Счета-фактуры на УСН: что учесть бизнесу

5 мая 2026

Почему упрощенцев это касается: реформа 2025–2026 в двух словах

Главное возражение, с которым мы сталкиваемся: «Я на упрощёнке — НДС меня не касается». Это устаревшее представление. 176-ФЗ от 12.07.2024 изменил правила с 1 января 2025 года: организации и предприниматели на УСН признаны плательщиками НДС в общем порядке. Исключение — освобождение по ст. 145 НК РФ, которое доступно не всем.

425-ФЗ от 28.11.2025 скорректировал параметры с 1 января 2026 года: основная ставка выросла до 22% (расч. 22/122, п. 3 ст. 164 НК РФ), а порог освобождения для упрощенцев зафиксирован на уровне 20 млн рублей дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145 НК РФ). Закон лета 2026 (законопроект № 1256655-8) заморозил этот порог — дальнейшее снижение до 15/10 млн рублей отложено, конкретные сроки снижения уточняются [VERIFY].

Для бизнеса с выручкой чуть выше 20 млн рублей это означает полноценную обязанность: выставлять счета-фактуры, сдавать декларации электронно до 25-го числа после квартала (п. 5 ст. 174 НК РФ) и платить НДС до 28-го числа тремя равными частями (п. 1 ст. 174 НК РФ).

Шаг 1. Определите свой статус: освобождение или плательщик НДС

Прежде чем разбираться со счетами-фактурами, нужно ответить на один вопрос: каков был ваш доход за предыдущий календарный год? Именно этот показатель определяет, доступно ли вам освобождение по ст. 145 НК РФ (п. 1 ст. 145 в ред. 425-ФЗ).

Шаг 2. Уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ: как не потерять право

Если вы имеете право на освобождение по ст. 145 НК РФ, его нужно подтвердить уведомлением, направляемым в налоговый орган. Формат, срок и порядок подачи уведомления для упрощенцев установлены п. 1 ст. 145 НК РФ — конкретный регламент для переходного периода уточняйте по актуальной редакции и разъяснениям ФНС [VERIFY].

Практически важный момент: освобождение применяется по умолчанию в течение года при соблюдении порога. Но если доход превышает 20 млн рублей в середине года — освобождение прекращается с месяца превышения. С этого момента нужно начинать выставлять счета-фактуры с НДС и перестраивать учёт. Упущенный момент перехода — одна из самых частых ошибок в переходном периоде: бизнес продолжает работать «Без НДС», а инспекция доначисляет налог за весь период сверх порога плюс штраф 20% по п. 1 ст. 122 НК РФ.

Поэтому рекомендация одна: отслеживайте выручку ежемесячно. Как только вы приближаетесь к 20 млн рублей — заранее готовьте учётную систему к выставлению счетов-фактур с НДС.

Шаг 3. Выбор ставки НДС: 5%, 7% или 22% — что выгоднее

Выбор ставки на УСН — не технический вопрос, а финансовый. Ключевые параметры для анализа:

• Доля входящего НДС в ваших расходах. При спецставках 5% и 7% вычеты не применяются. Если поставщики в основном — плательщики НДС, отказ от вычетов может оказаться дороже, чем переход на 22%.
• Структура покупателей. Если большинство клиентов — плательщики НДС на ОСНО, им важен входящий НДС для вычета. При вашей ставке 5% или 7% они получат меньше вычета, чем при 22%. Для B2B это может влиять на конкурентоспособность.
• Прогноз выручки на 12 кварталов. Спецставка фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Если через год вы ожидаете рост доходов, смена ставки будет ограничена этим сроком.
• Переходный период 2026 года. 425-ФЗ установил окно однократного отказа: впервые перешедшие на НДС в 2025 году могут отказаться от спецставки в течение 4 налоговых периодов (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ).

Расчёт выгоды лучше делать на конкретных данных вашей компании: объём входящего НДС от поставщиков, доля покупателей-плательщиков НДС, динамика выручки. Универсального ответа «5% всегда выгоднее 22%» не существует.

Шаг 4. Оформление счетов-фактур на УСН: требования по ст. 169 НК РФ

Счёт-фактура — документ, который даёт покупателю право на вычет НДС. Ошибки в его оформлении лишают покупателя вычета и могут привести к претензиям с его стороны. Требования к счёту-фактуре установлены ст. 169 НК РФ.

Для упрощенцев — плательщиков НДС — порядок оформления не отличается от общего. Разница только в ставке и расчётной сумме налога:

Технические ошибки в счёте-фактуре — неверный ИНН, КПП, адрес, отсутствие обязательных реквизитов — не всегда автоматически лишают вычета, если из документа можно однозначно установить стороны, товар и сумму налога (суды при оценке существенности ошибок в счётах-фактурах, как правило, ориентируются именно на этот критерий). Однако принципиальная ошибка в ставке или сумме налога — существенная, и покупатель рискует потерять вычет полностью.

