Как выбрать ставку НДС: клининг — расчёт и рекомендации
Наталья Свияжская · 30 апреля 2026
Клининговая компания на УСН с доходами свыше 20 млн рублей за прошлый год обязана платить НДС с 2025 года. Выбор стоит между тремя вариантами: освобождение по ст. 145 НК РФ (если доходы не превысили 20 млн), спецставка 5% или 7% (без вычетов) либо стандартная ставка 22% (с вычетами). Для большинства клининговых компаний 5% или 7% выгоднее 22%, но только при условии, что входящий НДС у вас невысок — а в клининге это типичная ситуация.
Меня это касается: почему упрощёнка больше не защищает
Распространённое возражение — «я на упрощёнке, НДС меня не касается» — перестало работать с 2025 года. 176-ФЗ от 12.07.2024 сделал упрощенцев плательщиками НДС, а 425-ФЗ от 28.11.2025 зафиксировал ставку 22% с 1 января 2026 года и установил порог освобождения для УСН в размере 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ).
Что это означает на практике: если ваш клининговый бизнес заработал за 2025 год больше 20 млн рублей, в 2026 году вы — плательщик НДС автоматически. Без уведомлений, без выбора, без переходного периода «на подумать». Если доходы не превысили 20 млн рублей, у вас есть право на освобождение, но его нужно правильно оформить. Именно поэтому вопрос «как выбрать ставку НДС» для клинингового бизнеса требует расчёта, а не интуиции.
Важный нюанс 2026 года: порог 20 млн рублей заморожен на несколько лет (законопроект 1256655-8, закон лета 2026). Снижение до меньших значений откладывается — конкретные годы уточняются. Это означает, что компании с доходами чуть ниже порога получили передышку, но её нужно использовать для подготовки структуры к будущей смене режима.
Три варианта и кому они подходят в клининге
Клининговый бизнес — это специфика: высокая доля ФОТ, химия и расходники от мелких поставщиков, минимум капитальных вложений. Структура затрат напрямую определяет, какой вариант НДС выгоднее. Разберём каждый.
Вариант 1: Освобождение по ст. 145 НК РФ. Доступен, если доходы за предыдущий год не превысили 20 млн рублей. При освобождении НДС не начисляете и не уплачиваете, счета-фактуры с выделенным налогом не выставляете, декларацию по НДС не подаёте. Казалось бы, идеальный вариант — но у него есть обратная сторона: ваши клиенты-юрлица на ОСНО не смогут принять входящий НДС к вычету. Для клинингового B2B, где заказчики — офисные центры, торговые сети, промышленные предприятия — это может означать потерю контрактов или снижение цены.
Вариант 2: Спецставка 5%. Применяется, пока доходы не превышают 272,5 млн рублей в 2026 году (с учётом дефлятора 1,090, приказ МЭР от 06.11.2025 № 734, п. 8–9 ст. 164 НК РФ). Выбирается при переходе и фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Вычеты по входящему НДС не применяются — но для клининга, где основная статья расходов это ФОТ и малый закупочный НДС, это некритично. Выглядит просто: начислили 5% сверх цены, уплатили, вычетов нет, учёт несложный.
Вариант 3: Спецставка 7%. Применяется при доходах от 272,5 до 490,5 млн рублей (п. 8–9 ст. 164 НК РФ, дефлятор 1,090). Та же логика — без вычетов, фиксация на 12 кварталов. Подходит для крупных региональных или федеральных клининговых операторов.
Вариант 4: Стандартная ставка 22%. Применяется с правом на вычеты по ст. 171–172 НК РФ. Если ваши поставщики выставляют счета-фактуры с НДС на значительные суммы — закупка профессионального оборудования, клининговой химии оптом с НДС — вычеты могут существенно снизить итоговую нагрузку. Но в типичном клининге доля таких расходов невысока, и 22% минус небольшой вычет всё равно ощутимо выше, чем 5%.
Не уверены, какая ставка подходит именно вашей клининговой компании? Каждый квартал промедления — это либо переплата налога, либо риск ошибки при переходе. Расчёт занимает меньше часа — но избавляет от 12 кварталов неверного режима.
Разобрать ситуациюКак считать: модель расчёта для клинингового бизнеса
Правильный выбор ставки — это арифметика. Ниже — пошаговая логика, которую применяет практикующий бухгалтер при анализе клинингового бизнеса.
