Раздельный учёт НДС на УСН: пошаговая инструкция

9 мая 2026  ·  Виктор Аршинов, эксперт по НДС

Кого это касается: УСН и НДС с 2025–2026 года

Главное возражение, которое мы слышим: «Я на упрощёнке — НДС меня не касается». До 2025 года это было правдой. С 1 января 2025 года — нет. Законом 176-ФЗ от 12.07.2024 упрощенцы включены в число плательщиков НДС. Исключение — освобождение по ст. 145 НК РФ, но оно предоставляется только при соблюдении условий.

С 1 января 2026 года требования изменились повторно: 425-ФЗ от 28.11.2025 установил основную ставку НДС 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ), закрепил порог освобождения УСН на уровне 20 млн рублей дохода за предыдущий год (п. 1 ст. 145 НК РФ в ред. 425-ФЗ) и ввёл спецставки 5% и 7% с обновлёнными лимитами.

Итог простой: если ваш доход за 2025 год превысил 20 млн рублей, с 2026 года вы — плательщик НДС. Раздельный учёт НДС на УСН в пошаговой инструкции ниже охватывает именно эту ситуацию.

Шаг 1. Определите свой статус — нужен ли вам НДС вообще

Первый вопрос — превысил ли ваш доход по УСН за предыдущий год 20 млн рублей. Если нет — вы вправе использовать освобождение по ст. 145 НК РФ и не уплачивать НДС. Раздельный учёт в этом случае нужен только при наличии операций, по которым вы всё же выставляете НДС (например, при добровольном отказе от освобождения или при агентском НДС).

Если доход превысил 20 млн рублей — вы обязаны платить НДС. Следующий вопрос: по какой ставке. Здесь три варианта, которые определяют всю логику вашего учёта:

Ситуация А: доход от 0 до 20 млн рублей за предыдущий год

Риск: ненужное исчисление НДС при отсутствии обязанности. Действие: подать уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ. Счета-фактуры — с пометкой «Без налога (НДС)». Декларация по НДС не подаётся (кроме агентских случаев).

Ситуация Б: доход от 20 до 272,5 млн рублей (лимит с дефлятором 1,090 на 2026 год)

Риск: выбор ставки с непониманием последствий. Действие: выбрать спецставку 5% (пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ). Она связывает на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Вычеты входного НДС при этой ставке ограничены — взвесьте экономику заранее.

Ситуация В: доход от 272,5 до 490,5 млн рублей

Риск: автоматический переход на ставку 7% без учёта вычетов. Действие: применять ставку 7% (пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ) или рассмотреть общую ставку 22% — если входной НДС от поставщиков существенен и вычеты выгоднее пониженной ставки.

Шаг 2. Выберите ставку и зафиксируйте выбор

Выбор ставки — не просто бухгалтерское решение. Спецставки 5% и 7% связывают вас на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Для тех, кто впервые перешёл на уплату НДС с 2026 года, действует окно однократного отказа — 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). После истечения этого окна поменять ставку досрочно не получится.

Как выбрать правильно: сравните налоговую нагрузку при каждом варианте на модели вашего бизнеса. Ключевые факторы — доля входного НДС от поставщиков (при спецставках вычеты ограничены), структура клиентской базы (работаете ли с плательщиками НДС, которым важен счёт-фактура с правом на вычет), маржинальность. Для производства с высокой долей затрат на сырьё с НДС общая ставка 22% с вычетами нередко выгоднее спецставки 5%.

Выбор закрепляется в учётной политике организации или ИП. Отдельный документ — уведомление об освобождении (если применяете ст. 145 НК РФ) или первая декларация НДС с применённой ставкой. Срок подачи уведомления об освобождении — до 20-го числа месяца, с которого применяется освобождение.

Шаг 3. Закрепите методику раздельного учёта в учётной политике

Раздельный учёт НДС требуется, когда у вас одновременно есть операции, облагаемые налогом, и операции освобождённые (ст. 149 НК РФ) — либо облагаемые по разным ставкам. Без закреплённой методики налоговый орган вправе отказать в вычете всего входного НДС по смешанным расходам.

Что должно быть прописано в учётной политике:

• Критерий прямого отнесения «входного» НДС: какие расходы однозначно относятся к облагаемым операциям, какие — к необлагаемым.
• Порядок распределения «общехозяйственного» НДС: пропорция — как правило, исходя из доли выручки по облагаемым операциям в общей выручке за квартал (ст. 170 НК РФ).
• Момент распределения: на дату поступления товара (работы, услуги) или по итогам квартала — зависит от специфики деятельности.
• Порядок ведения аналитики на счёте 19 «НДС по приобретённым ценностям».

Если у вас только облагаемые операции по единой ставке (например, весь оборот — 5%), раздельный учёт в классическом смысле не нужен. Он нужен при смешанных операциях: часть оборота — льготная по ст. 149 НК РФ, часть — стандартная.

