Счета-фактуры на УСН: план перехода
· Наталья Свияжская, эксперт по учёту и отчётности НДС
Если ваш бизнес работает на упрощённой системе налогообложения, с 2025 года вы — плательщик НДС по умолчанию (176-ФЗ от 12.07.2024). Исключение — доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб.: тогда доступно освобождение по ст. 145 НК РФ (в ред. 425-ФЗ от 28.11.2025). Счёт-фактуру на УСН выставлять нужно в любом случае: с НДС или с пометкой «Без НДС». Ниже — пошаговый план: как определить свой статус, выбрать ставку и выстроить документооборот без ошибок.
Почему «я на упрощёнке» больше не значит «НДС меня не касается»
До 2025 года упрощенцы НДС не платили и счета-фактуры не выставляли — это стандартное представление о работе на УСН. С 1 января 2025 года оно устарело. Федеральный закон 176-ФЗ от 12.07.2024 сделал всех плательщиков УСН налогоплательщиками НДС. Режим изменился, а не отменился: теперь вопрос не «плачу ли я НДС», а «по какой ставке и с какими обязанностями».
С 1 января 2026 года к этому добавляется повышение основной ставки: с 20% до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Расчётная ставка — 22/122. Для упрощенцев при этом сохраняются специальные пониженные ставки 5% и 7% (пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ), а порог освобождения для УСН зафиксирован на уровне 20 млн руб. за предыдущий год (п. 1 ст. 145 НК РФ, в ред. 425-ФЗ). На 2026–2028 годы порог заморожен на уровне 20 млн руб.; конкретные годы дальнейшего изменения порога уточняются [VERIFY].
Главное, что меняется на практике, — документооборот. Счёт-фактура перестал быть «не вашим» документом. Его нужно выставлять покупателям, регистрировать в книге продаж, а при применении вычетов — отражать в книге покупок. Даже при освобождении по ст. 145 НК РФ документ оформляется, просто с пометкой «Без НДС».
Шаг 1. Определите свой статус на 2026 год: освобождение, спецставка или стандарт
Отправная точка — доход за предыдущий год. Для применения освобождения или спецставки на 2026 год смотрите доход за 2025 год. С учётом дефлятора 1,090 (приказ МЭР от 06.11.2025 № 734) актуальны следующие ориентиры.
Освобождение по ст. 145 НК РФ доступно, если доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ, в ред. 425-ФЗ от 28.11.2025). При освобождении вы не начисляете налог, но обязаны выставлять счета-фактуры с пометкой «Без НДС» и подавать уведомление. Вычеты входящего НДС при этом не применяются — он включается в стоимость.
Ставка 5% (расч. 5/105, пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ) применяется, пока доход не превышает 272,5 млн руб. (с учётом дефлятора на 2026 год). Вычеты входящего НДС при ставке 5% не применяются — это прямая норма. Ставка удобна бизнесу с минимальными затратами на входящий НДС: услуги, торговля без значительных закупок у плательщиков НДС.
Ставка 7% (расч. 7/107, пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ) применяется при доходе от 272,5 млн до 490,5 млн руб. (лимиты с дефлятором 1,090 на 2026 год). Вычеты входящего НДС при ставке 7% также не применяются.
Стандартная ставка 22% (расч. 22/122, п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025) действует, если вы не воспользовались спецставкой или доход превысил лимиты. При ставке 22% вычеты входящего НДС применяются в полном объёме по общим правилам (ст. 171–172 НК РФ). Это выгодно, если ваши поставщики — плательщики НДС и выставляют счета-фактуры.
Матрица сценариев: как выбрать путь
- Доход за 2025 год — до 20 млн руб.
- Доступно освобождение по ст. 145 НК РФ. Подайте уведомление до 20-го числа месяца, с которого применяете. Счета-фактуры выставляйте с пометкой «Без НДС». Вычеты не применяются. Риск: при превышении порога в течение года освобождение утрачивается с начала месяца превышения, придётся доначислить налог и подать декларацию.
- Доход за 2025 год — от 20 до 272,5 млн руб.
- Оптимальная зона для ставки 5%. Оцените долю входящего НДС в расходах: если она невелика (услуги, агентские модели, перепродажа товаров от неплательщиков НДС), ставка 5% выгоднее стандартной. Помните: выбрав спецставку, вы фиксируетесь на 12 кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Смоделируйте доходы наперёд: если рост неизбежен, учтите, что при превышении 272,5 млн руб. переходите на ставку 7%, а не обратно на 5%.
