Декларация по НДС для упрощенца: розница

Если доход вашего магазина или розничной сети за 2025 год превысил 20 млн рублей — вы уже плательщик НДС в 2026 году, независимо от того, что вы на упрощёнке. Декларацию по НДС нужно сдавать ежеквартально в электронном виде: не позднее 25-го числа следующего после квартала месяца. Платить — тремя равными частями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев. Ниже — пошаговый разбор, как это работает для розницы.

Упрощёнка не защищает от НДС автоматически. С 2025 года по 176-ФЗ от 12.07.2024 упрощенцы стали плательщиками НДС, а с 2026 года по 425-ФЗ от 28.11.2025 базовая ставка выросла до 22%. Для розничного бизнеса это означает конкретные обязанности: выставлять счёт-фактуру (или оформлять кассовый чек с выделенным НДС при продаже физлицам), вести книги покупок и продаж, ежеквартально отчитываться и платить налог. Разберём каждый шаг — для ситуации, когда вы уже стали плательщиком НДС или только выясняете, касается ли это вас.

Шаг 1. Определите, стали ли вы плательщиком НДС

Главный вопрос — превысил ли доход за предыдущий год порог освобождения. По п. 1 ст. 145 НК РФ (в редакции 176-ФЗ и 425-ФЗ) порог для упрощенцев составляет 20 млн рублей дохода за предшествующий календарный год. Этот порог зафиксирован с 1 января 2026 года.

Алгоритм проверки:

Возьмите доходы из книги учёта доходов и расходов (КУДиР) за предыдущий год.
Сравните с 20 млн рублей. Если больше — вы плательщик НДС с 1 января текущего года.
Если доход не превысил 20 млн рублей — вы вправе применять освобождение по ст. 145 НК РФ, но обязаны уведомить налоговую инспекцию в установленный срок уточните по действующей редакции.

Норма: п. 1 ст. 145 НК РФ (176-ФЗ в ред. 425-ФЗ от 28.11.2025). Порог освобождения — 20 млн руб. за предыдущий год. Действует с 01.01.2026.

Важный нюанс для ИП-розницы: с апреля 2026 года по 104-ФЗ от 25.04.2026 проценты по банковским вкладам не учитываются в пороге для ИП с доходом до 60 млн рублей за 2025 год. Если вы ИП и получали доходы от вкладов — пересчитайте базу без этих сумм.

Если вы превысили порог в середине года — НДС начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения уточните по действующей редакции. Лучше не ждать: подготовьте учёт заранее.

Шаг 2. Выберите ставку НДС — это ключевое решение для розницы

Упрощенец-плательщик НДС выбирает между двумя стратегиями. Выбор делается один раз и фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Поменять ставку раньше срока нельзя — кроме окна однократного отказа в 4 налоговых периода для впервые перешедших (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ).

Вариант А. Спецставки 5% или 7% — без права на вычеты.

Ставка 5% применяется, если доход не превышает 272,5 млн рублей (п. 8–9 ст. 164 НК РФ с учётом дефлятора 1,090 на 2026 год, приказ МЭР от 06.11.2025 № 734). Ставка 7% — до 490,5 млн рублей. Входной НДС от поставщиков при этом к вычету не принимается — он либо включается в стоимость товара, либо учитывается в расходах (если вы на УСН «доходы минус расходы»).

Вариант Б. Стандартная ставка 22% — с правом на вычеты.

Базовая ставка с 01.01.2026 — 22% (расчётная ставка 22/122), п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025. Вы платите 22% с выручки, но вправе принять к вычету входной НДС по счетам-фактурам поставщиков (ст. 171–172 НК РФ).

Ситуация А: розница работает преимущественно с физлицами, поставщики — упрощенцы или мелкие оптовики без НДС: Входного НДС мало или нет совсем. Спецставка 5% или 7% выгоднее: вы платите меньший процент, не нужно вести книгу покупок в полном объёме. Риск — если поставщики позднее перейдут на НДС, а вы «заморожены» на 12 кварталов.
Ситуация Б: розница закупается у крупных оптовиков-плательщиков НДС, доля товара с входным НДС высокая: Стандартная ставка 22% с вычетами может быть выгоднее: большой входной НДС частично перекрывает обязательство. Просчитайте реальный входящий поток перед выбором — иначе ошибётся в сторону переплаты.
Ситуация В: розница продаёт продукты питания, детские товары или медицинские изделия из перечня п. 2 ст. 164 НК РФ: Льготная ставка 10% (расчётная 10/110) применяется к операциям из закрытого перечня — вне зависимости от того, вы на УСН или ОСНО. Уточните, входит ли ваш ассортимент в перечень ст. 164 НК РФ: это может быть выгоднее спецставки 5%.

