Раздельный учёт НДС на УСН: общепит
С 2025 года упрощенцы стали плательщиками НДС — и общепит не исключение. Если ваш доход за предыдущий год превысил 20 млн ₽, вы обязаны платить НДС, выставлять счета-фактуры и вести раздельный учёт. Освобождение по ст. 145 НК РФ, специальные ставки 5% и 7%, а для ряда операций — пониженная ставка 10% или льгота по ст. 149 НК РФ: каждый режим требует отдельного учёта операций. Ниже — как именно это устроено и что делать прямо сейчас.
Раздельный учёт НДС на УСН в общепите — не абстракция из налогового кодекса. Это конкретная задача: разделить выручку, входной НДС и операции так, чтобы не переплатить и не нарваться на доначисление. Разберём механику по шагам.
Почему это касается общепита на упрощёнке
Главное возражение, которое мы слышим от владельцев кафе и ресторанов: «Я на УСН, НДС меня не касается». До 2025 года это было верно. С 2025 года — нет.
176-ФЗ от 12.07.2024 сделал упрощенцев плательщиками НДС по умолчанию. Единственный способ не платить НДС — получить освобождение по ст. 145 НК РФ. Его условие с 01.01.2026 (425-ФЗ от 28.11.2025): доход за предыдущий год — не более 20 млн ₽. Это порог, ниже которого НДС можно не платить вовсе. Выше — обязательство возникает автоматически.
Для общепита ситуация имеет дополнительный слой. 104-ФЗ от 25.04.2026 продлил освобождение от НДС для предприятий общепита при соблюдении специальных условий (среднемесячная зарплата, доля «общепитовской» выручки). Значит, часть операций может быть освобождена, а часть — нет. Это и есть исходная точка раздельного учёта.
Норма: ст. 145 НК РФ (освобождение); п. 8–9 ст. 164 НК РФ (спецставки 5%/7%); ст. 149 НК РФ (льготные операции); ст. 170–172 НК РФ (раздельный учёт и вычеты). 176-ФЗ от 12.07.2024; 425-ФЗ от 28.11.2025; 104-ФЗ от 25.04.2026.
Три режима НДС для общепита на УСН: что выбрать
В 2026 году у упрощенца-общепитовца три рабочих сценария. Выбор влияет на раздельный учёт кардинально.
Сценарий 1. Освобождение по ст. 145 НК РФ. Доход за 2025 год — не более 20 млн ₽. Тогда НДС не начисляется, счета-фактуры с налогом не выставляются, декларация по НДС не сдаётся — только уведомление. Раздельный учёт в классическом смысле не нужен: все операции вне НДС. Но входной налог к вычету тоже нельзя принять — он включается в стоимость товаров и затрат.
Сценарий 2. Спецставка 5% или 7%. Доход от 20 млн ₽ до 272,5 млн ₽ — ставка 5% (пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ, лимит с дефлятором 1,090 на 2026). Доход от 272,5 млн ₽ до 490,5 млн ₽ — ставка 7% (пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ). Важно: при этих ставках нет права на вычет входного НДС. Ставка связывает на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ) — нельзя передумать в середине.
Сценарий 3. Стандартные ставки (22% / 10% / 0%). Реализация готовых блюд облагается по основной ставке 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, с 01.01.2026 по 425-ФЗ). Реализация части продовольственных товаров — 10% (п. 2 ст. 164 НК РФ). При стандартных ставках возникает право на вычет: входной НДС от поставщиков принимается к зачёту. Именно здесь раздельный учёт становится обязательным и сложным.
- Выручка за 2025 год: до 20 млн ₽
- Освобождение по ст. 145 НК РФ. НДС не начисляется. Уведомление в инспекцию. Входной налог в вычет не идёт — включается в расходы. Раздельный учёт в разрезе ставок не нужен.
- Выручка за 2025 год: 20–272,5 млн ₽
- Спецставка 5% (пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ). Вычетов нет. Счёт-фактура обязателен. Раздельный учёт нужен, если часть операций льготная по ст. 149 НК РФ — их нужно отделить.
- Выручка за 2025 год: 272,5–490,5 млн ₽
- Спецставка 7% (пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ). Логика та же: нет вычетов, счёт-фактура обязателен, льготные операции — отдельным учётом.
