Как подготовить бухгалтерию к НДС: план перехода

2 мая 2026  ·  Виктор Аршинов, эксперт по НДС

Кого касается переход на НДС в 2026 году

Многие предприниматели на упрощённой системе убеждены: «Я на УСН — НДС меня не касается». Это перестало быть правдой с 1 января 2025 года. Закон 176-ФЗ от 12.07.2024 сделал все организации и ИП на УСН плательщиками НДС по умолчанию. Единственный способ не платить налог — применять освобождение по ст. 145 НК РФ. Но оно доступно не всем.

С 1 января 2026 года порог для освобождения установлен 425-ФЗ от 28.11.2025: доход за предыдущий календарный год не должен превышать 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ в редакции 425-ФЗ). Если доход выше — освобождение недоступно, и вы обязаны исчислять, выставлять и платить НДС с каждой реализации.

На 2026–2028 годы порог заморожен на уровне 20 млн руб. (закон лета 2026, законопроект № 1256655-8). Конкретные годы дальнейшего снижения порога уточняются.

Итого: если ваш доход за 2025 год превысил 20 млн руб. — с 1 января 2026 года вы платите НДС. Разберёмся, как подготовиться к этому системно.

Шаг 1. Определите статус: освобождение или ставка

Первое, что нужно сделать до любых изменений в учёте — понять, попадаете ли вы под освобождение по ст. 145 НК РФ или обязаны выбрать ставку.

Освобождение по ст. 145 НК РФ (для УСН, редакция 176-ФЗ / 425-ФЗ):

• Доход за предыдущий год — не более 20 млн руб.
• Уведомление подаётся в налоговый орган до начала периода применения (форму и порядок уточните по текущей редакции приказа ФНС).
• При освобождении счета-фактуры не выставляются с выделенным налогом, НДС не исчисляется и не уплачивается.
• Входящий НДС к вычету не принимается — включается в стоимость.

Если освобождение недоступно — выбираете ставку. Для УСН предусмотрены специальные ставки: 5% (расч. 5/105, пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ) и 7% (расч. 7/107, пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). С учётом дефлятора 1,090 (приказ МЭР от 06.11.2025 № 734) лимиты на 2026 год составляют: для ставки 5% — 272,5 млн руб., для ставки 7% — 490,5 млн руб. (п. 8–9 ст. 164 НК РФ).

Стандартные ставки — 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, действует с 01.01.2026 по 425-ФЗ) и 10% (п. 2 ст. 164 НК РФ) — также доступны. Они дают право на вычет входящего НДС, что выгодно при значительном объёме закупок у поставщиков-плательщиков НДС.

Важный нюанс: спецставка 5% или 7% связывает вас на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Если выбрали — выйти досрочно без особых оснований не получится. Для тех, кто впервые переходит на спецставку, с 01.01.2026 действует окно однократного отказа: 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Это единственный шанс пересмотреть решение без ожидания окончания 12 кварталов.

Шаг 2. Выбор ставки — расчёт под вашу модель

Выбор между спецставками (5%, 7%) и стандартными (22%, 10%) — финансовое решение, а не техническое. Ошибка на этом шаге стоит денег на весь период применения ставки.

Спецставки 5% и 7% выгодны, если:

• Входящий НДС от поставщиков невелик или поставщики работают без НДС (на УСН, ПСН, ЕСХН).
• Ваши покупатели — физлица или малый бизнес без НДС: им вычет не нужен, поэтому ставка в счёте-фактуре не влияет на их выбор поставщика.
• Маржа высокая, а доля материальных затрат с НДС — низкая.

Стандартная ставка 22% (или 10%) выгодна, если:

• Значительная доля поставщиков — плательщики НДС: входящий налог можно принять к вычету.
• Покупатели — организации на ОСНО: им нужна счёт-фактура с выделенным НДС для вычета, ставка 22% не создаёт им проблем.
• Планируется возмещение НДС (например, при экспорте или инвестиционных затратах).

Практический расчёт: возьмите выручку за последний квартал, долю входящего НДС от поставщиков и посчитайте налоговую нагрузку при каждом варианте. Разница между 5% без вычета и 22% с вычетом может быть в пользу любого варианта — зависит от конкретных цифр.

Шаг 3. Настройка учёта и документооборота

После выбора ставки — техническая подготовка бухгалтерии. Это не разовое действие, а перестройка процессов.

Счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). Как только вы стали плательщиком НДС, каждая реализация сопровождается счётом-фактурой. Обязательные реквизиты — в п. 5 ст. 169 НК РФ. Ошибки в счёте-фактуре лишают покупателя права на вычет — это прямой коммерческий риск для ваших отношений с контрагентами. Настройте шаблоны в учётной системе до начала периода применения НДС.

Книга продаж и книга покупок. Формируются по правилам, утверждённым Правительством РФ (ст. 169 НК РФ). Книга продаж — реестр выставленных счетов-фактур; книга покупок — входящих, по которым заявляется вычет. При спецставках книга покупок не ведётся (вычетов нет). При стандартной ставке — ведётся обязательно.

Раздельный учёт (ст. 170 НК РФ). Если ведёте облагаемые и необлагаемые операции одновременно — нужен раздельный учёт входящего НДС. Методика закрепляется в учётной политике. Без неё налоговый орган вправе отказать в вычете по всем расходам.

