Раздельный учёт НДС на УСН: оптовая торговля
Раздельный учёт НДС на УСН актуален для каждого оптового торговца с 2025 года: упрощенцы стали плательщиками НДС по 176-ФЗ от 12.07.2024. Если доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб. — НДС не платится вовсе (ст. 145 НК РФ, порог установлен 425-ФЗ от 28.11.2025). Если превысил — нужно выбрать ставку (5%, 7% или 22%) и организовать корректный учёт входного и исходящего НДС по каждой группе операций.
Почему «меня это не касается, я на упрощёнке» — больше не аргумент
С 1 января 2025 года упрощённая система налогообложения не освобождает от НДС автоматически. Именно это изменила реформа, запущенная 176-ФЗ от 12.07.2024. Единственное основание не платить налог — доход за предыдущий год оказался не выше 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ в ред. 425-ФЗ от 28.11.2025, действует с 01.01.2026). Для многих оптовых торговцев эта цифра давно позади.
Практически это означает: если обороты опта перешагнули 20 млн руб. за 2025 год, с января 2026 года компания или ИП обязаны исчислять НДС, выставлять счета-фактуры (ст. 169 НК РФ), сдавать квартальную декларацию к 25-му числу после квартала и уплачивать налог тремя равными частями к 28-му числу каждого из трёх месяцев следующего квартала (п. 1 ст. 174 НК РФ). Переходный период не отменяет ни одну из этих обязанностей.
Ключевые термины: что такое раздельный учёт НДС на УСН
Раздельный учёт НДС — обособленный учёт операций, облагаемых налогом по разным ставкам (22%, 10%, 0%, 5%, 7%), и операций, освобождённых от него (ст. 149, ст. 145 НК РФ). Цель — корректно определить, какую часть входного НДС (уплаченного поставщикам) можно принять к вычету, а какую — включить в стоимость товаров или отнести на расходы (ст. 170–172 НК РФ).
Входной НДС — налог, предъявленный поставщиком при покупке товаров, работ, услуг. В оптовой торговле это НДС со счетов-фактур на закупаемый товар, аренду склада, логистику. При спецставках 5% и 7% входной НДС к вычету не принимается — он включается в стоимость (п. 8–9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). При стандартной ставке 22% вычет доступен в полном объёме при соблюдении условий ст. 171–172 НК РФ.
Исходящий НДС — налог, предъявляемый покупателям оптового торговца. Именно он указывается в счёте-фактуре и декларации. Разница между исходящим и входным НДС (при ставке 22%) определяет сумму к уплате или к возмещению из бюджета (ст. 173, 176 НК РФ).
Спецставки НДС для УСН — пониженные ставки 5% (расч. 5/105) и 7% (расч. 7/107), введённые 176-ФЗ. Они применяются 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Важно: выбрав спецставку, отказаться от неё раньше срока нельзя, кроме случаев утраты права (превышение лимита) или однократного окна отказа, предоставленного впервые перешедшим на НДС, — на 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164, 425-ФЗ от 28.11.2025, с 01.01.2026).
Матрица выбора режима НДС для оптового торговца на УСН
- Доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб.
- Освобождение по ст. 145 НК РФ — автоматически. НДС не исчисляется и не уплачивается. Счёт-фактуру с выделенным НДС выставлять нельзя. Входной НДС к вычету не принимается — включается в стоимость товаров. Раздельный учёт в классическом смысле не нужен, но учёт закупочных цен с входящим НДС вести необходимо для корректного формирования себестоимости.
- Доход от 20 млн до 272,5 млн руб. (лимит с дефлятором 1,090 на 2026 год)
- Доступна спецставка 5% (пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Входной НДС к вычету не принимается. Ставка действует 12 последовательных кварталов. Оптимальна, если наценка оптовика невысока и входной НДС от поставщиков составляет значительную долю в цене: его нельзя вернуть, но исходящий налог минимален. Счета-фактуры обязательны.
- Доход от 272,5 до 490,5 млн руб. (лимит с дефлятором 1,090 на 2026 год)
- Доступна спецставка 7% (пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Входной НДС к вычету не принимается. Логика та же, что при 5%, но налоговая нагрузка выше. Если доля входного НДС в обороте велика — сравните с вариантом перехода на стандартную ставку 22% с вычетами.