- Стандартные ставки (22% / 10%)
- Полноценный плательщик НДС. Право на вычет есть. Раздельный учёт обязателен при смешанных операциях: облагаемые/необлагаемые, разные ставки. Методология — в учётной политике.
Как устроен раздельный учёт: механика для общепита
Раздельный учёт — требование ст. 170 НК РФ. Он возникает там, где есть одновременно облагаемые и необлагаемые (льготные) операции, или операции по разным ставкам. Для общепита это типичная история.
Что именно делить? Выручку (по видам операций), входной НДС (по поставщикам и видам затрат) и, при необходимости, расходы, которые нельзя прямо отнести к конкретному потоку.
Типичный микс в общепите на 2026 год:
Ресторан на УСН с выручкой 350 млн ₽ выбирает ставку 7%. Основная деятельность — продажа готовых блюд (облагается по 7%). Параллельно работает выездной кейтеринг для корпораций — тоже 7%. Но есть розничная продажа упакованных продуктов в зале (мёд местной пасеки, авторские соусы в банках) — это может подпадать под ставку 10% или 22% в зависимости от вида товара. И периодически — продажа подарочных карт (аванс, момент начисления НДС другой). Вот три потока, и каждый надо вести отдельно.
Пять шагов раздельного учёта при стандартных ставках:
Первое — закрепить методологию в учётной политике до начала налогового периода. Суды при оценке правомерности вычетов смотрят на то, была ли методика задокументирована до операций, а не придумана после проверки.
Второе — завести субсчета в рабочем плане счетов: отдельно для выручки по каждой ставке (22%, 10%, 7%, 5%, 0%, без НДС) и для входного НДС (принимаемый к вычету / включаемый в стоимость / распределяемый пропорционально).
Третье — вести регистры НДС: книгу покупок и книгу продаж по каждому потоку. При спецставках книга продаж обязательна, книга покупок — формально тоже, но вычеты не применяются.
Четвёртое — считать пропорцию. Для «общих» расходов (аренда, коммунальные, зарплата административного персонала) входной НДС распределяется пропорционально выручке: облагаемая / общая (п. 4 ст. 170 НК РФ). Правило «пяти процентов» — если доля необлагаемых операций менее 5% — сохраняется, но применяется осторожно: его условия нужно подтвердить документально.
Пятое — ежеквартально сверять данные книги покупок с суммой вычетов в декларации. Расхождение — типичный повод для требования по ст. 88 НК РФ.
Норма: п. 4 ст. 170 НК РФ (порядок раздельного учёта); п. 4.1 ст. 170 НК РФ (правило пяти процентов); ст. 171–172 НК РФ (вычеты); ст. 169 НК РФ (счёт-фактура); п. 5 ст. 174 НК РФ (декларация — 25-е число после квартала электронно); п. 1 ст. 174 НК РФ (уплата — 28-е число, 3 равными частями).
Если вы только выстраиваете учёт в переходный период — лучше проверить методологию до сдачи первой декларации. Декларация по НДС сдаётся 25-го числа после квартала, уплата — 28-го тремя частями. Ошибка в пропорции или в выборе ставки на старте обойдётся дороже, чем час работы с экспертом сейчас.
Разобрать ситуацию с переходомОсобенности для общепита: льгота по ст. 149 и освобождение по 104-ФЗ
Общепит — одна из немногих отраслей, где в НК РФ есть отраслевая льгота. Пп. 15 п. 2 ст. 149 НК РФ освобождает от НДС услуги общественного питания в ряде случаев. Но с 2022–2025 гг. эта льгота сначала заработала в полную силу, а затем её действие было обусловлено соблюдением критериев: среднемесячная зарплата сотрудников не ниже среднеотраслевой по коду ОКВЭД, доля выручки от общепита в общей выручке — не ниже установленного порога [VERIFY конкретные параметры действующей редакции].
104-ФЗ от 25.04.2026 продлил это освобождение. Это означает: если ваш ресторан или кафе соответствует критериям, часть или весь оборот может быть освобождён от НДС даже при выручке выше 20 млн ₽. Но тогда раздельный учёт становится обязательным — отдельно льготные операции (ст. 149), отдельно облагаемые (если есть).
Именно здесь самая частая ошибка: бухгалтер видит «льготу для общепита» и перестаёт вести раздельный учёт. Инспектор на камеральной проверке запрашивает подтверждение критериев льготы и пропорцию входного НДС. Если учёт не вёлся — налоговая восстанавливает всю сумму к уплате с пенями.
