НДС на УСН при рознице и B2C: как правильно оформить

30 апреля 2026  ·  Виктор Аршинов

Почему «я на упрощёнке» больше не освобождает от НДС

До 2025 года упрощенцы не платили НДС — это было одним из главных преимуществ УСН. Законом 176-ФЗ от 12.07.2024 правило изменено: с 1 января 2025 года организации и ИП на УСН признаются плательщиками НДС по умолчанию. Исключение — освобождение по ст. 145 НК РФ, но оно требует активного действия: нужно подать уведомление.

Для розницы и B2C это создаёт конкретную проблему. Покупатель-физлицо НДС к вычету не принимает — ему всё равно, выделен ли налог в цене. Но если вы не разобрались с оформлением заранее, выставили цены без учёта НДС и не перенастроили кассу — налог придётся платить «сверху» из вашей выручки. По ставке 5% (расч. 5/105, пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ) это означает, что с каждых 105 рублей выручки 5 рублей уйдёт в бюджет. Не заметить это в марже сложно.

Шаг 1. Определите свой статус: освобождение или плательщик НДС

Первое, что нужно сделать, — проверить доход за предыдущий календарный год по данным налогового учёта УСН.

Шаг 2. Подайте уведомление об освобождении — если оно вам доступно

Освобождение по ст. 145 НК РФ не применяется автоматически. Нужно уведомить налоговую инспекцию. Срок — не позднее 20-го числа месяца, с которого вы хотите начать применять освобождение. Форма уведомления утверждена ФНС.

К уведомлению прикладываются документы, подтверждающие размер выручки. Для упрощенцев это данные книги учёта доходов и расходов (КУДиР) за предшествующий год. Если доход за предыдущий год не превысил 20 млн рублей — основание для освобождения есть.

Важный нюанс для ИП: с апреля 2026 года проценты по банковским вкладам не учитываются в пороге дохода при проверке права на освобождение — при условии, что общий доход за 2025 год не превысил 60 млн рублей (104-ФЗ от 25.04.2026). Это изменение снизило риск «случайного» превышения порога для ИП с депозитами.

Если уведомление не подано — формально инспекция вправе считать вас плательщиком НДС с обязанностью подавать декларации. На практике при рознице и B2C это означает доначисление налога расчётным методом — из суммы выручки, а не сверх неё. Последствие: НДС придётся платить из маржи.

Шаг 3. Выберите ставку и зафиксируйте её

Если освобождение вам недоступно — нужно выбрать, по какой ставке платить НДС. Для упрощенцев, работающих в рознице и B2C, выбор обычно стоит между спецставками 5% и 7% и общей ставкой 22%.

Спецставки 5% и 7% — это упрощённый режим НДС: нет права на вычет входящего налога, зато меньше администрирования. Для B2C, где покупатели-физлица всё равно не принимают НДС к вычету, это часто оптимальный выбор. Экономически ставка 5% означает нагрузку примерно 4,76% от суммы выручки (5/105); ставка 7% — около 6,54% (7/107).

Общая ставка 22% (расч. 22/122) имеет смысл, если у вас значительный входящий НДС — от поставщиков, арендодателей, импортных операций. В этом случае вычет по ст. 171–172 НК РФ может существенно снизить итоговую сумму к уплате.

Ключевое ограничение спецставок: выбор фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ от 12.07.2024). С 1 января 2026 года для впервые переходящих на спецставку действует окно однократного отказа в течение 4 налоговых периодов (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). После этого окна — поменять ставку раньше истечения 12 кварталов нельзя.

• Посчитайте долю входящего НДС в затратах: если она превышает примерно 10–12% от выручки, ставка 22% с вычетом может быть выгоднее 5%.
• Проверьте лимиты на 2026 год: 272,5 млн рублей для ставки 5%, 490,5 млн рублей для ставки 7% (с дефлятором 1,090, приказ МЭР № 734).
• Учтите, что выбор ставки фиксируется на 12 кварталов — ошибка дорогостоящая.
• Если ваши доходы в течение года могут пересечь 272,5 млн рублей — заранее проработайте переход со ставки 5% на 7%.
• Зафиксируйте выбор письменно (учётная политика, уведомление в налоговую).

