Счета-фактуры на УСН: оптовая торговля

Виктор Аршинов — 14 мая 2026

Почему это касается вас, даже если вы на упрощёнке

Самое распространённое возражение, с которым к нам приходят оптовые компании: «Мы на УСН, нас это не касается». Это было верно до 2025 года. С принятием 176-ФЗ от 12.07.2024 ситуация изменилась принципиально: все организации и индивидуальные предприниматели на упрощённой системе налогообложения стали плательщиками НДС по умолчанию. Единственная возможность не платить налог — воспользоваться освобождением по ст. 145 НК РФ, и только при соблюдении порогового условия.

Порог освобождения с 1 января 2026 года составляет 20 млн рублей дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145 НК РФ, редакция введена 425-ФЗ от 28.11.2025). Если ваша выручка за 2025 год превысила эту сумму — в 2026-м вы обязаны начислять НДС, выставлять счета-фактуры и сдавать декларацию. Оговорка «я на упрощёнке» здесь уже не работает.

Для оптовой торговли это особенно болезненный сдвиг. Оптовики работают с корпоративными покупателями, которые сами являются плательщиками НДС и хотят принять налог к вычету. Если вы выставите им отгрузочный документ без НДС или с ошибкой в ставке — покупатель потеряет вычет, и отношения с ним окажутся под угрозой. Именно поэтому вопрос счетов-фактур на УСН критичен для сегмента оптовой торговли прежде всего.

Три режима работы с НДС на УСН: выбор определяет всё

После того как стало ясно, что вы — плательщик НДС, нужно выбрать один из трёх сценариев. Выбор фиксируется и в ряде случаев пересмотреть его в течение нескольких лет не получится.

Режим 1. Освобождение по ст. 145 НК РФ. Доходы за предыдущий год — не более 20 млн рублей. Вы не начисляете НДС, не выставляете счета-фактуры с налогом, не сдаёте декларацию в общем порядке. В документах ставите пометку «Без НДС». Покупатели-плательщики НДС не получают вычет по вашим отгрузкам — это может стать коммерческой проблемой при работе с крупными корпоративными клиентами.

Режим 2. Спецставка 5% или 7% (пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Ставка 5% применяется, пока доходы не превышают 272,5 млн рублей в год (с учётом дефлятора 1,090 на 2026 год, приказ МЭР от 06.11.2025 № 734). Ставка 7% — до 490,5 млн рублей. Входящий НДС к вычету не принимается: он включается в стоимость товаров или относится на расходы. Спецставка связывает вас на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ) — отказаться досрочно нельзя, кроме однократного окна в 4 налоговых периода для тех, кто перешёл впервые (абз. 2 п. 9 ст. 164 в ред. 425-ФЗ).

Режим 3. Стандартная ставка 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Действует с 1 января 2026 года. Расчётная ставка при получении аванса или межценовом расчёте — 22/122. Вы начисляете НДС в полном объёме и одновременно получаете право на входящий вычет по ст. 171–172 НК РФ. Если у вас значительные входящие потоки с НДС (импортные закупки, оптовые поставщики-плательщики НДС), режим 22% может оказаться экономически выгоднее, чем кажется на первый взгляд.

Счёт-фактура на УСН: что меняется в зависимости от ставки

Форма счёта-фактуры едина — она установлена постановлением Правительства РФ (форма утверждена, реквизиты — ст. 169 НК РФ). Но содержание строки «Налоговая ставка» и колонок с суммами НДС принципиально различается в зависимости от вашего режима.

При освобождении по ст. 145 НК РФ. В строке ставки указывается «Без НДС». Счёт-фактура выставляется формально, но покупатель не получает по нему вычет. Многие упрощенцы ошибочно вовсе не выставляют счета-фактуры при освобождении — это нарушение: документ нужен для подтверждения отгрузки, хотя налог по нему не начисляется.

При спецставке 5% или 7%. В счёте-фактуре указывается фактическая ставка — 5% или 7%, — сумма НДС рассчитывается по этой ставке. Покупатель-плательщик НДС вправе принять этот налог к вычету по общим правилам ст. 172 НК РФ — это принципиальное преимущество перед освобождением. Однако обратите внимание: в типовых бухгалтерских программах ставки 5% и 7% до сих пор могут отсутствовать или требовать ручной настройки — проверьте свою учётную систему заблаговременно.