Практика. При смешанных операциях (часть — льгота ст. 149, часть — облагается) суды при оценке правомерности вычетов смотрят: задокументирована ли методика до операций, совпадает ли пропорция с выручкой по первичке, корректно ли заполнен раздел 7 декларации по НДС (необлагаемые операции). Отсутствие одного из элементов — повод для доначисления.
Возражение: «Я на упрощёнке, НДС меня не касается». До 2025 года — правда. С 2025 года — нет. 176-ФЗ от 12.07.2024 отменил этот иммунитет для всех упрощенцев с выручкой выше 20 млн ₽. Если вы не подали уведомление об освобождении и не выбрали ставку, инспекция применит ставку по умолчанию — 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ). Это не предположение: это уже происходит по итогам первых камеральных проверок 2025–2026 гг.
Счёт-фактура и декларация: что обязательно
Счёт-фактура при переходе на НДС для упрощенца — обязательный документ по ст. 169 НК РФ. Нет счёта-фактуры — нет вычета у покупателя на ОСНО. Нет счёта-фактуры у вас — нарушение, которое фиксируется в АСК НДС по расхождению «покупатель заявил вычет, а продавец не отразил реализацию».
При спецставках 5% и 7%: счёт-фактура выставляется с указанием ставки 5% или 7%. Покупатель получает его, но к вычету не принимает (ограничение п. 9 ст. 164 НК РФ применяется и к цепочке). Именно поэтому корпоративные клиенты (компании на ОСНО) нередко выбирают поставщиков со стандартными ставками — им важен вычет. Это коммерческое ограничение спецставки, о котором владельцам ресторанов стоит знать заранее.
При освобождении по ст. 145 НК РФ: счёт-фактура выставляется с пометкой «Без налога (НДС)» или не выставляется вовсе (по договорённости с покупателем). Декларацию по НДС сдавать не нужно — только уведомление и подтверждение права на освобождение раз в год.
Декларация по НДС сдаётся электронно до 25-го числа после окончания квартала (п. 5 ст. 174 НК РФ). Уплата — до 28-го числа, тремя равными частями (п. 1 ст. 174 НК РФ). Просрочка декларации: штраф 5% в месяц, не более 30%, не менее 1 000 ₽ (п. 1 ст. 119 НК РФ). Неуплата: 20% от недоимки при неосторожности, 40% при умысле (ст. 122 НК РФ).
Из практики. Кафе на УСН (доходы — 185 млн ₽ за 2025 г.) выбрало ставку 5% с января 2026 г. Параллельно в зале продавались упакованные продукты (мёд, варенье) — без счёта-фактуры с выделенным НДС. По итогам камеральной проверки инспекция квалифицировала эти продажи как отдельный вид деятельности и потребовала начислить НДС по ставке 22% (не 5%) — по основанию, что льготная ставка 5% применяется к услугам общепита, а не к торговле. Итог: доначисление, штраф 20% по п. 1 ст. 122 НК РФ, необходимость восстанавливать раздельный учёт задним числом. Грамотное разделение потоков в учётной политике с января позволило бы избежать претензий.
- Определить доход за прошлый год и выбрать режим НДС: освобождение (до 20 млн ₽), спецставка 5% или 7%, стандартная ставка.
- Зафиксировать методологию раздельного учёта в учётной политике до начала применения нового режима.
- Завести субсчета в плане счетов: отдельно по каждой ставке и по видам входного НДС.
- Настроить выставление счетов-фактур: правильная ставка, обязательные реквизиты по ст. 169 НК РФ.
- Если есть льготные операции (ст. 149, освобождение общепита по 104-ФЗ) — заполнять раздел 7 декларации и хранить документы для подтверждения критериев льготы.
Выбор ставки при переходе — не просто арифметика. Спецставка 5% привязывает на 12 кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ), а окно для отказа у «новичков» — только 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ). Если вы ещё не сделали выбор или сомневаетесь в правильности уже сделанного — лучше проверить до следующей сдачи декларации.
Получить консультацию по переходуКак выбрать ставку: аналитика для общепита
Нет единственно правильного ответа — только оптимальный для конкретной структуры бизнеса. Вот как думать о выборе.