Шаг 4. Перенастройте кассу и первичные документы

Розница и B2C работают через контрольно-кассовую технику. После того как вы определились со статусом — плательщик НДС или освобождённый — касса должна это отражать.

Если применяете освобождение по ст. 145 НК РФ: в кассовом чеке ставка НДС не указывается. Убедитесь, что ваш оператор фискальных данных (ОФД) и кассовая программа настроены на режим «без НДС». Выставлять счета-фактуры покупателям не нужно.

Если применяете спецставку 5% или 7%: в кассовом чеке НДС выделяется отдельной строкой — по расчётной ставке 5/105 или 7/107 (ст. 168 НК РФ). Для оптового покупателя, который запросит полный пакет документов, дополнительно нужно оформить счёт-фактуру (ст. 169 НК РФ) и накладную или УПД. В рознице, где покупатели — физлица, счёт-фактура заменяется кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Типичные ошибки при настройке кассы:

Первая — продолжать работать в режиме «НДС не облагается» после того, как доходы пересекли порог 20 млн рублей и освобождение прекратилось. Инспекция это видит по данным ОФД. Вторая — неправильно указать ставку: поставить в чек 22% вместо 5%, или 5% вместо «без НДС». В обоих случаях возникают расхождения между данными кассы и декларацией.

Шаг 5. Сдавайте декларацию и платите налог в срок

Если вы плательщик НДС (не освобождённый) — декларацию нужно сдавать ежеквартально, строго электронно, не позднее 25-го числа месяца после окончания квартала (п. 5 ст. 174 НК РФ). НДС уплачивается тремя равными частями — до 28-го числа каждого из трёх месяцев квартала, следующего за отчётным (п. 1 ст. 174 НК РФ).

Для освобождённых по ст. 145 НК РФ: декларацию по НДС подавать не нужно. Но если вы всё же выставили покупателю счёт-фактуру с выделенным НДС — обязанность уплатить выделенную сумму возникает в полном объёме (п. 5 ст. 173 НК РФ). Это распространённая ошибка в рознице: менеджер по ошибке выдал покупателю-юрлицу счёт-фактуру с НДС 5%, хотя компания на освобождении. Последствие — налог к уплате и декларация.

За неуплату НДС — штраф 20% от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ) при неосторожности, 40% — при умысле (п. 3 ст. 122 НК РФ). За непредставление декларации — 5% за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей (п. 1 ст. 119 НК РФ). Дополнительно начисляются пени [VERIFY — уточните текущий порядок расчёта пеней по ст. 75 НК РФ].

Особенности B2C: что важно для работы с физлицами

В сегменте B2C (продажи конечным потребителям) есть несколько специфических моментов, которые стоит учитывать отдельно.

Ценообразование. Физлица не принимают НДС к вычету, поэтому для них важна конечная цена, а не разбивка на «цена + НДС». Если вы работаете на спецставке 5% — можно включить НДС в цену («НДС включён») и не переписывать прайс. Расчётная ставка 5/105 означает, что НДС уже «сидит» внутри цены. Важно обновить прайс-листы и ценники, чтобы они корректно отражали итоговую сумму для покупателя.

Смешанные продажи (B2C + B2B). Многие розничные бизнесы одновременно продают физлицам и юрлицам. Для юрлица важно получить корректный счёт-фактуру с НДС — иначе он не сможет взять налог к вычету. Для физлица достаточно кассового чека. Настройте процессы так, чтобы при запросе от юрлица менеджер мог оформить полный пакет документов. Несоответствие данных в счёте-фактуре и кассовом чеке — основание для вопросов на камеральной проверке.

Интернет-торговля. При продажах через интернет-магазин кассовый чек с выделенным НДС формируется онлайн-кассой автоматически при оплате. Убедитесь, что платёжный модуль и касса синхронизированы и используют актуальную ставку. При агрегаторах и маркетплейсах — проверьте договор: если маркетплейс выступает агентом, порядок оформления НДС может отличаться.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Налоговое законодательство меняется — проверяйте актуальность норм перед принятием решений.