Шаг 1. Определите базу и доходы. Возьмите выручку за предыдущий год. Если она менее 20 млн рублей — рассматривайте освобождение как первый вариант. Если от 20 до 272,5 млн рублей — зона 5%. Если от 272,5 до 490,5 млн рублей — зона 7%. Эти лимиты установлены с учётом дефлятора 1,090 на 2026 год.
Шаг 2. Посчитайте входящий НДС. Соберите все закупки, по которым поставщики выставляют счета-фактуры с выделенным НДС. Для типичного клинингового бизнеса это: профхимия и расходники (не всегда с НДС — много мелких поставщиков на УСН), аренда склада и офиса (если арендодатель на ОСНО), лизинг техники, субподряд. Посчитайте итоговую сумму входящего НДС за квартал.
Шаг 3. Сравните три сценария. Возьмите квартальную выручку. Рассчитайте, сколько вы заплатите НДС при каждом варианте:
При ставке 5% (расч. 5/105): если ставка «внутри цены» — НДС = выручка × 5/105. Если 5% «сверху» — НДС = выручка × 5%. Вычеты не применяются, итог — вся сумма к уплате.
При ставке 22% (расч. 22/122): НДС начисленный — выручка × 22/122 (или 22% сверху). Из него вычитаете входящий НДС от поставщиков. К уплате — разница. Если входящего НДС мало, к уплате — почти вся начисленная сумма, то есть значительно больше, чем при 5%.
Пример для иллюстрации (обезличен, цифры условные). Клининговая компания, квартальная выручка — 15 млн рублей. Входящий НДС от поставщиков за квартал — 300 тысяч рублей (химия, аренда).
При 5%: НДС к уплате = 15 млн × 5% = 750 тысяч рублей. При 22% с вычетом: НДС начисленный = 15 млн × 22% = 3 300 тысяч рублей, минус вычет 300 тысяч = 3 000 тысяч рублей к уплате. Разница — в четыре раза. Вывод очевиден: для клинингового бизнеса с низкой долей входящего НДС ставка 5% даёт кратно меньшую нагрузку.
Когда 22% может быть выгоднее? Только если входящий НДС сопоставим с начисленным. Это возможно при лизинге дорогостоящей техники на большой флот, при реконструкции объекта, при крупных закупках у ОСНО-поставщиков. Для малого и среднего клинингового бизнеса такая ситуация редка — но её нужно просчитать конкретно.
Матрица сценариев: три ситуации в клинингом бизнесе
- Ситуация А: Небольшая компания, доходы до 20 млн рублей за 2025 год, клиенты — физлица и малый бизнес без запроса на вычеты
- Риск: Применяете НДС без необходимости, переплачиваете, теряете в цене для конечных клиентов. Рекомендация: Подайте уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ. Следите за доходами — при превышении 20 млн рублей обязанность по НДС возникает с того же квартала. Контролируйте ежеквартально.
- Ситуация Б: Компания с доходами 25–150 млн рублей, клиенты — юрлица на ОСНО, закупки у поставщиков без НДС или с минимальным НДС
- Риск: Выбор 22% даст нагрузку в 3–4 раза выше, чем 5%, при том что входящего НДС к вычету почти нет. Клиенты на ОСНО хотят счёт-фактуру — она будет и при ставке 5%. Рекомендация: Выбирайте ставку 5% (пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ). Выставляйте счета-фактуры с НДС 5% — это даёт клиенту документ, пусть и с ограниченным правом на вычет. Следите, чтобы доходы не превысили 272,5 млн рублей (иначе переход на 7%).
- Ситуация В: Компания с доходами 150–300 млн рублей, крупный парк оборудования на лизинге, значительные закупки у ОСНО-поставщиков
- Риск: Спецставка 5% даёт меньше нагрузки при низком входящем НДС, но при высоком — может быть невыгодна. Рекомендация: Сделайте расчёт по реальным цифрам. Если входящий НДС превышает 15–18% от начисленного — 22% с вычетами становится конкурентным вариантом. Обратитесь за индивидуальным расчётом, прежде чем зафиксировать ставку на 12 кварталов.
Переходный период: что нужно оформить и в какие сроки
Выбор ставки — не абстракция. Он требует конкретных процессуальных действий, и ошибка в оформлении может стоить дороже самого налога.
