Счета-фактуры на УСН: аутстаффинг
— автор: Виктор Аршинов
Если ваша аутстаффинговая компания на УСН заработала за предыдущий год больше 20 млн рублей, вы стали плательщиком НДС с 01.01.2026 — и обязаны выставлять счета-фактуры клиентам. Это не повод для паники: это стандартная ситуация после реформы 176-ФЗ и 425-ФЗ. Ниже — что именно нужно сделать, какую ставку выбрать и где чаще всего ошибаются аутстаффинговые компании.
Почему аутстаффинг на УСН теперь выставляет счета-фактуры
До 2025 года упрощенцы были освобождены от НДС автоматически. Реформа изменила это: 176-ФЗ от 12.07.2024 сделал плательщиком НДС каждого упрощенца, чей доход за предыдущий год превысил 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ в редакции 425-ФЗ от 28.11.2025). Порог не зависит от отрасли — аутстаффинг здесь не исключение.
Аутстаффинговые компании, которые предоставляют персонал клиентам, выставляют счета за услуги регулярно — ежемесячно или поквартально. С момента превышения порога каждый такой счёт должен сопровождаться счётом-фактурой с выделенной суммой НДС. Клиент-плательщик НДС вправе принять этот налог к вычету — это один из аргументов в пользу работы с вами против конкурентов-«освобождённых».
Ст. 168 НК РФ — обязанность выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней с даты оказания услуги (или получения аванса). Ст. 169 НК РФ — реквизиты счёта-фактуры: номер, дата, ставка, сумма НДС, наименование сторон, ИНН/КПП. Нарушение — отказ клиенту в вычете и претензии при проверке.
Частое возражение: «Я на упрощёнке — меня это не касается». Касается, если доход за 2025 год превысил 20 млн рублей. После этого порога освобождение по ст. 145 НК РФ не действует: вы плательщик НДС вне зависимости от системы налогообложения. Игнорирование этого факта — доначисление налога сверх цены договора, штраф 20% (п. 1 ст. 122 НК РФ) и пени. Если доход не превысил 20 млн рублей — подайте уведомление об освобождении по ст. 145 и спите спокойно.
Какую ставку НДС выбрать аутстаффинговой компании на УСН
У упрощенца-плательщика НДС с 2025 года три варианта. Выбор делается один раз — сменить его в первые 4 налоговых периода нельзя (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Для аутстаффинга расчёт зависит от структуры затрат: если входного НДС у вас мало (основные расходы — фонд оплаты труда), пониженные ставки могут быть выгоднее.
- Ставка 22% (расч. 22/122) — стандарт с 01.01.2026
- Норма: п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025. Подходит, если у вас значительный входной НДС (аренда офиса, IT-инфраструктура, подрядчики-плательщики НДС). Вычеты доступны в полном объёме по ст. 171–172 НК РФ. Для аутстаффинга с высокой долей ФОТ нередко оказывается невыгодной: входного НДС мало, а нагрузка на клиента растёт.
- Ставка 5% (расч. 5/105) — спецставка УСН
- Норма: пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ. Применяется при доходе до 272,5 млн рублей (лимит 2026 с дефлятором 1,090). Входной НДС к вычету не принимается — включается в стоимость. Ставка связывает на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Выгодна аутстаффинговым компаниям с ФОТ-доминированной структурой: нагрузка ниже, клиентам проще согласовать цену.
- Ставка 7% (расч. 7/107) — спецставка УСН при доходе выше
- Норма: пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ. Применяется при доходе от 272,5 до 490,5 млн рублей (лимит 2026). Логика та же — вычеты заблокированы, ставка действует 12 кварталов. Если доход превышает 490,5 млн — утрачивается право на УСН вовсе.
Лимиты спецставок 2026: 272,5 млн рублей (5%) и 490,5 млн рублей (7%) — рассчитаны с дефлятором 1,090 (приказ МЭР от 06.11.2025 № 734, п. 8–9 ст. 164 НК РФ).
Если вы ещё не выбрали ставку или не уверены, правильно ли настроены ваши счета-фактуры, — не тяните. Спецставка связывает компанию на 12 кварталов (3 года): ошибка выбора сейчас обойдётся дороже, чем разовая консультация. Первичный разбор вашей ситуации занимает один рабочий день.
Получить консультацию по выбору ставкиКак правильно оформить счёт-фактуру: аутстаффинг на практике
Счёт-фактура в аутстаффинге имеет несколько особенностей, на которых налоговый орган останавливается при камеральной проверке.
Наименование услуги. Формулировка «предоставление персонала» технически точна, но инспекторы иногда запрашивают детализацию — особенно если клиент принимает НДС к вычету. Рекомендуется добавлять период, количество работников или ссылку на договор. Это снижает риск возражений при встречной проверке клиента.
Ставка в счёте-фактуре. При выборе спецставки 5% или 7% — указываете именно её. Нельзя выставлять счёт-фактуру с 22% и платить по ставке 5%: это занижение налога. И наоборот — выставить без НДС при обязанности платить значит создать долг перед бюджетом, который инспекция доначислит сверх цены договора.
Авансовые счета-фактуры. Если клиент платит авансом — счёт-фактура на аванс обязательна (ст. 168 НК РФ). При закрытии периода выставляете отгрузочный счёт-фактуру и принимаете авансовый к зачёту. Для аутстаффинга с ежемесячной оплатой это рутина, но часто упускается.