- Доход за 2025 год — от 272,5 до 490,5 млн руб.
- Зона ставки 7%. Логика та же: вычеты не применяются, но ставка ниже стандартной. Сравните налоговую нагрузку при 7% без вычетов и при 22% с вычетами на вашей конкретной модели закупок и продаж. Нередко бизнес с высокой долей входящего НДС выигрывает от перехода на стандарт.
- Доход превышает 490,5 млн руб. или выбрана стандартная ставка
- Ставка 22%, вычеты в полном объёме. Убедитесь, что все поставщики выставляют корректные счета-фактуры с НДС — от этого зависит размер вычетов. Проведите аудит контрагентов до начала периода. Декларация НДС — ежеквартально, срок сдачи — 25-е число после квартала (п. 5 ст. 174 НК РФ); уплата — 28-е число, тремя равными частями (п. 1 ст. 174 НК РФ).
Ваш доход за 2025 год — около или чуть ниже порога в 20 млн руб., и вы не уверены, какой вариант выгоднее? Это развилка, которая стоит денег: ошибка в выборе ставки фиксируется на 12 кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ) и не исправляется задним числом. Разобрать вашу ситуацию с цифрами — для этого и нужна предварительная консультация.
Разобрать ситуациюШаг 2. Разберитесь с уведомлением: кто, когда и как подаёт
Выбор ставки или освобождения — это не молчаливое решение. Его нужно зафиксировать документально.
Освобождение по ст. 145 НК РФ. Подайте уведомление в налоговый орган не позднее 20-го числа месяца, с которого хотите применять освобождение. К уведомлению прикладываются документы, подтверждающие размер дохода (выписки, книга доходов и расходов или аналог). Форму уточните в своей ИФНС или на сайте ФНС: актуальный бланк может быть обновлён. После подачи вы не вправе отказаться от освобождения в течение 12 месяцев, если не нарушили порог (ст. 145 НК РФ). Как только доход с начала года превысит 20 млн руб., освобождение утрачивается с 1-го числа месяца превышения.
Выбор спецставки 5% или 7%. Уведомление о применении пониженной ставки подаётся в налоговый орган. Отказаться от спецставки досрочно нельзя — она применяется 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Исключение для впервые перешедших с 01.01.2026: окно однократного отказа — 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Используйте это окно осознанно: если через квартал поймёте, что стандарт выгоднее, — у вас есть 4 периода на переход.
Стандартная ставка 22%. Специального уведомления не требуется. Но это не значит «ничего делать»: нужно настроить учёт, выставление счетов-фактур и систему работы с вычетами.
Шаг 3. Выстройте документооборот счёт-фактуры на УСН с нуля
Счёт-фактура на УСН — теперь ваш рабочий документ. Независимо от выбранной ставки, выстройте процесс до первой отгрузки нового периода, а не после первой камеральной проверки.
При освобождении по ст. 145 НК РФ: выставляйте счета-фактуры с пометкой «Без НДС» в графе ставки. Регистрируйте их в журнале учёта (если применимо). Книга продаж ведётся. Вычеты не применяются — входящий НДС относится на стоимость товаров/услуг или учитывается в расходах (при УСН «доходы минус расходы»).
При ставках 5% или 7%: в счёте-фактуре указывается выбранная ставка и сумма НДС. Книга продаж обязательна. Книга покупок не ведётся (вычеты при спецставках не применяются). Счёт-фактура выставляется в течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса (ст. 168–169 НК РФ). Нарушение этого срока фиксируется при камеральной проверке и может повлечь санкции.
При стандартной ставке 22%: выставляйте счета-фактуры с расчётной ставкой 22/122 при авансах и 22% при отгрузке. Ведите книгу продаж и книгу покупок. Отражайте вычеты строго по документам: счёт-фактура поставщика + факт принятия к учёту + использование в облагаемой деятельности (ст. 171–172 НК РФ). Любой пробел в цепочке — риск отказа в вычете при проверке.
Настройте бухгалтерскую программу до начала периода. Типовая ошибка: система настроена на режим «без НДС» (как в старые времена), и первые счета-фактуры уходят покупателям без НДС или без обязательных реквизитов. Восстановить первичку за квартал задним числом — сложно, объяснить это покупателю, который уже принял вычет, — ещё сложнее.
- Рассчитайте доход за предыдущий год и определите свой статус: освобождение / ставка 5% / ставка 7% / ставка 22%.
- Подайте уведомление об освобождении или о применении спецставки в установленный срок (до 20-го числа месяца).