Переходные остатки. Товары, материалы, основные средства, приобретённые до начала применения НДС (на УСН без НДС), могут нести «запертый» входящий НДС. Порядок восстановления и вычета в переходный период — ст. 171, 172 НК РФ. Проведите инвентаризацию остатков до начала первого квартала применения НДС.

Учётная политика. До начала нового периода оформите изменения в учётную политику: метод определения налоговой базы, порядок раздельного учёта (если применим), порядок учёта переходных операций. Это не просто документ для проверки — это защита вашей позиции при споре с инспекцией.

Шаг 4. Сроки и декларирование

Декларация по НДС подаётся электронно не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Бумажная декларация не принимается — считается неподанной. Штраф за непредставление — 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, максимум 30%, минимум 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ).

Уплата НДС — тремя равными частями, до 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за истёкшим кварталом (п. 1 ст. 174 НК РФ). Это отличается от привычного единого платежа на УСН — перестройте платёжный календарь.

Штраф за неуплату (или неполную уплату) при неосторожности — 20% от недоимки (п. 1 ст. 122 НК РФ); при умысле — 40% (п. 3 ст. 122 НК РФ). С 01.01.2026 максимальное снижение штрафа при смягчающих обстоятельствах — не менее чем в два раза и не более чем в десять раз (425-ФЗ). Пени начисляются дополнительно (ст. 75 НК РФ; порядок расчёта уточните по действующей редакции).

Первая декларация по НДС для «новичка» — повышенное внимание АСК НДС-2. Система сопоставляет данные книги продаж и книги покупок со сведениями контрагентов. Расхождение — это автоматическое требование (ст. 88 НК РФ). Готовьтесь к тому, что первый квартал будет сопровождаться уточнениями и ответами на требования.

• Рассчитать доход за предыдущий год и определить, применимо ли освобождение по ст. 145 НК РФ.
• Если НДС обязателен — выбрать ставку (расчёт по структуре затрат и покупателей). Помнить: спецставка связывает на 12 кварталов.
• Настроить шаблоны счетов-фактур, книгу продаж и (при стандартной ставке) книгу покупок в учётной системе.
• Внести изменения в учётную политику: метод налоговой базы, раздельный учёт, переходные остатки.
• Перестроить платёжный календарь: декларация — до 25-го числа после квартала, уплата — тремя частями до 28-го числа.

Шаг 5. Работа с контрагентами и ценообразование

Переход на НДС меняет коммерческую математику. Если раньше вы выставляли счёт «чистой суммой», теперь либо цена включает НДС сверху (и растёт для покупателя), либо вы «выделяете» налог из прежней цены (и ваша маржа падает).

Пройдитесь по действующим договорам. Если в договоре написано «стоимость — 100 руб., НДС не облагается» и теперь вы стали плательщиком — нужно дополнительное соглашение. Суды при оценке споров о цене и НДС учитывают, была ли стоимость согласована с учётом налога; молчаливое «включение» НДС в прежнюю цену — источник конфликта с покупателем.

Для покупателей на ОСНО ваша счёт-фактура с НДС — это их вычет. Если вы применяете спецставку 5% — покупатель принимает к вычету 5%, а не 22%. Некоторые покупатели могут предпочесть поставщика с полной ставкой. Это коммерческий аргумент, который нужно учесть при выборе ставки.

Уведомите ключевых контрагентов о смене режима: с какой даты вы плательщик НДС, какую ставку применяете. Это снимает вопросы при получении первых счетов-фактур с НДС.

Шаг 6. Типичные ошибки при переходе на НДС

Ошибка 1: не подали уведомление об освобождении вовремя. Если доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб. и вы хотите освобождение по ст. 145 НК РФ — уведомление нужно подать заблаговременно. Отсутствие уведомления означает, что с первого дня квартала вы обязаны исчислять и платить НДС. Исправить задним числом — сложно, спорно, не всегда возможно.

Ошибка 2: выбрали спецставку без расчёта. «5% — это меньше, чем 22%, значит выгоднее» — неверная логика. Спецставка не даёт вычетов. При значительной доле входящего НДС от поставщиков стандартная ставка с вычетом может дать меньшую итоговую нагрузку. Расчёт обязателен перед выбором.

Ошибка 3: не настроили счета-фактуры до первой реализации. Счёт-фактура, выставленный с нарушением реквизитов (ст. 169 НК РФ), не даёт покупателю права на вычет. Покупатель может потребовать исправление или отказаться от сделки. Настройте шаблоны в учётной системе до начала работы с НДС.

Ошибка 4: забыли про переходные остатки. Товары и материалы, купленные на УСН без НДС, несут «запертый» входящий налог. Если при стандартной ставке вы хотите принять его к вычету в переходный период — нужно восстановить документы и соблюсти условия ст. 171–172 НК РФ. Это работа до начала первого квартала, а не после получения требования.

Ошибка 5: не перестроили платёжный календарь. На УСН — один авансовый платёж. На НДС — три части уплаты до 28-го числа каждого из трёх месяцев квартала. Пропуск хотя бы одного платежа — пени и потенциальный штраф. Внесите изменения в финансовое планирование на старте.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НДС актуальны по состоянию на дату публикации; перед принятием решений рекомендуем сверяться с действующей редакцией НК РФ.