Структура затрат и доля входного НДС. Если ресторан закупает продукты у поставщиков на ОСНО, входной НДС в закупках существенный. При стандартных ставках его можно принять к вычету и уменьшить налог к уплате. При ставках 5%/7% — нельзя. Значит, при высокой доле затрат с НДС стандартные ставки могут быть выгоднее, даже несмотря на более высокую ставку.
Клиентский профиль. Если основные клиенты — физические лица и компании на УСН, им вычет не нужен: спецставка 5%/7% снижает нагрузку на бизнес без потери конкурентоспособности. Если среди клиентов много корпораций на ОСНО, они будут давить на снижение цены на сумму НДС — ведь вычет им недоступен. В этом случае стандартная ставка с вычетом у них может быть стратегически выгоднее.
Долгосрочная логика. Спецставка фиксируется на 12 кварталов — три года. За это время может измениться выручка, структура клиентов, модель бизнеса. Перейти с 5% на 22% в середине — нельзя без потери периода. Это не страшно, если всё рассчитано заранее, и катастрофично, если нет.
Освобождение и рост. Если выручка сейчас около 20 млн ₽ и вы планируете расти — нужно заранее решить: когда пересечёте порог, что делаете? Период применения спецставки начинается с того квартала, в котором утрачено право на освобождение. Если не подать уведомление о выборе ставки вовремя, налоговая применит 22% по умолчанию.
Из практики. Сеть кофеен на УСН (три точки, суммарная выручка за 2025 год — 240 млн ₽) выбрала ставку 5% с января 2026 г. Входной НДС от поставщиков кофе и молока (поставщики на ОСНО) составлял около 8 млн ₽ в год. При ставке 5% эта сумма включалась в стоимость закупок и увеличивала расходы. При пересчёте оказалось, что при стандартной ставке 22% и принятии вычетов налог к уплате был бы сопоставимым, а у корпоративных клиентов появился бы вычет, что давало конкурентное преимущество. Анализ до подачи уведомления о выборе ставки позволил принять обоснованное решение — в данном случае остаться на 5%, сделав ставку на розницу. Главное — выбор был осознанным.
Частые вопросы
1. Можно ли применять вычеты при пониженной ставке?
Нет. Выбор ставок 5% или 7% (пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ) исключает право на налоговые вычеты по ст. 171–172 НК РФ. Это прямая норма закона, действующая с 2025 года по 176-ФЗ. Вычеты доступны только при стандартных ставках 22%, 10% или 0%.
2. Нужно ли выставлять счета-фактуры на УСН?
Да. Упрощенцы — плательщики НДС обязаны выставлять счета-фактуры по ст. 169 НК РФ. Исключение — освобождённые по ст. 145 НК РФ: они вправе не выставлять счета-фактуры или выставлять их с пометкой «Без налога (НДС)». При пониженных ставках 5% и 7% счёт-фактура обязателен, но входной НДС к вычету в нём не принимается.
3. Как уведомить об освобождении от НДС?
Необходимо направить уведомление в налоговый орган по установленной форме. Срок подачи — не позднее 20-го числа месяца, начиная с которого применяется освобождение. Форму и точный порядок подачи уточняйте в действующей редакции ст. 145 НК РФ и приказах ФНС [VERIFY].
4. Что даёт освобождение по ст. 145 НК РФ?
Освобождение по ст. 145 НК РФ означает, что бизнес не начисляет и не платит НДС, не выставляет счета-фактуры с налогом и не сдаёт декларацию по НДС (только уведомление). Для УСН-плательщиков порог — доход за предыдущий год не более 20 млн ₽ (176-ФЗ в ред. 425-ФЗ, с 01.01.2026). Оборотная сторона: нет права на вычеты, а партнёры на ОСНО теряют входной НДС.
5. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 01.01.2026 по 425-ФЗ: основная ставка НДС выросла до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ); порог освобождения для УСН зафиксирован на уровне 20 млн ₽ дохода за предыдущий год; лимиты для спецставок с учётом дефлятора 1,090 составляют 272,5 млн ₽ (ставка 5%) и 490,5 млн ₽ (ставка 7%). Для общепита дополнительно продлено освобождение по 104-ФЗ от 25.04.2026 при соблюдении условий.
Опубликовано: 22 мая 2026
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НК РФ и условия льгот уточняйте по действующей редакции или у специалиста.