- Настройте бухгалтерскую программу: ставка, реквизиты счёта-фактуры, книга продаж / книга покупок.
- Проверьте договоры с контрагентами: соответствуют ли цены и условия новому режиму НДС.
- Убедитесь, что поставщики (при ставке 22%) выставляют корректные счета-фактуры — от этого зависят ваши вычеты.
Шаг 4. Договоры, цены и контрагенты — три точки напряжения
Переход на НДС меняет не только отчётность, но и экономику каждого контракта. Это зона конкретных денежных потерь, если не разобраться заранее.
Договоры с покупателями. Если ранее вы работали на УСН без НДС, в договорах, скорее всего, указана цена «без НДС» или «НДС не предусмотрен». Теперь вы — плательщик НДС. Два варианта: включить НДС в действующую цену («внутри») или увеличить цену на НДС («сверху»). В первом случае ваша выручка до налога уменьшается, во втором — растут расходы покупателя. Ни один из вариантов не очевиден без пересмотра договора. Проведите инвентаризацию действующих контрактов и согласуйте поправки с ключевыми покупателями до начала периода.
Покупатели на ОСНО. Ваши покупатели — плательщики НДС — заинтересованы в вычетах. Если вы применяете ставку 5% или 7%, вычет они получат именно по этой ставке. Часть покупателей может воспринять это как снижение привлекательности сотрудничества (они привыкли к вычету по 20%, а с 2026 года — по 22%). Подготовьте коммерческое объяснение: нагрузка ниже, цена ниже — суммарно это выгоднее.
Поставщики при ставке 22%. Ваш вычет входящего НДС зависит от корректности счетов-фактур поставщиков. Проверьте, все ли они — плательщики НДС. Если поставщик на УСН применяет освобождение или спецставку и выставляет вам счёт-фактуру «Без НДС», вычета не будет. Скорректируйте планирование закупок с учётом реального входящего НДС.
Из практики
Производственная компания на УСН с доходом около 190 млн руб. за 2025 год выбрала ставку 5% без детального анализа структуры закупок. При этом основные поставщики сырья работали на ОСНО и выставляли счета-фактуры с НДС на сумму, составлявшую примерно 15% от выручки. После того как специалисты сравнили два сценария — 5% без вычетов и 22% с вычетами входящего НДС, — выяснилось, что при ставке 22% эффективная нагрузка оказывалась ниже примерно на 1,8 млн руб. в квартал. Однако к моменту анализа компания уже подала уведомление о применении ставки 5% и израсходовала два периода из окна однократного отказа. Вывод: сравнение сценариев нужно делать до подачи уведомления, а не после.
Шаг 5. Декларация, уплата и типичные ошибки переходного периода
Декларация по НДС подаётся ежеквартально — строго электронно (п. 5 ст. 174 НК РФ). Срок сдачи — 25-е число месяца, следующего за истекшим кварталом. Срок уплаты — 28-е число, тремя равными частями: по одной трети в каждый из трёх месяцев, следующих за кварталом (п. 1 ст. 174 НК РФ).
Штраф за неуплату или неполную уплату НДС — 20% от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ), при умысле — 40% (п. 3 ст. 122 НК РФ). Штраф за непредставление декларации — 5% за каждый полный и неполный месяц просрочки, максимум 30%, минимум 1 000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ). С 01.01.2026 максимальное снижение штрафа при смягчающих обстоятельствах ограничено: не более чем в 10 раз (425-ФЗ от 28.11.2025).
Типичные ошибки переходного периода, которые выявляются при камеральной проверке:
Счёт-фактура выставлен с неверной ставкой. Например, выставлена ставка 20% вместо 22% — покупатель принял НДС к вычету по 20%, а вы начислили по 20%, хотя с 01.01.2026 обязаны по 22%. Разница — предмет доначисления. Корректировочный счёт-фактура исправляет ошибку, но только если покупатель согласен на восстановление ранее принятого вычета.
Аванс получен в декабре 2025 года, отгрузка — в 2026 году. Переходящие авансы требуют отдельного учёта: НДС с аванса исчислен по старой ставке, НДС при отгрузке — по новой. Порядок зачёта — внимательно, по нормам ст. 154, 170–172 НК РФ. Здесь важен детальный разбор конкретных условий вашей учётной политики.
Не уведомлено об освобождении. Без уведомления освобождение по ст. 145 НК РФ не применяется — вы автоматически являетесь плательщиком НДС. Налоговый орган доначислит налог за весь период без уведомления.
