Раздельный учёт НДС на УСН: розница
Раздельный учёт НДС на УСН в рознице — не теоретическая задача, а обязательный операционный процесс с 2025–2026 года. Если ваш доход за прошлый год превысил 20 млн ₽ или вы сознательно отказались от освобождения, вы уже плательщик НДС — со всеми обязательствами по ст. 170–172 НК РФ. Стандарт для розницы: разделять операции с НДС и без него, вести книгу покупок раздельно по каждой ставке, выставлять счета-фактуры там, где это нужно. Ниже — как это устроено и что делать на каждом шаге.
Почему «я на упрощёнке» больше не освобождает от НДС
Главное возражение, которое мы слышим от розничных предпринимателей на УСН: «Меня это не касается, я на упрощёнке». С 1 января 2025 года это возражение устарело. Федеральный закон 176-ФЗ от 12.07.2024 прямо включил организации и ИП на УСН в круг плательщиков НДС. Упрощёнка больше не означает автоматического освобождения от налога на добавленную стоимость.
Порог, до которого освобождение по-прежнему действует: доход за предыдущий год не должен превышать 20 млн ₽ (п. 1 ст. 145 НК РФ в редакции 425-ФЗ от 28.11.2025, с 01.01.2026). Если вы заработали в 2025 году меньше этой суммы, право на освобождение у вас есть и его нужно оформить уведомлением. Если больше — вы плательщик НДС автоматически, вопрос только в том, какую ставку применять.
Для розницы особенность в том, что у магазина почти всегда смешанный ассортимент: часть товаров под ставкой 10% (продукты, детские товары, лекарства — п. 2 ст. 164 НК РФ), часть под 22% (непродовольственные, промышленные товары — п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ, с 01.01.2026), часть — вне НДС или под 0%. Именно это делает раздельный учёт обязательным, а не выборочным.
Важно понимать: если вы применяете спецставку 5% или 7%, право на вычет по входящему НДС вы теряете (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). При стандартной ставке 22% вычеты сохраняются, и для розницы с большим объёмом закупок это нередко выгоднее. Раздельный учёт становится инструментом налоговой оптимизации, а не просто бюрократией.
Как устроен раздельный учёт НДС в рознице: механика
Раздельный учёт в понимании НК РФ (ст. 170–172) — это разграничение операций, по которым НДС к вычету принимается, и операций, по которым входящий НДС включается в стоимость товара или учитывается в расходах. Для розницы практически это означает три уровня разделения.
Первый уровень: разграничение по ставкам при реализации. Каждая продажа должна быть привязана к конкретной ставке НДС: 22%, 10%, 0% или «без НДС» (освобождение по ст. 149 или ст. 145 НК РФ). Современная кассовая техника это поддерживает: ставка НДС указывается в чеке по каждой позиции. Это первичный источник данных для книги продаж.
Второй уровень: разграничение по входящему НДС (книга покупок). Если вы закупаете товары, которые потом продаёте по разным ставкам, входящий НДС нужно распределять. Классическая ситуация для розницы: поставщик выставил счёт-фактуру со сводной суммой НДС, а в вашем ассортименте этот товар пойдёт частично под 22%, частично под 10%. Пропорция распределения считается по доле выручки от облагаемых операций в общей выручке за налоговый период (п. 4 ст. 170 НК РФ).
Третий уровень: восстановление НДС. Если товар закупался как облагаемый, а потом использовался в необлагаемых операциях (например, передан на благотворительность, списан) — НДС по нему нужно восстановить (п. 3 ст. 170 НК РФ). Для розницы актуально при изменении режима или при смешанном использовании.
Ключевая ошибка розничных предпринимателей: пытаться вести раздельный учёт «в голове» или в одной таблице Excel, не привязывая его к кассовым данным. Налоговый орган при камеральной проверке запросит книгу покупок, книгу продаж и первичные документы. Если распределение входящего НДС нельзя будет проследить от счёта-фактуры поставщика до книги покупок — вычеты снимут полностью.