Выбор ставки — это решение на три года без права исправить ошибку досрочно. Если не уверены, какой вариант выгоднее для вашей розничной модели, — разберём на цифрах вашего бизнеса.

Декларация за первый квартал сдаётся до 25-го числа следующего месяца. Если первый НДС-период уже начался — времени на раздумья осталось мало.

Получить консультацию по выбору ставки

Шаг 3. Оформите счета-фактуры и первичку

С первого дня применения НДС вы обязаны выставлять счета-фактуры покупателям (ст. 168–169 НК РФ). Для розничного бизнеса, работающего с физическими лицами, действует упрощение: счёт-фактуру можно не выставлять каждому покупателю отдельно — достаточно кассового чека, в котором выделена сумма НДС. По итогам дня (или смены) вы регистрируете в книге продаж кассовый чек или справку-расчёт.

Что нужно настроить с первого дня:

Кассовая программа: включить выделение НДС в чеке — с указанием ставки (5%, 7%, 10% или 22%) и суммы налога.
Договоры с оптовыми покупателями: проверить, указана ли ставка НДС. Если покупатели — юрлица или ИП, им нужен полноценный счёт-фактура.
Книга продаж: регистрировать кассовые чеки (или сводные справки) ежедневно или за смену.
Книга покупок: вести, если выбрали ставку 22% и принимаете вычеты. При ставках 5%/7% книгу покупок можно не вести.
ЭДО с поставщиками: убедитесь, что получаете счета-фактуры в электронном виде — это ускорит сбор вычетов и проверку расхождений через АСК НДС.

Типичная ошибка в рознице: кассовая программа не выделяет НДС в чеке с первого дня. Инспекция при камеральной проверке сравнивает данные декларации с онлайн-кассами через ОФД. Расхождение — повод запросить пояснения по ст. 88 НК РФ.

Шаг 4. Рассчитайте налоговую базу и заполните декларацию

Налоговая база по НДС в рознице — это выручка от реализации товаров (работ, услуг) за квартал (ст. 154 НК РФ). Если вы применяете ставку 5% или 7% — сумма НДС рассчитывается «сверху» от выручки. Если работаете с ценами, уже включающими НДС (что типично для розницы) — применяется расчётная ставка: 5/105, 7/107, 22/122.

Структура декларации по НДС:

Раздел 1 — итоговая сумма налога к уплате или возмещению.
Раздел 2 — заполняется, если вы налоговый агент по НДС (например, аренда госимущества).
Раздел 3 — расчёт налога по основным операциям: выручка, ставка, сумма НДС, вычеты (если ставка 22%).
Разделы 8 и 9 — сведения из книги покупок и книги продаж. Загружаются автоматически из учётной системы.

Для упрощенца на спецставке 5% или 7% декларация короче: разделы 8 (книга покупок) фактически пустые, раздел 3 заполняется без строк вычетов. Это упрощает подготовку, но не снимает обязанности сдать полный комплект.

Норма: п. 5 ст. 174 НК РФ. Декларация по НДС — только в электронном виде через оператора ЭДО. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом. Бумажная декларация от плательщика НДС считается непредставленной.

Декларацию нельзя сдать на бумаге: ст. 174 НК РФ требует электронного представления. Если у вас ещё нет договора с оператором ЭДО — оформите его заблаговременно. При отсутствии ЭДО декларацию не примут, и начнут начисляться штрафы: 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей (п. 1 ст. 119 НК РФ).

Шаг 5. Уплатите НДС тремя равными частями

Сумма НДС, исчисленная за квартал, делится на три равные части. Каждая уплачивается не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за отчётным кварталом (п. 1 ст. 174 НК РФ). Например, НДС за I квартал 2026 года уплачивается: 1/3 — до 28 апреля, 1/3 — до 28 мая, 1/3 — до 28 июня.