Уведомление об освобождении (ст. 145 НК РФ). Если вы подходите под порог 20 млн рублей и хотите применять освобождение — необходимо подать уведомление. Форму и точный срок подачи уточните по действующей редакции НК РФ. Освобождение действует 12 месяцев подряд; прекратить его досрочно нельзя — если доходы превысят порог, обязанность по НДС возникает автоматически.
Уведомление о выборе спецставки 5% или 7%. Порядок подачи аналогичен — уточните в действующей редакции. Ключевое ограничение: выбранная спецставка фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). После этого срока можно отказаться от неё. Если вы впервые перешли на спецставку с 2025 или 2026 года — у вас есть окно однократного отказа в течение 4 налоговых периодов (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Это единственный шанс скорректировать выбор без ожидания полных 12 кварталов.
Счета-фактуры и отчётность. С момента, как вы стали плательщиком НДС (по любой ставке), обязаны выставлять счета-фактуры по ст. 169 НК РФ. Декларация по НДС подаётся до 25-го числа месяца, следующего за кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Уплата — до 28-го числа, тремя равными частями (п. 1 ст. 174 НК РФ). Эти сроки одинаковы при любой ставке.
Восстановление НДС. Если до перехода вы применяли вычеты (например, были на ОСНО и потом перешли на УСН), при переходе на спецставку без права на вычеты НДС, ранее принятый к вычету, может подлежать восстановлению по ст. 170 НК РФ. Проверьте этот момент с бухгалтером заранее.
- Проверьте сумму доходов за предыдущий год — до 20 млн рублей или выше (п. 1 ст. 145 НК РФ)
- Соберите данные по входящему НДС от поставщиков за квартал и посчитайте долю в выручке
- Сравните нагрузку при 5% и 22% на реальных цифрах вашего бизнеса
- Подайте уведомление о выбранном режиме (освобождение или спецставка) в установленный срок уточните по действующей редакции
- Перестройте выставление счетов-фактур и форму расчётов с клиентами под новый режим с первого дня квартала
Типичные ошибки клинингового бизнеса при выборе ставки
Ошибка 1: Выбрать 22% «по умолчанию» как основную ставку. Многие бухгалтеры, привыкшие к ОСНО, автоматически ориентируются на 22%. Для клинингового бизнеса с низкой долей входящего НДС это означает переплату в 3–4 раза по сравнению со ставкой 5%. Расчёт занимает час — и стоит 12 кварталов правильного режима.
Ошибка 2: Не подать уведомление вовремя. Без правильно оформленного уведомления применяемый режим может быть оспорен налоговой. Это риск доначисления НДС по стандартной ставке за весь период — плюс пени и штраф по ст. 122 НК РФ (20% за неосторожность, 40% при умысле).
Ошибка 3: Выставить счёт-фактуру с НДС при освобождении по ст. 145. Если вы применяете освобождение, но ошибочно выделили НДС в счёте-фактуре — по п. 5 ст. 173 НК РФ вы обязаны уплатить его в бюджет полностью. Вычет при этом не возникает. Это классическая ловушка переходного периода.
Ошибка 4: Не учесть ограничение на 12 кварталов. Выбрав ставку 5%, вы фиксируете её минимум на три года. Если через год условия изменятся (вырастет доля ОСНО-расходов), сменить ставку не получится до истечения срока. Исключение — окно отказа в 4 периода для впервые перешедших (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ).
Ошибка 5: Игнорировать структуру договоров с клиентами. Если в контрактах с заказчиками НДС не выделен или указано «без НДС», переход на любую ставку порождает вопрос: как перевыставить счета? Нужно заранее согласовать изменение цены или порядок включения НДС с каждым клиентом.
Из практики (обезличено). Региональный клининговый оператор с выручкой около 80 млн рублей в год обслуживал преимущественно торговые центры и офисные здания. При переходе на НДС бухгалтерия выбрала ставку 22% с вычетами — предполагая, что «всегда так делали» и что вычеты по химии и расходникам снизят нагрузку. После первого квартала оказалось: большинство поставщиков химии работали на УСН без НДС, входящий НДС составил менее 4% от начисленного. Нагрузка при 22% оказалась в 3,5 раза выше, чем была бы при 5%. Скорректировать выбор не позволил срок фиксации. В следующем году компания провела пересчёт и дождалась окончания 12-квартального периода. Расчёт до подачи уведомления стоил бы несопоставимо меньше.
