Счета-фактуры на УСН: пошаговая инструкция

30 апреля 2026  —  Виктор Аршинов

Шаг 1. Определите, обязаны ли вы платить НДС

Ключевой вопрос для любого бизнеса на УСН: касается ли это вас? Ответ прямой. Согласно 176-ФЗ от 12.07.2024, с 1 января 2025 года все организации и индивидуальные предприниматели на упрощённой системе налогообложения автоматически становятся плательщиками НДС. Фраза «я на упрощёнке» больше не означает освобождение от НДС по умолчанию.

Разграничение идёт по доходу за предыдущий год. Порог освобождения для УСН — 20 млн рублей по п. 1 ст. 145 НК РФ (в редакции 425-ФЗ от 28.11.2025). Если доход за 2025 год не превысил эту сумму — освобождение применяется автоматически, и вы выставляете счета-фактуры с отметкой «Без НДС». Если превысил — вы обязаны выбрать ставку и организовать полноценный учёт.

Важный нюанс: с 2026 года порог 20 млн рублей заморожен на несколько лет (законопроект № 1256655-8, закон принят летом 2026 года). Дальнейшее снижение до меньших значений отложено; конкретные годы дальнейшего снижения уточняются [VERIFY]. Это означает, что планировать можно, опираясь на стабильный порог 20 млн рублей на обозримую перспективу.

Практический алгоритм первого шага: возьмите выручку по УСН за 2025 год — все поступления, которые формировали налоговую базу по упрощёнке. Если итог ниже 20 млн рублей — переходите к оформлению освобождения. Если выше — переходите к шагу 2.

Шаг 2. Выберите режим: освобождение, пониженная ставка или стандартная

Это самое стратегически важное решение. У вас три варианта, каждый со своими последствиями.

Освобождение по ст. 145 НК РФ. Доступно, если доход за предшествующий год не превысил 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ, ред. 425-ФЗ). Вы не начисляете НДС, не принимаете входящий налог к вычету, выставляете счета-фактуры с отметкой «Без НДС». Декларацию по НДС сдавать не нужно — за исключением случаев, когда вы выступаете налоговым агентом.

Пониженная ставка 5% (пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Применяется, если совокупный доход с начала года не превысит 272,5 млн рублей (лимит на 2026 год с учётом дефлятора 1,090 по приказу МЭР от 06.11.2025 № 734). Ставка выгодна, если входящего НДС у вас мало — вычеты при ставке 5% не применяются.

Пониженная ставка 7% (пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Применяется при доходе от 272,5 до 490,5 млн рублей (лимит на 2026 год с учётом дефлятора 1,090). Вычеты также не применяются. Если доход превысит 490,5 млн рублей — переход на стандартный НДС.

Стандартная ставка 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025, действует с 01.01.2026). Расчётная ставка — 22/122. Даёт право на вычеты по ст. 171–172 НК РФ. Выгодна, если у вас значительный входящий НДС от поставщиков.

Критически важно: выбор пониженной ставки (5% или 7%) фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Отказаться досрочно нельзя. Исключение — окно однократного отказа для тех, кто впервые перешёл на НДС: 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164, 425-ФЗ). Это решение нужно принимать взвешенно, а не в последний день квартала.

Шаг 3. Оформите счёт-фактуру по правилам ст. 169 НК РФ

Счёт-фактура — обязательный документ для любого плательщика НДС. Требования установлены ст. 169 НК РФ. Ошибка в реквизитах может лишить покупателя права на вычет — а значит, испортить деловые отношения.

Обязательные реквизиты счёта-фактуры (ст. 169 НК РФ):

• порядковый номер и дата выставления;
• наименование, адрес, ИНН/КПП продавца и покупателя;
• наименование товара (работы, услуги);
• количество, цена без НДС, налоговая ставка;
• сумма НДС и сумма с НДС;
• подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц).

Для упрощенца на спецставке реквизит «налоговая ставка» заполняется как «5%» или «7%» соответственно. В графе «сумма НДС» указывается НДС, исчисленный по этой ставке. Расчётные ставки — 5/105 и 7/107 — применяются при получении авансов.

При освобождении по ст. 145 НК РФ в строке «налоговая ставка» и «сумма НДС» ставится «Без НДС». Выставлять нулевую сумму НДС — не то же самое, что отметка «Без НДС»: нулевая ставка 0% имеет иной правовой смысл и требует подтверждения по ст. 165 НК РФ (экспортные операции).

Счёт-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или получения аванса [VERIFY — уточните по текущей редакции ст. 168 НК РФ]. Корректировочный счёт-фактура оформляется при изменении стоимости или количества.

