Как выбрать ставку НДС: аутстаффинг — расчёт и рекомендации

Q: Как выбрать ставку НДС на УСН?

Сравните нагрузку при трёх вариантах: освобождение (если доход до 20 млн ₽), ставка 5% без вычетов (лимит 272,5 млн ₽ в 2026 году), ставка 7% без вычетов (лимит 490,5 млн ₽), стандартная ставка 22% с вычетами. Для аутстаффинга с минимальным входящим НДС ставки 5 или 7%, как правило, выгоднее.

Q: Как перейти на НДС без ошибок?

Проверьте доход за предыдущий год, рассчитайте нагрузку по каждой ставке, оцените структуру вычетов и интересы заказчиков. Настройте учётную систему и шаблоны счетов-фактур до начала первого квартала применения выбранной ставки. Помните: спецставка связывает на 12 последовательных кварталов, а для первичного перехода есть окно отказа — 4 налоговых периода.

29 апреля 2026 · Автор: Наталья Свияжская

Если ваш доход за прошлый год превысил 20 млн ₽, вы обязаны платить НДС независимо от того, что вы на УСН — это норма п. 1 ст. 145 НК РФ в редакции 425-ФЗ, действующей с 01.01.2026. Для аутстаффинговой компании с высокой долей ФОТ и минимальными входящими вычетами пониженная ставка 5% или 7% почти всегда выгоднее стандартной 22%, но выбор необратим на 12 кварталов. Ниже — пошаговый расчёт и точка принятия решения.

Шаг 1. Определите, есть ли у вас обязанность платить НДС

Распространённое заблуждение: «я на упрощёнке — НДС меня не касается». Это перестало быть правдой с 2025 года. По 176-ФЗ от 12.07.2024 все организации и ИП на УСН стали плательщиками НДС. Единственный способ не платить — пройти по порогу освобождения.

п. 1 ст. 145 НК РФ (ред. 176-ФЗ, 425-ФЗ): освобождение от НДС доступно, если доход за предшествующий календарный год не превысил 20 млн ₽. С 01.01.2026 порог зафиксирован на этом уровне (заморозка по законопроекту № 1256655-8); конкретные годы дальнейшего снижения — уточните по действующей редакции, уточняйте по текущей редакции.

Для аутстаффинговой компании практическая проверка проста: возьмите строку «Доходы» из книги учёта доходов и расходов за прошлый год. Если сумма выше 20 млн ₽ — освобождение закрыто, переходите к шагу 2. Если ниже — зафиксируйте это документально и следите за порогом ежеквартально: как только превысите в текущем году, обязанность возникнет с первого числа следующего месяца после превышения.

Отдельный нюанс для ИП-аутстаффера: по 104-ФЗ от 25.04.2026 проценты по банковским вкладам не включаются в доход для расчёта порога, если совокупный доход за 2025 год не превысил 60 млн ₽. Это снижает риск «случайного» превышения у небольших ИП с накопленными депозитами.

Шаг 2. Разберитесь, какие ставки вообще доступны упрощенцам

С 01.01.2026 ставочная архитектура для плательщиков на УСН выглядит так (ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ):

Освобождение (0 НДС): Доход за прошлый год не превысил 20 млн ₽. Счёт-фактуры выставлять не нужно, декларация по НДС не подаётся.
Спецставка 5% (расч. 5/105): Пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ. Применяется, если доход не превысил лимит 272,5 млн ₽ в 2026 году (с учётом дефлятора 1,090, приказ МЭР от 06.11.2025 № 734). Право на вычеты отсутствует.
Спецставка 7% (расч. 7/107): Пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ. Применяется при доходе до 490,5 млн ₽ в 2026 году. Право на вычеты отсутствует.
Стандартная ставка 22% (расч. 22/122): П. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ, с 01.01.2026. Полное право на вычеты по ст. 171–172 НК РФ.

Важная оговорка по спецставкам: выбор ставки 5% или 7% связывает на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Если вы впервые переходите на НДС с 2026 года, действует окно однократного отказа — 4 налоговых периода (425-ФЗ, абз. 2 п. 9 ст. 164). По истечении окна поменять ставку нельзя до конца 12-квартального срока. Это не мелкий технический момент — это финансовое обязательство на три года.