Шаг 4. Настройте аналитику в бухгалтерском учёте

Техническая сторона раздельного учёта — субсчета к счёту 19 и аналитические признаки в учётной программе. Типовая структура субсчетов:

• 19-1 — НДС по операциям, облагаемым по ставке 5% (или 7%, или 22%).
• 19-2 — НДС по операциям, освобождённым от налога (ст. 149 НК РФ или ст. 145 НК РФ).
• 19-3 — НДС по смешанным расходам (подлежит распределению по итогам квартала).

В 1С и аналогичных программах это настраивается через виды деятельности (облагаемая / необлагаемая) и способ учёта НДС (принимается к вычету / учитывается в стоимости / распределяется). Если учётная система старая или нестандартная — пропишите порядок ручного распределения в регламенте.

Важный момент: правило «пяти процентов» из ст. 170 НК РФ позволяет не вести раздельный учёт в кварталах, когда доля расходов на необлагаемые операции не превышает 5% от общей суммы совокупных расходов. Но это правило требует ежеквартального подтверждения расчётом — и его отсутствие само по себе становится основанием для претензий на камеральной проверке.

Шаг 5. Выставление счетов-фактур

С 2025 года упрощенцы — плательщики НДС обязаны выставлять счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). Требования зависят от выбранного режима:

• При ставке 5% или 7%: указывается соответствующая ставка, сумма НДС, итоговая сумма. Покупатель-плательщик НДС получит счёт-фактуру, но право вычета по спецставкам для него ограничено — это важно учитывать в переговорах с B2B-клиентами.
• При освобождении по ст. 145 НК РФ: счёт-фактура выставляется с пометкой «Без налога (НДС)». НДС не начисляется, покупатель не получает права на вычет.
• При ставке 22%: стандартный счёт-фактура с полным НДС. Покупатель принимает налог к вычету в обычном порядке.

Срок выставления счёта-фактуры — не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или получения аванса (ст. 168 НК РФ). Электронный или бумажный — на выбор сторон.

Шаг 6. Декларация НДС и сроки уплаты

Декларация по НДС подаётся до 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Форма — только электронная (через ТКС). Бумажная декларация не принимается.

Уплата НДС — до 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за истёкшим кварталом, тремя равными частями (п. 1 ст. 174 НК РФ). Например, по итогам I квартала 2026 года: 1/3 — до 28 апреля, 1/3 — до 28 мая, 1/3 — до 28 июня.

При применении освобождения по ст. 145 НК РФ декларация по НДС не подаётся — за исключением периодов, когда вы исполняли обязанности налогового агента (например, при аренде государственного имущества или работе с иностранными контрагентами).

Важно: пропуск срока подачи декларации влечёт штраф по п. 1 ст. 119 НК РФ — 5% от неуплаченной суммы за каждый месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей. Просрочка уплаты — пени (порядок расчёта уточните по текущей редакции НК РФ).

Чек-лист: что подготовить при переходе на НДС на УСН

• Определить сумму дохода за предыдущий год и сравнить с порогом 20 млн рублей — выбрать режим: освобождение или спецставка.
• Закрепить методику раздельного учёта в учётной политике (критерии прямого отнесения и распределения входного НДС).
• Настроить субсчета к счёту 19 и аналитику в учётной программе по видам деятельности.
• Подать уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ (если применимо) или убедиться, что первая декларация подана с правильной ставкой.
• Настроить шаблоны счетов-фактур с указанием применяемой ставки НДС.

Типичные ошибки при раздельном учёте на УСН

Разбор ошибок, которые приводят к доначислениям на камеральных проверках:

Ошибка 1: нет методики в учётной политике

Налоговый орган при камеральной проверке видит, что входной НДС по общехозяйственным расходам принят к вычету целиком при наличии необлагаемых операций. Без утверждённой методики отстоять вычеты в споре значительно сложнее.

Ошибка 2: неверно определён период применения пропорции

Ст. 170 НК РФ устанавливает, что пропорция рассчитывается исходя из данных за квартал. Использование данных за месяц или год вместо квартала — повод для пересчёта со стороны инспекции.

Ошибка 3: спецставка выбрана без расчёта экономики вычетов

При ставках 5% и 7% право на вычет входного НДС ограничено. Для бизнеса с высокой долей затрат с НДС это означает реальные потери. Обратного хода нет — ставка действует 12 кварталов.

Ошибка 4: уведомление об освобождении не подано или подано с опозданием

Освобождение по ст. 145 НК РФ носит уведомительный характер, но срок направления уведомления установлен. Нарушение срока — основание для отказа в применении освобождения за соответствующий период.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для оценки конкретной ситуации обратитесь к специалисту.