Шаг 4. Ведите книги продаж и покупок, регистрируйте счета-фактуры

Выставленные счета-фактуры регистрируются в книге продаж. Полученные — в книге покупок (если применяется стандартная ставка и вы принимаете вычеты). Книги — основа для заполнения декларации по НДС. Форма книг и порядок их ведения установлены Постановлением Правительства РФ [VERIFY — номер и дату Постановления уточните по актуальной редакции].

Упрощенец на ставке 5% или 7% ведёт только книгу продаж — поскольку вычеты не применяются, книга покупок ему не нужна. Упрощенец на ставке 22% ведёт обе книги.

При освобождении по ст. 145 НК РФ счёт-фактура с «Без НДС» выставляется, но в декларацию не включается. Тем не менее документ следует хранить: ФНС вправе его запросить при камеральной или встречной проверке (ст. 88, 93.1 НК РФ).

Для регистрации используются учётные программы (1С, СБИС, Контур и аналоги). Ошибка в дате или номере счёта-фактуры в книге продаж может привести к расхождению в АСК НДС-2 и потребовать пояснений или уточнённой декларации. Лучше настроить автоматическую нумерацию и синхронизацию с бухгалтерской системой до начала квартала, а не в режиме аврала перед сдачей.

• Рассчитан доход за 2025 год и определён статус: освобождение или плательщик НДС.
• Выбрана ставка (5%, 7% или 22%) с учётом структуры выручки и входящего НДС.
• Настроены шаблоны счетов-фактур с правильной ставкой и реквизитами по ст. 169 НК РФ.
• Ведутся книга продаж (и покупок — при ставке 22%).
• Установлен контроль за превышением лимитов 272,5 и 490,5 млн рублей в течение года.

Шаг 5. Сдайте декларацию и уплатите НДС в установленные сроки

Декларация по НДС сдаётся электронно не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Бумажная декларация для плательщиков НДС не допускается — только по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО.

Сроки уплаты: НДС уплачивается тремя равными частями — до 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за истёкшим кварталом (п. 1 ст. 174 НК РФ). То есть за I квартал 2026 года: по 1/3 до 28 апреля, 28 мая, 28 июня.

За непредставление декларации предусмотрен штраф по п. 1 ст. 119 НК РФ: 5% от суммы налога за каждый полный и неполный месяц просрочки, не более 30% и не менее 1000 рублей. За неуплату или неполную уплату — штраф 20% от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ); при умысле — 40% (п. 3 ст. 122 НК РФ). Смягчающие обстоятельства могут снизить штраф, но не более чем в 10 раз (часть I НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025).

Если в декларации выявлены расхождения, ФНС вправе запросить пояснения в рамках камеральной проверки (ст. 88 НК РФ). Срок ответа на требование — [VERIFY по текущей редакции ст. 88 НК РФ]. Игнорировать требование не стоит: молчание трактуется как уклонение и усугубляет ситуацию.

Типичные ошибки упрощенцев при переходе на НДС

Первое — выставление счёта-фактуры с НДС при наличии освобождения по ст. 145. Если вы применяете освобождение, но выставили счёт-фактуру с выделенной суммой НДС, вы обязаны уплатить этот НДС в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ), даже несмотря на освобождение. Покупатель при этом сможет принять НДС к вычету, но вы сами оказываетесь в неудобном положении.

Второе — применение вычетов при ставке 5% или 7%. Часть бухгалтеров переносит логику ОСНО на пониженные ставки и пытается принять входящий НДС к вычету. Это прямо запрещено: при спецставках вычеты не применяются (п. 8 ст. 164 НК РФ). Такая ошибка обнаруживается при камеральной проверке автоматически через АСК НДС-2.

Третье — несвоевременная смена ставки при превышении лимита. Если доход в середине года превысил 272,5 млн рублей, необходимо перейти на ставку 7% с начала следующего квартала. Продолжать выставлять счета-фактуры со ставкой 5% после превышения — ошибка, влекущая доначисление разницы и штраф.

Четвёртое — неправильный расчёт порога 20 млн рублей. Доход считается по правилам УСН, то есть кассовым методом. С 2026 года — с учётом закона 104-ФЗ от 25.04.2026 — проценты по банковским вкладам не учитываются в пороге для ИП с доходом не более 60 млн рублей за 2025 год. Если вы ИП и получали проценты по вкладам — уточните, не попадаете ли вы под это исключение.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НК РФ приведены по состоянию на дату публикации; перед принятием решений рекомендуем уточнять актуальную редакцию закона.