При стандартной ставке 22%. Расчёт стандартный: сумма реализации без НДС, ставка 22%, итоговая сумма с НДС. Расчётная ставка 22/122 применяется при получении аванса (ст. 154 НК РФ). Счета-фактуры регистрируются в книге продаж; входящие счета-фактуры поставщиков — в книге покупок.

Отдельно стоит вопрос авансов. Если покупатель перечислил аванс до перехода оптовика на НДС, а отгрузка произошла после — порядок расчёта налоговой базы и необходимость выставления авансового счёта-фактуры требуют отдельного анализа по конкретной ситуации. Именно здесь чаще всего возникают ошибки при переходе.

Матрица сценариев: ваша ситуация — ваш риск — ваш шаг

Что подготовить для корректной работы со счетами-фактурами

• Проверить доходы за предыдущий год и определить применимый режим (освобождение / спецставка 5% или 7% / стандарт 22%).
• Обновить шаблоны счетов-фактур: проверить реквизиты строк «Налоговая ставка» и «Сумма налога» под выбранную ставку.
• Настроить учётную систему на новые ставки (особенно 5% и 7% — они могут требовать ручного добавления).
• Уведомить покупателей об изменении цены с учётом НДС — или зафиксировать, что цена в договоре уже включает налог.
• Настроить ведение книги продаж и, при режиме 22%, книги покупок; проверить срок сдачи декларации (25-е число месяца, следующего за кварталом) и срок уплаты (28-е число, тремя равными частями).

Вычеты, восстановление и переходные остатки: что нужно знать оптовику

При переходе с освобождения на ставку НДС (или при смене ставки) возникает вопрос об остатках товаров и входящем налоге, ранее уплаченном поставщикам. Порядок восстановления и принятия к вычету входящего НДС при переходных ситуациях регулируется ст. 170–172 НК РФ.

Ключевая развилка: если вы выбрали спецставку 5% или 7%, входящий НДС по товарам, которые используются для облагаемых по этим ставкам операций, не принимается к вычету. Он включается в стоимость товаров (пп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ) или относится на расходы. При переходе с освобождения на обычную ставку 22% входящий НДС по остаткам на складе, напротив, можно восстановить и заявить к вычету — но при соблюдении условий ст. 172 НК РФ и наличии надлежащих счетов-фактур поставщиков.

Для оптовой торговли это особенно значимо: остатки на складе могут быть крупными, и неправильная квалификация входящего НДС по ним — прямые потери или, наоборот, незаявленный вычет. Суды при оценке правомерности вычетов учитывают реальность операций, наличие надлежащих первичных документов и соответствие заявленной ставки фактически применяемому режиму — любое расхождение становится основанием для камеральной проверки.

Обезличенный кейс: оптовик на спецставке 5% и потеря покупателя

Договоры с покупателями: НДС «сверху» или «внутри»

При переходе на НДС оптовики сталкиваются с классическим контрактным вопросом: как НДС соотносится с ценой, зафиксированной в действующих договорах? Если договор заключён без упоминания НДС или с формулировкой «НДС не облагается» — предъявить покупателю налог сверх ранее согласованной цены без его согласия нельзя.

Позиция судов при рассмотрении подобных споров такова: если в договоре цена указана без НДС и стороны не договорились об ином, налог считается включённым в цену. Это означает, что налоговая нагрузка ложится на продавца — он фактически выплачивает НДС из своей маржи. Для оптовой торговли, где рентабельность нередко невысока, это существенный удар по экономике сделки.

Что необходимо сделать заблаговременно: провести ревизию всех действующих договоров с покупателями; включить в них оговорку об НДС (указать, что цена не включает НДС, который предъявляется дополнительно по действующей ставке); согласовать новую цену там, где это коммерчески возможно. Изменения в договоры вносятся дополнительным соглашением. Без этой работы переход на НДС для оптовика означает скрытое снижение маржи на величину налога.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НК РФ применяются с учётом конкретных обстоятельств; перед принятием решений рекомендуем проконсультироваться со специалистом.