Выбор ставки: 5%, 7% или 22% — что выгоднее для розницы
Это центральный вопрос для большинства розничных УСН-предпринимателей, которые преодолели порог 20 млн ₽. Выбор ставки напрямую влияет на методологию раздельного учёта.
- Сценарий А: доход от 20 млн до 272,5 млн ₽ за 2025 год
- Доступны спецставки 5% (расч. 5/105) или стандартная 22% (расч. 22/122). Спецставка 5% привлекательна простотой: нет вычетов, нет раздельного учёта входящего НДС — просто начисляете 5% с реализации. Но вы теряете все вычеты по закупкам. Для розницы с высокой долей закупок (продовольственные магазины, техника) стандартная ставка 22% с вычетами зачастую даёт меньшую итоговую нагрузку. Считайте конкретно: если ваш входящий НДС от поставщиков превышает 5% от выручки — стандартная ставка выгоднее. Лимит ставки 5%: 272,5 млн ₽ (п. 8–9 ст. 164 НК РФ с дефлятором 1,090, приказ МЭР от 06.11.2025 № 734).
- Сценарий Б: доход от 272,5 до 490,5 млн ₽ за 2025 год
- Спецставка 5% недоступна, выбор между 7% (расч. 7/107) и 22%. Логика та же: если входящий НДС высокий — стандартная ставка даёт больше вычетов. Ставка 7%: пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ (176-ФЗ). Лимит 490,5 млн ₽ — максимальный для сохранения УСН (ст. 346.12–346.13 НК РФ с дефлятором 1,090).
- Сценарий В: доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽
- Право на освобождение по ст. 145 НК РФ. Нужно подать уведомление. При освобождении счета-фактуры выставляются с пометкой «Без НДС», вычеты не применяются. Раздельный учёт входящего НДС в привычном смысле не нужен, но нужно чётко отделять освобождённые операции от случаев, когда НДС всё же возникает (например, при ввозе товаров из ЕАЭС — НДС уплачивается независимо от освобождения).
Важно: выбрав спецставку 5% или 7%, вы связаны ею на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Отказаться досрочно нельзя. Исключение — для впервые перешедших на НДС в 2026 году: однократный отказ от выбранной ставки возможен в течение 4 налоговых периодов (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Это «окно» используется один раз.
Вы переходите на НДС в рознице и не уверены, какая ставка выгоднее в вашей ситуации? Декларация за первый квартал применения новой ставки подаётся до 25-го числа следующего месяца (п. 5 ст. 174 НК РФ) — ошибка в выборе ставки обнаружится только тогда, когда изменить её без потерь уже нельзя.
Разобрать ситуациюСчёт-фактура в рознице: когда и как выставлять
Розничная торговля физическим лицам — особый случай. По общему правилу ст. 169 НК РФ, плательщик НДС обязан выставлять счета-фактуры. Но для розничных продаж физическим лицам через ККТ применяется упрощённый порядок: счёт-фактура заменяется кассовым чеком с выделенным НДС (конкретный порядок — уточните по текущим разъяснениям ФНС [VERIFY]). Это существенно упрощает работу магазина.
Счёт-фактура обязателен, если ваш покупатель — юридическое лицо или ИП, которому нужен вычет. В этом случае выписывается полноценный счёт-фактура по ст. 169 НК РФ с указанием ставки НДС (22%, 10% или 0% в зависимости от товара). Если вы на освобождении по ст. 145 — в счёте-фактуре делается отметка «Без НДС».
Раздельный учёт выставленных счетов-фактур ведётся в книге продаж: каждый счёт-фактура регистрируется с указанием ставки. Если в одной накладной товары идут по разным ставкам — допустимо выставить один сводный счёт-фактуру с разбивкой по строкам. Ошибка в ставке в счёте-фактуре может лишить покупателя вычета — это торговый риск, который снижает вашу конкурентоспособность с контрагентами-юрлицами.
Практика: как строится раздельный учёт в розничном магазине
Пример из практики (обезличен, иллюстративен). Продуктовый магазин на УСН, доход за 2025 год — около 180 млн ₽. Выбрана стандартная ставка НДС. Ассортимент: ~70% позиций — под ставкой 10% (продукты питания), ~30% — под 22% (бытовая химия, некоторые категории). Поставщики работают в основном на ОСНО и выставляют счета-фактуры с НДС.