Шаг 3. Рассчитайте налоговую нагрузку для аутстаффинга

Аутстаффинг — это предоставление персонала заказчику: вы нанимаете работников в свой штат и «отдаёте» их клиенту. Структура затрат принципиально отличается от торговли или производства: основная статья — фонд оплаты труда (ФОТ) с начислениями. ФОТ НДС не облагается, поэтому пул входящих вычетов у аутстаффера минимален: немного аренды, связи, программного обеспечения — и всё.

Это ключевой факт: если входящего НДС почти нет, стандартная ставка 22% с вычетами не даёт вам реальной экономии, но создаёт административную нагрузку — ведение книги покупок, раздельный учёт, риск претензий к вычетам на камералке.

Иллюстративный расчёт (суммы условные, обезличенные):

Предположим, аутстаффинговая компания на УСН «доходы» с годовой выручкой 80 млн ₽ и долей ФОТ 75%. Входящий НДС (аренда, ПО, связь) — около 500 тыс. ₽ в год.

Сценарий А: ставка 22%: НДС к начислению: 80 млн × 22/122 ≈ 14,43 млн ₽. Вычеты: 500 тыс. ₽. НДС к уплате: ≈ 13,93 млн ₽. Доля в выручке: ~17,4%.
Сценарий Б: ставка 7%: НДС к начислению: 80 млн × 7/107 ≈ 5,23 млн ₽. Вычеты: не применяются. НДС к уплате: ≈ 5,23 млн ₽. Доля в выручке: ~6,5%. Выручка 80 млн ₽ вписывается в лимит 490,5 млн ₽.
Сценарий В: ставка 5%: НДС к начислению: 80 млн × 5/105 ≈ 3,81 млн ₽. Вычеты: не применяются. НДС к уплате: ≈ 3,81 млн ₽. Доля в выручке: ~4,8%. Выручка 80 млн ₽ вписывается в лимит 272,5 млн ₽.

Разрыв очевиден: при минимальных вычетах ставки 5/7% дают кратно меньшую нагрузку. Переломная точка — когда входящий НДС начинает составлять значимую долю выручки. Для типичного аутстаффера это не характерно, но если вы в процессе роста привлекаете субподрядных исполнителей с НДС — пересчитайте с учётом реального пула вычетов.

Расчётные ставки (ст. 164 НК РФ): 22/122 — для стандартной ставки; 5/105 — для спецставки 5%; 7/107 — для спецставки 7%. Применяются при расчёте НДС «сверху» от цены договора или при выделении НДС из суммы.

Обратите внимание: выбор ставки влияет не только на вашу нагрузку, но и на цену для клиента. При ставке 22% вы выставляете счёт-фактуру с выделенным НДС, и клиент на ОСНО принимает его к вычету. При ставках 5/7% клиент-«основщик» такой возможности лишён — и может запросить скидку, компенсирующую его потерю. Этот торговый аргумент нужно заранее просчитать по каждому ключевому клиенту.

Вы работаете на УСН и перешагнули порог 20 млн ₽? Декларация НДС подаётся уже начиная с квартала, в котором возникла обязанность, — не позднее 25-го числа следующего месяца. Ошибка в выборе ставки сейчас означает три года работы в невыгодном режиме без права на пересмотр.

Разберём вашу структуру доходов и затрат и подберём оптимальную ставку — конкретно для вашего аутстаффинга, а не по шаблону.

Получить консультацию

Шаг 4. Оцените клиентский фактор

Для аутстаффинговых компаний клиентский фактор — нередко решающий. Крупный корпоративный заказчик на ОСНО привык получать счёт-фактуру с НДС и ставить его к вычету. Переход вашей компании на ставку 5% означает, что он этого вычета лишается. При ставке 5% и договорной сумме 10 млн ₽ в год его потеря составит около 476 тыс. ₽ входящего НДС. Это реальные деньги, и коммерческий директор заказчика об этом знает.

Возможные реакции заказчика: запрос на снижение цены на сумму потерянного вычета; переориентация на поставщика с полной ставкой; принятие новых условий без изменений (если ценность ваших услуг выше). Перед выбором ставки проведите мысленный (а лучше реальный) разговор с ключевыми клиентами. Для небольших заказчиков на УСН или самозанятых этот аргумент вообще не актуален — им вычет неинтересен.