- Оптовик с высокой долей входного НДС или доходом свыше 490,5 млн руб.
- Стандартная ставка 22% (расч. 22/122, п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Входной НДС принимается к вычету (ст. 171–172 НК РФ). Обязателен раздельный учёт по каждой группе товаров и ставок. При значительных закупках у плательщиков НДС этот режим снижает реальную нагрузку за счёт вычетов — в отличие от спецставок.
Оптовая торговля — это почти всегда смешанный ассортимент: часть товаров облагается по ставке 22%, часть — по льготной 10%, часть может попадать под ст. 149. Если сроки декларации поджимают (сдача до 25-го числа после квартала), а выбор ставки ещё не сделан — ошибка закроется на 12 кварталов вперёд.
Разобрать ситуацию с выбором ставкиКак организовать раздельный учёт: ключевые правила
Раздельный учёт НДС обязателен, если оптовый торговец одновременно ведёт облагаемые и необлагаемые операции (ст. 149 НК РФ) или применяет несколько ставок (например, 22% — по товарам общей группы и 10% — по продовольствию, детским или медицинским товарам). Без раздельного учёта налоговый орган вправе отказать во всём объёме вычетов — это стандартный риск камеральной проверки.
Принцип разграничения. Каждый счёт-фактура от поставщика относится к конкретной группе операций. Если одна закупка обслуживает одновременно облагаемые и необлагаемые продажи (например, аренда склада, где хранится весь ассортимент), входной НДС распределяется пропорционально выручке от облагаемых операций в общей выручке — методологически это закреплено в п. 4 ст. 170 НК РФ. Конкретную методику пропорции налогоплательщик закрепляет в учётной политике.
Учётная политика. Метод раздельного учёта должен быть закреплён в учётной политике для целей налогообложения. Суды при оценке правомерности вычетов учитывают, насколько методика, применявшаяся фактически, соответствует той, что зафиксирована в документах. Расхождение — повод для переквалификации вычетов.
Правило 5% (правило de minimis). Если доля необлагаемых операций за квартал не превысила 5% совокупных расходов на производство и реализацию, налогоплательщик вправе не вести раздельный учёт и принять к вычету весь входной НДС (абз. 7 п. 4 ст. 170 НК РФ). Для оптовой торговли с широким ассортиментом это правило применяется точечно — проверьте структуру расходов за квартал перед тем, как на него полагаться.
- Определить, превысил ли доход за 2025 год порог 20 млн руб. — от этого зависит, нужен ли НДС вообще.
- Разбить товарный ассортимент по ставкам: 22%, 10% (продовольствие, детские, медицинские товары), 0% (экспорт), освобождённые (ст. 149).
- Закрепить метод раздельного учёта в учётной политике для целей налогообложения до начала применения выбранной ставки.
- Настроить аналитику счетов в учётной системе: каждый счёт-фактура — в нужный субсчёт по виду операции.
- Проверить право на правило 5% ежеквартально — не применять его «по умолчанию», без расчёта.
Обезличенный кейс: оптовик перешёл на НДС без раздельного учёта
Ситуация. Оптовый торговец бытовой химией и детскими товарами на УСН с доходом 185 млн руб. за 2025 год с января 2026 года стал плательщиком НДС и выбрал спецставку 5%. При подаче декларации за I квартал 2026 года бухгалтерия указала в качестве налоговой базы только выручку по бытовой химии (ставка 22%), ошибочно выделив детские товары в отдельный поток без НДС. Фактически оба направления подпадали под единую спецставку 5%, раздельного учёта по видам товаров не велось.
Риск. При камеральной проверке (ст. 88 НК РФ) налоговый орган запросил счета-фактуры и книгу продаж. Отсутствие методики раздельного учёта в учётной политике и расхождение между данными АСК НДС контрагентов и декларацией создали основание для доначисления НДС по недоотражённой выручке, штрафа 20% (п. 1 ст. 122 НК РФ) и пеней.