Окно однократного отказа от спецставки — 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ). Если вы только переходите на НДС, это единственный шанс скорректировать выбор без ожидания трёх лет. Разберём ситуацию вашей компании и дадим конкретный расчёт по ставкам.
Получить консультациюКак клиенты-юрлица воспринимают разные ставки
Для клинингового B2B важен не только ваш налог — но и то, что получает ваш клиент. При ставке 22% заказчик на ОСНО принимает входящий НДС к вычету в полном объёме. При ставках 5% и 7% клиент получает счёт-фактуру с выделенным НДС, но право на вычет у него ограничено — он может принять только 5% или 7% к вычету соответственно. При освобождении по ст. 145 НДС в счёте-фактуре не выделяется, и вычета нет вообще.
На практике это означает: крупные корпоративные заказчики, для которых НДС-вычет существенен, могут предпочесть подрядчика на 22%. Но для большинства сегментов клининга — офисы малого бизнеса, ТСЖ, частные объекты, госбюджетники — этот аргумент несущественен. Анализируйте структуру своей клиентской базы перед выбором ставки.
Есть и практический ответ на давление заказчика: перейдите на 22% только если доля входящего НДС у вас высока И крупные ОСНО-клиенты составляют более половины выручки. В противном случае разница в цене из-за ставки может быть предметом переговоров, а налоговая нагрузка при 22% превысит выигрыш от сохранения клиента.
Снимаем возражение: «Я на упрощёнке — НДС меня не касается». С 2025 года это утверждение неверно для любого упрощенца с доходом свыше 20 млн рублей за предыдущий год. 176-ФЗ от 12.07.2024 включил УСН в периметр НДС-плательщиков. Если доходы за 2025 год превысили 20 млн рублей — с 2026 года вы платите НДС независимо от желания. Вопрос только в том, какую ставку выбрать. И этот выбор стоит сделать правильно — он фиксируется на 12 кварталов.
Часто задаваемые вопросы
1. Как перейти на НДС без ошибок?
Начните с анализа доходов за предыдущий год: если они превысили 20 млн рублей, освобождение по ст. 145 НК РФ вам недоступно. Определите, какая ставка выгоднее — 5%, 7% или 22% с вычетами. Подайте уведомление в налоговую до начала квартала, с которого меняете режим. Перестройте первичку и выставление счетов-фактур — это обязательно с первого дня.
2. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 1 января 2026 года основная ставка НДС выросла до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Для упрощенцев с доходом свыше 20 млн рублей за прошлый год обязательна уплата НДС. Порог освобождения по ст. 145 НК РФ для УСН зафиксирован на уровне 20 млн рублей и заморожен на несколько лет. Спецставки 5% и 7% по п. 8 ст. 164 НК РФ доступны для тех, кто остаётся на УСН, но платит НДС.
3. Как уведомить об освобождении от НДС?
Если доходы за предыдущий год не превысили 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ), подайте уведомление в инспекцию. Срок подачи и форму уточните по действующей редакции. Освобождение действует 12 месяцев и продлевается. При освобождении НДС не начисляете и счета-фактуры с выделенным налогом не выставляете — но право на вычеты теряется.
4. Можно ли применять вычеты при пониженной ставке?
Нет. При выборе спецставок 5% или 7% (п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ от 12.07.2024) право на вычеты по ст. 171–172 НК РФ не применяется. Входящий НДС от поставщиков включается в затраты, а не возмещается. Стандартная ставка 22% с вычетами выгодна, только если доля НДС-облагаемых расходов у вас достаточно высока.
5. Нужно ли выставлять счета-фактуры на УСН?
Если вы выбрали любую ставку НДС — 5%, 7% или 22% — обязаны выставлять счета-фактуры по ст. 169 НК РФ и подавать декларацию по НДС до 25-го числа следующего месяца после квартала. Если применяете освобождение по ст. 145 НК РФ, счета-фактуры с выделенным НДС не выставляете. Ошибочно выделенный НДС в счёте-фактуре влечёт обязанность его уплатить по п. 5 ст. 173 НК РФ.
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. За применением норм к конкретной ситуации обратитесь к специалисту.