Шаг 5. Декларация и уплата: сроки для упрощенцев

Обязанность по декларированию НДС возникает у всех плательщиков — в том числе у упрощенцев, не применяющих освобождение. Ключевые сроки, установленные НК РФ:

• Декларация по НДС — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом, электронно (п. 5 ст. 174 НК РФ). Бумажная декларация для плательщиков НДС не принимается.
• Уплата НДС — равными долями в течение трёх месяцев после квартала, до 28-го числа каждого месяца (п. 1 ст. 174 НК РФ). То есть НДС за I квартал делится на три части и платится до 28 апреля, 28 мая, 28 июня.
• При применении освобождения по ст. 145 НК РФ декларация по НДС не подаётся, налог не уплачивается. Но если в периоде освобождения вы ошибочно выставили счёт-фактуру с НДС — обязаны задекларировать и уплатить эту сумму по п. 5 ст. 173 НК РФ.

Штрафы за нарушения жёсткие. За неуплату или неполную уплату НДС — 20% от недоимки по п. 1 ст. 122 НК РФ, при доказанном умысле — 40% по п. 3 ст. 122. За непредставление декларации — 5% от суммы за каждый месяц просрочки, не более 30%, но не менее 1 000 рублей (п. 1 ст. 119 НК РФ). Эти цифры применяются до учёта смягчающих обстоятельств: при их наличии суд или инспекция вправе снизить штраф, но не более чем в 10 раз (425-ФЗ от 28.11.2025).

Типичные ошибки переходного периода

Практика показывает, что большинство ошибок упрощенцев при переходе на НДС сводятся к нескольким повторяющимся ситуациям.

Ошибка 1: не отследили превышение порога 20 млн рублей. Бизнес продолжал работать «Без НДС», не зная, что доход уже пересёк порог. Инспекция при камеральной проверке (ст. 88 НК РФ) доначисляет НДС за весь период с момента утраты права на освобождение, начисляет пени и штраф 20% по п. 1 ст. 122 НК РФ.

Ошибка 2: выбрали ставку 5%, но не учли долю входящего НДС. Поставщики предъявляли НДС 22%, а бизнес принял ставку 5% и решил, что входящий НДС можно принять к вычету. Нельзя: при спецставках 5% и 7% вычеты не применяются (п. 8 ст. 164 НК РФ). Входящий НДС включается в стоимость товаров/услуг или учитывается в расходах по правилам ст. 170 НК РФ.

Ошибка 3: выставили счёт-фактуру с неверной ставкой. Бухгалтер случайно поставил ставку 22% вместо 5%. По п. 5 ст. 173 НК РФ сумма, выделенная в счёте-фактуре по более высокой ставке, подлежит уплате в бюджет в полном объёме. Покупатель получит вычет только в размере, соответствующем ставке продавца — спор о разнице неизбежен.

Ошибка 4: не подали уведомление об освобождении, хотя имели право. Без уведомления право на освобождение по ст. 145 НК РФ формально не возникает. Вопрос о том, можно ли применить освобождение «задним числом» без уведомления, решается неоднозначно — суды при рассмотрении таких ситуаций оценивают реальные обстоятельства, однако риск доначислений остаётся.

Раздельный учёт и восстановление НДС при переходе

Переходный период создаёт ещё одну зону риска — вопрос восстановления НДС, ранее принятого к вычету. Если организация до перехода на УСН применяла ОСНО и имела вычеты по НДС, при переходе на УСН необходимо восстановить часть ранее принятого НДС по правилам п. 3 ст. 170 НК РФ — по остаткам товаров, материалов, основным средствам.

Обратная ситуация: организация на УСН переходит на ОСНО или начинает платить НДС как упрощенец. Здесь возникает вопрос о вычетах по товарам, приобретённым до перехода. Порядок применения таких вычетов регулируется п. 8 ст. 145 и переходными положениями 176-ФЗ. Для упрощенцев, перешедших на НДС с 2025 года, специальные переходные нормы предусмотрены именно 176-ФЗ — их применение зависит от конкретной ситуации и требует анализа остатков на дату перехода.

Раздельный учёт НДС (ст. 170 НК РФ) необходим, если вы ведёте одновременно облагаемые и необлагаемые операции (например, часть оборота освобождена по ст. 149 НК РФ). Методологию раздельного учёта нужно закрепить в учётной политике.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для оценки вашей конкретной ситуации обратитесь к специалисту.