Что помогло. До вынесения решения (ст. 101 НК РФ) компания представила уточнённую декларацию с корректной налоговой базой по всему ассортименту, приложила пояснения с расчётом применённой методики и актуализировала учётную политику. Добровольное исправление до окончания проверки — стандартный аргумент для снижения штрафных последствий.
Если переходный период уже прошёл, а методика раздельного учёта не закреплена или закреплена с ошибками — декларация за текущий квартал может стать точкой входа для камеральной проверки. Декларация подаётся до 25-го числа после окончания квартала. До этого срока ещё можно выстроить корректную позицию.
Получить консультацию по раздельному учётуСчёт-фактура на УСН: когда и как выставлять
При выборе спецставки 5% или 7%, а также при применении стандартной ставки 22% (или 10%, 0%) счёт-фактура обязателен (ст. 169 НК РФ). Реквизиты — стандартные: наименование товара, количество, цена без НДС, ставка, сумма налога, итого с НДС. В строке ставки указывается именно выбранная ставка упрощенца: 5%, 7%, 22% или 10% — в зависимости от товарной группы и применяемого режима.
При освобождении по ст. 145 НК РФ (доход до 20 млн руб.) НДС не выделяется. Практика: выставляется счёт-фактура с отметкой «Без налога (НДС)» либо не выставляется вовсе — оба варианта допустимы. Выставить счёт-фактуру с выделенным НДС при освобождении по ст. 145 — значит создать обязательство уплатить этот НДС в бюджет, не получив права на вычеты (п. 5 ст. 173 НК РФ). Это распространённая ошибка оптовиков, работающих с корпоративными покупателями, которые требуют «НДС в документах».
Распространённое возражение: «Я на упрощёнке — это меня не касается». С 2025 года это не так. УСН определяет базу по налогу на прибыль/НДФЛ, а не по НДС. Обязанность платить НДС теперь определяется доходом и выбором режима (ст. 145, ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ), а не фактом применения УСН. Налоговый орган в рамках камеральной проверки декларации по НДС не обязан учитывать «упрощенческую» логику — он сопоставляет данные с АСК НДС и книгами продаж контрагентов.
Частые вопросы
1. Что даёт освобождение по ст. 145 НК РФ?
Освобождение по ст. 145 НК РФ позволяет не исчислять и не уплачивать НДС. Упрощенцу с доходами за предыдущий год не более 20 млн руб. оно предоставляется автоматически (176-ФЗ в ред. 425-ФЗ). При этом счета-фактуры с выделенным НДС выставлять нельзя, а входной НДС к вычету не принимается — он включается в стоимость товаров.
2. Нужно ли выставлять счета-фактуры на УСН?
Если упрощенец применяет спецставку 5% или 7% либо стандартную ставку 22% — счёт-фактура обязателен (ст. 169 НК РФ). При освобождении по ст. 145 счёт-фактура с выделенным НДС не выставляется; допустимо выставить счёт-фактуру с пометкой «Без налога (НДС)».
3. Кто из упрощенцев платит НДС в 2026 году?
С 2025 года все упрощенцы признаны плательщиками НДС (176-ФЗ от 12.07.2024). Исключение — доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб.: такой упрощенец освобождён от НДС по ст. 145 НК РФ (порог установлен 425-ФЗ от 28.11.2025 с 01.01.2026). Остальные выбирают между ставками 5%, 7% или стандартной 22%.
4. Как выбрать ставку НДС на УСН?
Выбор зависит от объёма доходов и доли входного НДС. При доходах до 272,5 млн руб. (лимит с дефлятором 1,090 на 2026 год) доступна ставка 5% без права на вычет входного НДС. До 490,5 млн руб. — ставка 7%, также без вычета. Если входной НДС значителен (типично для оптовой торговли с крупными закупками), стандартная ставка 22% с вычетами может быть выгоднее: важно просчитать математику под конкретную торговую наценку и структуру закупок.
5. Как уведомить об освобождении от НДС?
Упрощенец, чей доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб., освобождается от НДС автоматически — уведомлять налоговую не нужно. Если доход превысил порог, освобождение прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. Порядок подтверждения и форму уточните в действующих регламентах ФНС [VERIFY].
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база актуальна на дату публикации. Перед принятием решений уточняйте действующую редакцию НК РФ и ведомственные разъяснения.