Сценарий 1: все клиенты — малый бизнес на УСН или самозанятые: Вычет по НДС им не нужен. Выбирайте ставку 5% или 7% исключительно из расчёта собственной нагрузки. Клиентский фактор нейтрален.
Сценарий 2: ключевые клиенты — крупные компании на ОСНО: Потеря ими вычета создаёт давление на вашу цену. Рассчитайте, при каком дисконте для клиента ставка 5% всё ещё выгоднее для вас, чем 22%. Во многих случаях — всё равно выгоднее, но переговоры неизбежны.
Сценарий 3: смешанная база клиентов: Сегментируйте клиентов по режиму налогообложения. Если клиенты на ОСНО дают более 60% выручки и нечувствительны к цене — оцените 22% как «коммерческое решение», а не налоговое. Если доля меньше — пониженная ставка почти всегда предпочтительнее.

Шаг 5. Учтите операционную сторону — счета-фактуры и отчётность

Вне зависимости от выбранной ставки (5%, 7% или 22%) у вас возникают новые обязанности по ст. 169, 173–174 НК РФ.

Счёт-фактура: выставляйте на каждую реализацию с указанием ставки НДС и суммы налога. Форма — стандартная (Постановление Правительства № 1137, уточните по действующей редакции актуальность редакции). При ставках 5/7% в колонке «Налоговая ставка» указывается 5% или 7%, в колонке вычета у покупателя ставится прочерк или «без НДС» на входящих от субподрядчиков.
Декларация НДС: подаётся в электронном виде не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Уплата НДС: тремя равными частями до 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за кварталом (п. 1 ст. 174 НК РФ). Например, за I квартал — не позднее 28 апреля, 28 мая, 28 июня.
Книга продаж: обязательна при любой ставке. Книга покупок нужна только при выборе ставки 22% (для учёта вычетов).
Настройка учётной системы: проверьте расчётные ставки: 22/122, 5/105 или 7/107. Ошибка в расчётной ставке при выставлении счёта-фактуры — основание для отказа в вычете покупателю и доначислений вам на камералке.

Административная нагрузка при ставках 5/7% ниже, чем при 22%: не нужно вести книгу покупок, контролировать качество входящих счетов-фактур, отвечать на запросы инспекции по разрывам в цепочке. Это само по себе аргумент — особенно для небольших аутстаффинговых компаний без сильной бухгалтерии.

Шаг 6. Зафиксируйте решение и не нарушайте срок окна отказа

Технически выбор ставки происходит через первую поданную декларацию НДС с указанием соответствующей ставки. Никакого отдельного заявления подавать не нужно — но нужно убедиться, что все счета-фактуры за квартал уже выставлены с одной и той же ставкой.

Критичный момент — окно отказа для впервые переходящих на НДС. Если вы начали применять спецставку 5% или 7% с 1 января 2026 года, у вас есть 4 налоговых периода (то есть 4 квартала), в течение которых можно однократно отказаться от спецставки и перейти на 22%. После истечения этого окна — 12-квартальный мораторий на смену (п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Это ровно три года.

Абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ (425-ФЗ): для налогоплательщиков, впервые применяющих спецставку, установлено окно отказа — 4 налоговых периода. По истечении периода спецставка применяется 12 последовательных кварталов без права досрочного отказа.

На практике это означает: если в первом году вы недооценили клиентский фактор или ваша выручка выросла и структура вычетов изменилась — у вас есть год (4 квартала), чтобы пересмотреть. Не затягивайте с расчётом до конца четвёртого квартала: изменение ставки нужно «заложить» в договоры с клиентами и учётные настройки.

Из практики. Аутстаффинговая компания на УСН «доходы» с выручкой около 120 млн ₽ в год и базой из 40 клиентов перешла на НДС с начала 2026 года. Бухгалтер, ориентируясь на «привычную» ставку, выставил первые счета-фактуры со ставкой 22%. Через квартал собственник сделал расчёт: входящих вычетов у компании на 1,1 млн ₽ в квартал, начисленного НДС — почти 6 млн ₽. При ставке 7% было бы около 3 млн ₽ НДС к уплате и ноль административных рисков по книге покупок. Компания успела воспользоваться окном отказа и со второго квартала перешла на 7%. Потери за первый квартал — разница в нагрузке — составили около 3 млн ₽, которых можно было избежать.