Задача: входящий НДС от поставщика, который поставляет смешанный ассортимент (и 10%-, и 22%-товары) — разделить корректно. Решение: учётная система (1С, МойСклад или аналог) настроена под каждую номенклатурную позицию с признаком ставки НДС. При оприходовании товара входящий НДС автоматически относится на нужный субсчёт. Итог: книга покупок формируется корректно, вычеты не снимаются при камеральной проверке, итоговая нагрузка по НДС оказалась ниже, чем при спецставке 5% — за счёт вычетов от поставщиков.
Второй пример (обезличен, иллюстративен). ИП на УСН, розничная торговля одеждой и аксессуарами, доход за 2025 год — 15 млн ₽. Право на освобождение по ст. 145 НК РФ есть. ИП подал уведомление. Поставщики — в основном на ОСНО, выставляют счета-фактуры с НДС 22%. Поскольку освобождение применяется, входящий НДС к вычету не принимается — он включается в стоимость закупаемого товара. Раздельный учёт в классическом смысле не нужен, но нужно контролировать порог: если в течение года доход приблизится к 20 млн ₽ — освобождение прекратится, и придётся срочно перестраивать учётный процесс.
Если вы уже работаете на УСН и ваш оборот близок к 20 млн ₽ — это момент, когда цена ошибки максимальна. Уплата НДС в первый период применения — до 28-го числа месяца следующего за кварталом, тремя равными частями (п. 1 ст. 174 НК РФ). Пропустить первый платёж и получить штраф 20% от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ) — распространённая история переходного периода.
Получить консультациюТипичные ошибки розницы при переходе на НДС
Ошибка 1: отсутствие учёта по ставкам на уровне номенклатуры. Если ваша учётная система не знает, какой товар под какой ставкой идёт — книга продаж будет формироваться неверно. Налоговый орган при камеральной проверке сопоставляет данные декларации с книгой продаж и кассовыми данными. Расхождение — автоматическое требование пояснений.
Ошибка 2: применение пропорции по ст. 170 «на глаз». Пропорция распределения входящего НДС считается за каждый налоговый период (квартал). Если считать её нарастающим итогом или «примерно» — вычеты будут завышены, что обнаружится при сравнении с данными поставщиков в АСК НДС-2.
Ошибка 3: неверная ставка в счёте-фактуре. Выставить счёт-фактуру на детское питание со ставкой 22% вместо 10% — это ошибка в первичном документе. Покупатель получит меньший вычет или совсем потеряет его. Вы получите претензию от контрагента и, возможно, требование от налогового органа.
Ошибка 4: игнорирование порога и потеря права на освобождение внутри года. Освобождение по ст. 145 НК РФ действует, пока доход не превысил 20 млн ₽. Превышение в середине года означает обязанность немедленно перейти к начислению НДС — с первого числа месяца, следующего за превышением. Если этого не сделать вовремя, налоговый орган доначислит НДС сверх цены (а не из цены), что означает реальные убытки.
Ошибка 5: неправильный выбор между спецставкой и стандартной без расчёта. Решение принимается один раз на 12 кварталов. Без расчёта реальной налоговой нагрузки по обоим вариантам это лотерея.
- Проверить: не превысил ли доход за 2025 год 20 млн ₽ (порог освобождения по п. 1 ст. 145 НК РФ, 425-ФЗ).
- Рассчитать реальную нагрузку для двух сценариев: спецставка 5%/7% без вычетов и стандартная 22% с вычетами — исходя из фактической доли закупок с НДС.
- Настроить учётную систему: каждая номенклатурная позиция — с признаком ставки НДС (22%, 10%, 0%, «без НДС»).
- Убедиться, что кассовый аппарат корректно указывает ставку НДС в чеке по каждой позиции.
- Настроить разделение входящего НДС в книге покупок: по прямому признаку там, где возможно; по пропорции ст. 170 — для смешанных закупок.
