяти дней с даты отгрузки.
Вы только разбираетесь, нужно ли вашему магазину выставлять счета-фактуры и какую ставку выбрать? Порог 20 млн рублей, лимиты спецставок и сроки фиксируются с первого дня квартала — ошибка в выборе ставки связывает на 12 кварталов.
Разберём вашу ситуацию: проверим доход за 2025 год, поможем выбрать ставку и настроить документооборот.
Получить консультациюВыбор ставки НДС на УСН: как это работает для розницы
Упрощенец, ставший плательщиком НДС, выбирает одну из трёх ставок. Выбор фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ) — это ключевое ограничение переходного периода. Поменять ставку досрочно нельзя, за исключением случая первоначального выбора: впервые перешедшие получили окно отказа — 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ).
- Ставка 5% — для небольшой розницы
- Доступна при доходе до 272,5 млн рублей в год (лимит с дефлятором 1,090 на 2026, пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ). Вычеты по входящему НДС не применяются. Расчётная ставка для выделения в чеке и счёте-фактуре — 5/105. Подходит для магазина с небольшой долей B2B-покупателей и высокой маржой.
- Ставка 7% — для среднего звена
- Доступна при доходе до 490,5 млн рублей (лимит с дефлятором 1,090, пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ). Вычеты также недоступны. Расчётная ставка — 7/107. Применяется, если доход вышел за рамки лимита ставки 5%, или если изначально выбрана более высокая ставка.
- Ставка 22% — стандартная
- Основная ставка с 01.01.2026 (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Расчётная — 22/122. Даёт право на вычеты по входящему НДС (ст. 170–172 НК РФ). Выгодна при значительной доле закупок с НДС и крупных B2B-продажах.
Для типичной розницы с преобладанием покупателей-физлиц расчёт часто показывает выгоду спецставки 5% или 7%: входящий НДС от поставщиков к вычету всё равно не применяется из-за отсутствия такого права, зато сам налог к уплате ниже.
Уведомление об освобождении и порядок документооборота
Уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ подаётся в налоговый орган, если налогоплательщик хочет воспользоваться правом на освобождение при доходе до 20 млн рублей. Форма и сроки подачи — уточнить по текущей редакции НК РФ и действующим приказам ФНС [VERIFY]. Если уведомление не подано, а порог не превышен, освобождение применяется по умолчанию. Если порог превышен — обязанность плательщика НДС возникает без уведомлений, автоматически.
При работе на спецставке 5% или 7% розничный магазин на УСН строит документооборот так:
- Перепрограммировать кассу: выделять НДС по применяемой ставке (5% или 7%) в каждом чеке. Чек заменяет счёт-фактуру при продажах физлицам (п. 7 ст. 168 НК РФ).
- Для B2B-покупателей выставлять счёт-фактуру по ст. 169 НК РФ в течение пяти дней с даты отгрузки. Ставка в счёте-фактуре — та же, что выбрана.
- Вести книгу продаж: фиксировать все реализации, включая розничные чеки (сводные данные по кассе за день или смену).
- Подавать декларацию по НДС до 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ), электронно.
- Уплачивать НДС до 28-го числа, тремя равными частями в течение квартала, следующего за отчётным (п. 1 ст. 174 НК РФ).
Типичные ошибки розницы при переходе на НДС
На практике розничные магазины совершают несколько повторяющихся ошибок в переходный период.
Не перепрограммировали кассу. Чек без выделенного НДС — это нарушение требований ст. 169 и 168 НК РФ. Покупатель-юрлицо не сможет принять НДС к вычету, а у продавца возникнут проблемы при камеральной проверке декларации.
Применяют ставку не с того квартала. Обязанность плательщика НДС возникает с первого квартала, следующего за превышением порога (или с квартала, в котором применяется выбранная система, если налогоплательщик уже работал в переходном периоде). Ошибка в дате начала ведёт к недоплате или переплате.
Путают лимиты ставок с порогом освобождения. Порог для освобождения — 20 млн рублей. Лимит для ставки 5% — 272,5 млн рублей, для 7% — 490,5 млн рублей. Это разные числа с разными функциями.
Не регистрируют розничные чеки в книге продаж. Даже если счёт-фактура не выставляется (продажа физлицу через кассу), данные о реализации нужно вносить в книгу продаж — сводными итогами за день или смену.
Из практики. Розничная сеть бытовой химии на УСН с оборотом около 35 млн рублей за 2025 год стала плательщиком НДС с 2026 года. Выбрала ставку 5%. В первом квартале кассовое ПО не успели перенастроить — чеки выбивались без НДС. При камеральной проверке декларации инспекция запросила пояснения по расхождению: в декларации НДС начислен, в кассовых данных — не выделен. Пришлось давать пояснения, подтверждать реальность операций и представлять книгу продаж. Ситуацию удалось урегулировать без доначислений — данные сходились, ошибка носила технический характер. Вывод: кассовое оборудование нужно перенастроить до начала квартала, с которого применяется НДС.
Если в вашем магазине уже прошёл квартал с НДС, а документооборот ещё не выстроен, — декларацию нужно было сдать до 25-го числа после квартала, уплата идёт частями до 28-го. Если сроки нарушены, важно оценить последствия и устранить нарушение до прихода требования.
Разберём вашу ситуацию — от выбора ставки до настройки книги продаж.
Получить консультациюСмотрите также
Частые вопросы
1. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 1 января 2026 года основная ставка НДС составляет 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Порог освобождения для упрощенцев закреплён на уровне 20 млн рублей дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145 НК РФ). Упрощенцы, превысившие порог, обязаны выставлять счета-фактуры, платить НДС и сдавать декларации.
2. Можно ли применять вычеты при пониженной ставке?
Нет. При выборе ставок 5% или 7% вычеты по входящему НДС не применяются — это прямое условие спецставок по пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ. Вычеты доступны только при работе на стандартной ставке 22%. Для розницы с преобладанием покупателей-физлиц это часто не критично: возможность вычета всё равно ограничена.
3. Как перейти на НДС без ошибок?
Определить, превышен ли порог 20 млн рублей за предыдущий год. Выбрать ставку — 5%, 7% или 22%. Настроить кассовое оборудование и учётную систему. Начать выставлять счета-фактуры (или фиксировать чеки в книге продаж) с первого дня квартала, в котором возникла обязанность. Декларация — до 25-го числа после квартала, уплата — до 28-го тремя равными частями.
4. Кто из упрощенцев платит НДС в 2026 году?
Упрощенцы, чей доход за предыдущий год превысил 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ в ред. 176-ФЗ и 425-ФЗ). Те, кто не превысил порог, вправе применять освобождение и не выставлять счета-фактуры. Порог заморожен на уровне 20 млн рублей на 2026–2028 годы (законопроект № 1256655-8); точные годы дальнейшего возможного снижения уточняйте по текущей редакции НК РФ [VERIFY].
5. Как выбрать ставку НДС на УСН?
Ставка 5% доступна при доходе до 272,5 млн рублей, ставка 7% — до 490,5 млн рублей (с дефлятором 1,090 на 2026, пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ). При спецставках вычеты недоступны. Ставка 22% даёт право на вычеты (ст. 170–172 НК РФ). Выбор фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Для розницы с преобладанием физлиц спецставка 5% часто выгоднее.
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы актуальны на дату публикации; перед принятием решений проверяйте действующую редакцию НК РФ.