Реестр счетов-фактур и декларация. Все выставленные счета-фактуры отражаются в Книге продаж. Декларация по НДС — электронно, до 25-го числа после каждого квартала (п. 5 ст. 174 НК РФ). Уплата — тремя равными частями до 28-го числа каждого из трёх месяцев следующего квартала (п. 1 ст. 174 НК РФ).
- Проверить доход за предыдущий год: если выше 20 млн рублей — вы плательщик НДС.
- Выбрать ставку (22%, 5% или 7%) и зафиксировать решение до первого выставленного счёта.
- Проверить договоры с клиентами: прописана ли ставка НДС или оговорка «сверх цены».
- Настроить учётную систему: счёт-фактура — в течение 5 дней с даты услуги или аванса.
- Если доход не превышает 20 млн рублей — подать уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ.
Типичные ошибки аутстаффинга при переходе на НДС
Из практики (обезличено). Аутстаффинговая компания на УСН с доходом около 180 млн рублей в год выбрала ставку 5% с января 2025 года. В договорах с клиентами цена была указана «с учётом всех налогов». При камеральной проверке инспектор запросил расшифровку: НДС выделялся сверх цены или внутри? Из-за неточной формулировки в договоре возник спор: налог пришлось уплатить за счёт собственных средств, так как переложить его на клиента задним числом не получилось. Потери — несколько сотен тысяч рублей. Вывод: формулировка в договоре решает всё.
Ошибка 1: «Закрыли» квартал без счёта-фактуры. Инспекция видит оплату от клиента, но в декларации — пусто. Следует требование дать пояснения. Восстановить счета-фактуры задним числом технически можно, но это риск при более глубокой проверке.
Ошибка 2: Неверный выбор ставки без анализа структуры затрат. Компания выбрала 22% в расчёте на вычеты — но реальный входной НДС оказался минимальным (ФОТ, страховые взносы, аренда у физлица). Итог: более высокая нагрузка без компенсации вычетами. Сменить ставку в первые 4 квартала нельзя (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ).
Ошибка 3: Клиент на УСН — и счёт-фактуру не выставляли. Некоторые компании решают: раз клиент не принимает вычеты, счёт-фактура не нужна. Это неверно: обязанность выставить счёт-фактуру не зависит от режима клиента (ст. 168 НК РФ). Отсутствие — нарушение со стороны продавца.
Переход на НДС в аутстаффинге затрагивает договоры, учётную систему и ценовую политику одновременно. Если хотя бы один элемент настроен не так — это риск доначислений при первой же камеральной проверке. Декларация за первый квартал — до 25-го числа следующего месяца: лучше разобраться до её подачи, чем после получения требования.
Разобрать мою ситуациюЧто включает сопровождение перехода в бюро «НДСНИК»
Мы работаем с аутстаффинговыми компаниями на УСН, которые столкнулись с реформой НДС и хотят настроить всё правильно с первого раза — без переплат и без рисков при проверке.
Процесс работы выстроен в три шага. Первый — анализ: смотрим доход за предыдущий год, структуру затрат, действующие договоры, статус клиентов (плательщики НДС или нет). Второй — решение: рассчитываем налоговую нагрузку по каждой из применимых ставок, рекомендуем оптимальный вариант, готовим формулировки для договоров. Третий — внедрение: помогаем настроить учётную систему, проверяем первый комплект счетов-фактур, консультируем по порядку подачи декларации.
Мы не обещаем «нулевой» нагрузки и не гарантируем исход. Но помогаем принять взвешенное решение, опираясь на действующую редакцию НК РФ, — и не потерять деньги на ошибке, которую можно избежать заранее.
Частые вопросы
1. Можно ли применять вычеты при пониженной ставке?
Нет. При выборе спецставки 5% или 7% (ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ) входной НДС к вычету не принимается — он включается в стоимость приобретённых товаров, работ, услуг. Вычеты доступны только при ставке 22% или 10%.
2. Кто из упрощенцев платит НДС в 2026 году?
Обязанность платить НДС возникает у тех, чей доход за предыдущий год превысил 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ в ред. 425-ФЗ от 28.11.2025). При доходе до 20 млн — освобождение по ст. 145. Порог заморожен на уровне 20 млн рублей на ближайшие годы.
3. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 01.01.2026 основная ставка НДС — 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Порог освобождения для УСН — 20 млн рублей дохода за предыдущий год. Для аутстаффинговых компаний на УСН, превышающих порог, обязательно выставление счетов-фактур.
4. Как перейти на НДС без ошибок?
Шаги: оцените доход за предыдущий год относительно порога 20 млн рублей; выберите ставку (22%, 5% или 7%); при пониженной ставке учтите блокировку вычетов на 12 кварталов; настройте выставление счетов-фактур; уведомите ФНС. Ошибки на старте трудно исправить задним числом.
5. Как уведомить об освобождении от НДС?
Если доход за предыдущий год не превысил 20 млн рублей, подайте уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ в налоговый орган. Форму и срок подачи уточните по текущей редакции НК РФ и регламентам ФНС [VERIFY].
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы приведены по состоянию на дату публикации; перед принятием решений проверяйте актуальную редакцию НК РФ.