Шаг 7. Снятие возражения: «я на упрощёнке, меня это не касается»

Это самый распространённый ответ, который мы слышим от аутстаффинговых предпринимателей на УСН. Он был правдой до 2025 года. Сейчас — нет.

Возражение: «Я на УСН — НДС меня не касается».

Факт: 176-ФЗ от 12.07.2024 сделал всех упрощенцев плательщиками НДС. Единственное исключение — доход за прошлый год не превысил 20 млн ₽. Если ваша аутстаффинговая компания зарабатывает больше — у вас уже есть обязанность по НДС, и игнорирование её приводит к штрафу 20% от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ) плюс пени уточните по действующей редакции. При умысле — 40% (п. 3 ст. 122 НК РФ).

Спокойная оценка ситуации: это не катастрофа. Аутстаффинг — одна из отраслей, где реформа НДС для упрощенцев при правильном выборе ставки не означает кратного роста нагрузки. Ставки 5/7% были созданы именно как буфер для сервисных бизнесов с низким пулом входящих вычетов. Задача — сделать выбор осознанно и вовремя.

Если вы уже выставили счета-фактуры за текущий квартал, но не уверены в правильности выбранной ставки — окно отказа ещё может быть открыто. Декларация за квартал подаётся до 25-го числа следующего месяца; до этого момента ситуацию можно скорректировать.

Разберём ваш случай: проверим доход, структуру вычетов и клиентскую базу — и дадим конкретную рекомендацию по ставке.

Разобрать ситуацию

Частые вопросы

1. Кто из упрощенцев платит НДС в 2026 году?

С 2025 года все организации и ИП на УСН признаются плательщиками НДС (176-ФЗ от 12.07.2024). Освобождение по п. 1 ст. 145 НК РФ доступно только тем, чей доход за предыдущий год не превысил 20 млн ₽ (порог установлен 425-ФЗ, действует с 01.01.2026). Если порог превышен — НДС обязателен, независимо от отрасли и режима налогообложения.

2. Как выбрать ставку НДС на УСН?

Сравните нагрузку при четырёх вариантах: освобождение (доход до 20 млн ₽), ставка 5% без вычетов (лимит 272,5 млн ₽ в 2026 году), ставка 7% без вычетов (лимит 490,5 млн ₽), стандартная ставка 22% с вычетами. Для аутстаффинга с высокой долей ФОТ и минимальными входящими вычетами ставки 5 или 7%, как правило, выгоднее. Учтите также клиентский фактор: заказчики на ОСНО теряют вычет при ваших спецставках.

3. Что меняется по НДС с 2026 года?

С 01.01.2026 основная ставка НДС повышена до 22% (расч. 22/122) по 425-ФЗ от 28.11.2025. Порог освобождения УСН от НДС зафиксирован на уровне 20 млн ₽. Для впервые переходящих введено окно однократного отказа от спецставки — 4 налоговых периода. Дефлятор на 2026 год составляет 1,090, что даёт лимиты 272,5 млн ₽ для ставки 5% и 490,5 млн ₽ для ставки 7%.

4. Можно ли применять вычеты при пониженной ставке?

Нет. При выборе спецставок 5% или 7% (пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ) право на налоговые вычеты по НДС не применяется. Входящий НДС от поставщиков включается в стоимость товаров и услуг или относится на расходы — в зависимости от объекта налогообложения по УСН. Это основной компромисс пониженных ставок: меньше НДС к уплате, но и никакого возврата через вычеты.

5. Как перейти на НДС без ошибок?

Проверьте доход за предыдущий год; рассчитайте нагрузку по каждой ставке с учётом реального пула входящих вычетов; оцените клиентскую базу. Настройте учётную систему и шаблоны счетов-фактур до начала первого квартала применения выбранной ставки. Помните: спецставка связывает на 12 последовательных кварталов, а для первичного перехода действует окно отказа — 4 налоговых периода.

НС

Наталья Свияжская

Эксперт по учёту и отчётности НДС, НДСНИК

Специализация — декларации по НДС, раздельный учёт, переход на новые режимы и освобождение по ст. 145. Помогает настроить учёт так, чтобы реформа не стала сюрпризом на камералке.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для оценки конкретной ситуации обратитесь к специалисту.