Книга продаж не ведётся или ведётся с пропусками. Декларация формируется на основе книги продаж. Пропуск счёта-фактуры означает занижение базы — основание для доначисления и штрафа.
Из практики
Малый торговый бизнес на УСН («доходы», ставка 6%) с выручкой 14 млн руб. за 2025 год решил, что освобождение по ст. 145 НК РФ применяется автоматически — уведомление не подавал. В первом квартале 2026 года налоговый орган при сверке данных обнаружил, что компания выставляла счета-фактуры с пометкой «Без НДС», но уведомления в базе нет. По итогам камеральной проверки был выставлен запрос о представлении пояснений. Итог: уведомление подано с опозданием, период без уведомления потребовал уточнённого разбора с инспекцией. Вывод: процедурный шаг — уведомление — не менее важен, чем расчёт суммы налога.
Переходный период по НДС для УСН — не разовая настройка, а система решений: ставка, уведомление, договоры, учёт. Ошибка на любом этапе фиксируется в декларации и проверяется автоматически. Если вы ещё не уверены, что всё настроено правильно, — лучше проверить до первой декларации (срок сдачи — 25-е число после квартала), чем разбираться с требованием инспектора.
Получить консультацию«Я на упрощёнке — НДС меня не касается»: почему это возражение устарело
Это самое распространённое заблуждение предпринимателей, с которым мы работаем в 2025–2026 годах. До реформы оно было верным: упрощенцы действительно не являлись плательщиками НДС. С 1 января 2025 года (176-ФЗ от 12.07.2024) это не так. Теперь «я на упрощёнке» означает не «НДС меня не касается», а «у меня есть выбор: освобождение, пониженная ставка 5% или 7%, или стандартная ставка 22%». Разница между этими вариантами в деньгах — существенная. Разница в документообороте — принципиальная. Именно поэтому мы разбираем этот выбор до начала периода, а не после первого требования из налоговой.
Частые вопросы
1. Как выбрать ставку НДС на УСН?
Выбор зависит от дохода за предыдущий год и структуры контрагентов. Если доход не превысил 20 млн руб. — доступно освобождение по ст. 145 НК РФ. Если превысил — выбирайте между пониженной ставкой 5% (до 272,5 млн руб. с учётом дефлятора 1,090) или 7% (до 490,5 млн руб.), либо стандартной ставкой 22%. Пониженная ставка выгодна, если входящий НДС у поставщиков мал; стандартная — если контрагенты активно принимают НДС к вычету. Просчитайте оба варианта до подачи уведомления.
2. Что даёт освобождение по ст. 145 НК РФ?
Освобождение по ст. 145 НК РФ означает, что вы не начисляете НДС и не выставляете счета-фактуры с суммой налога. Применяется, если доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ, в ред. 425-ФЗ от 28.11.2025). Обязательство выставлять счета-фактуры с пометкой «Без НДС» при этом сохраняется. Уведомление подаётся до 20-го числа месяца, с которого применяется освобождение.
3. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 1 января 2026 года основная ставка НДС повышена с 20% до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Для упрощенцев сохраняются спецставки 5% и 7% (пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ). Порог освобождения для плательщиков УСН зафиксирован на уровне 20 млн руб. дохода за предыдущий год. Лимиты для спецставок с учётом дефлятора 1,090 составляют: 272,5 млн руб. (ставка 5%) и 490,5 млн руб. (ставка 7%).
4. Как уведомить об освобождении от НДС?
Направьте уведомление в налоговый орган до 20-го числа месяца, с которого планируете применять освобождение. Форма и формат подачи — по требованию ФНС; уточните актуальный бланк в своей ИФНС или на сайте ведомства. К уведомлению прикладываются документы, подтверждающие размер дохода. После подачи вы обязаны выставлять счета-фактуры с пометкой «Без НДС» и сохранять право на освобождение при условии непревышения порога.
5. Нужно ли выставлять счета-фактуры на УСН?
Да, с 2025 года упрощенцы являются плательщиками НДС (176-ФЗ от 12.07.2024). Даже при освобождении по ст. 145 НК РФ выставляются счета-фактуры с пометкой «Без НДС». При применении ставок 5%, 7%, 22% — счета-фактуры с суммой НДС обязательны. Счёт-фактура выставляется в течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса (ст. 168–169 НК РФ). Ошибки в реквизитах и пропуск сроков фиксируются при камеральной проверке.
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НК РФ применяются к конкретным обстоятельствам — обратитесь к специалисту для оценки вашей ситуации.