Уведомление об освобождении: порядок и риски
Освобождение по ст. 145 НК РФ — не автоматическое. Нужно подать уведомление в налоговый орган. Срок подачи: не позднее 20-го числа месяца, с которого применяется освобождение. К уведомлению прилагаются подтверждающие документы: выписка из книги учёта доходов и расходов и книги продаж. Актуальная форма уведомления и точный перечень документов — уточните по текущим регламентам ФНС [VERIFY].
Если уведомление не подано, а вы фактически не исчисляете НДС, рассчитывая на освобождение — налоговый орган может квалифицировать это как неуплату НДС. Штраф за неуплату — 20% от суммы недоимки (п. 1 ст. 122 НК РФ) при неосторожности или 40% при умысле (п. 3 ст. 122 НК РФ). Плюс пени по ст. 75 НК РФ [VERIFY расчёт пеней].
Освобождение действует 12 месяцев, после чего нужно либо подтвердить его (если порог не превышен), либо перейти к начислению НДС. Порог заморожен на уровне 20 млн ₽ на ближайшие несколько лет (законопроект № 1256655-8); конкретные годы дальнейшего снижения уточняются [VERIFY].
Возражение: «Я на упрощёнке, значит, это меня не касается». Это именно то, что думало большинство розничных предпринимателей до 2025 года. Сейчас НК РФ прямо говорит иное: УСН и НДС — не взаимоисключающие режимы. Если ваш доход превышает 20 млн ₽, вы плательщик НДС вне зависимости от того, на какой системе налогообложения работаете. Вопрос не «касается ли это вас», а «какой режим НДС оптимален для вашей ситуации».
Частые вопросы
1. Как выбрать ставку НДС на УСН?
Выбор зависит от дохода за предыдущий год и права на вычеты. Если доход не превысил 20 млн ₽ за 2025 год — доступно освобождение по ст. 145 НК РФ. При доходе выше порога или при отказе от освобождения доступны спецставки 5% или 7% (без вычетов) либо стандартная ставка 22% (с вычетами). Для розницы с преобладанием входящего НДС стандартная ставка зачастую выгоднее: вычеты снижают итоговую нагрузку.
2. Как уведомить об освобождении от НДС?
Форму уведомления об использовании права на освобождение по ст. 145 НК РФ нужно подать в налоговый орган не позднее 20-го числа месяца, с которого применяется освобождение. Порядок подачи и актуальная форма уведомления — уточните по текущей редакции НК РФ и регламентам ФНС [VERIFY]. К уведомлению прикладываются подтверждающие документы: выписка из книги учёта доходов и расходов и книги продаж.
3. Что даёт освобождение по ст. 145 НК РФ?
Освобождение по ст. 145 НК РФ позволяет не исчислять и не уплачивать НДС при реализации. Счета-фактуры при этом выставляются с пометкой «Без НДС». Вычеты по входящему НДС при освобождении не применяются — НДС поставщика включается в стоимость товара. Условие для УСН с 2026 года: доход за предыдущий год не превысил 20 млн ₽ (п. 1 ст. 145 НК РФ в ред. 425-ФЗ).
4. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 1 января 2026 года основная ставка НДС повышена до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Порог освобождения для УСН остался на уровне 20 млн ₽ дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145, 425-ФЗ). Спецставки 5% и 7% сохранены (пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Лимиты с учётом дефлятора 1,090: до 272,5 млн ₽ — ставка 5%, до 490,5 млн ₽ — ставка 7%.
5. Нужно ли выставлять счета-фактуры на УСН?
Да, если вы плательщик НДС на УСН (доход за прошлый год превысил 20 млн ₽ или вы отказались от освобождения). Счета-фактуры выставляются по ст. 169 НК РФ. При освобождении по ст. 145 счета-фактуры выставляются с пометкой «Без НДС». В розничной торговле через ККТ счёт-фактура заменяется кассовым чеком с выделенным НДС при реализации физическим лицам — уточните порядок по текущим разъяснениям ФНС [VERIFY].
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НК РФ, указанные в тексте, приведены по состоянию на дату публикации; перед принятием решений рекомендуем сверить их с актуальной редакцией законодательства.