Если последний день уплаты выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день. За каждый день просрочки начисляются пени (ст. 75 НК РФ, порядок расчёта — уточните по действующей редакции). Штраф за неуплату (по неосторожности) — 20% от недоимки (п. 1 ст. 122 НК РФ); при умысле — 40% (п. 3 ст. 122 НК РФ).

Из практики. Розничный магазин хозтоваров на УСН «доходы», доход за 2025 год — 34 млн рублей. С 1 января 2026 года — плательщик НДС. Выбрали ставку 5% (доход в пределах 272,5 млн рублей). Кассовую программу перенастроили за три дня до нового года, договор с оператором ЭДО заключили в декабре.

За I квартал 2026 года выручка составила 8,2 млн рублей. НДС по ставке 5/105 = 390 тыс. рублей. Декларация сдана 23 апреля. Три платежа по 130 тыс. рублей — 28 апреля, 28 мая, 28 июня. Никаких требований и пояснений от инспекции — данные кассы совпали с декларацией.

Типичные ошибки розничного упрощенца при сдаче декларации по НДС

Большинство ошибок связаны не с заполнением декларации, а с тем, что происходит раньше — в учёте и первичке.

Ошибка 1. Касса не выделяет НДС. АСК НДС-2 сопоставляет данные декларации с онлайн-кассами. Если в чеках НДС не выделен, а в декларации он есть — инспекция потребует пояснения по ст. 88 НК РФ. Настройте программу кассира до первого дня квартала, в котором вы стали плательщиком.

Ошибка 2. Поздний старт счетов-фактур для оптовых клиентов. Покупатель — юрлицо — не сможет принять НДС к вычету без счёта-фактуры от вас. Отсутствие счёта-фактуры за прошедший период исправляется корректировочным счётом-фактурой, но это время и риск претензий со стороны покупателя.

Ошибка 3. Неправильное определение налоговой базы в первом периоде. Если в первом квартале у вас были авансы, полученные ещё до перехода на НДС, — их включение в базу зависит от даты получения и момента отгрузки уточните по действующей редакции. Не решайте этот вопрос самостоятельно, если сомневаетесь.

Ошибка 4. Забытое уведомление об освобождении. Если вы вправе применять освобождение по ст. 145 НК РФ (доход до 20 млн), но не уведомили инспекцию — формально вы не применяете освобождение. Подайте уведомление об освобождении своевременно.

«Меня это не касается — я на упрощёнке». Это возражение понятно: до 2025 года упрощёнка действительно освобождала от НДС. Теперь — нет. С 2025 года 176-ФЗ сделал упрощенцев плательщиками НДС при превышении порога дохода. Единственное исключение — доход до 20 млн рублей в год. Если ваш магазин или сеть зарабатывает больше — декларация обязательна. Это стандартная ситуация для любого розничного бизнеса с оборотом выше порога.

Первая декларация по НДС — самая трудоёмкая: нужно проверить учёт за весь квартал, убедиться, что данные кассы совпадают с книгой продаж, и правильно отразить вычеты (если выбрана ставка 22%).

Срок сдачи декларации — 25-е число следующего после квартала месяца. Если квартал уже закрылся или закрывается — лучше разобрать ситуацию сейчас, а не после требования от инспекции.

Разобрать ситуацию с нашим экспертом

Частые вопросы

1. Как перейти на НДС без ошибок?

Сначала проверьте, превысил ли ваш доход за предыдущий год 20 млн рублей — это порог обязательного НДС для упрощенцев (п. 1 ст. 145 НК РФ, 425-ФЗ). Затем выберите ставку, настройте учёт, оформите счета-фактуры и сдайте первую декларацию по НДС до 25-го числа после первого отчётного квартала. Ошибки чаще всего возникают при запоздалом старте счетов-фактур и неправильном расчёте налоговой базы в первом периоде.

2. Как выбрать ставку НДС на УСН?

Упрощенец выбирает из трёх вариантов: стандартная ставка 22% с правом на вычеты входного НДС, пониженная ставка 5% (если доход не превышает 272,5 млн рублей) или 7% (до 490,5 млн рублей) — без вычетов. Для розницы, работающей с физлицами, пониженные ставки часто выгоднее, так как входного НДС у розничного продавца меньше. Выбранная ставка фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ).

3. Можно ли применять вычеты при пониженной ставке?

Нет. При выборе спецставки 5% или 7% право на вычеты входного НДС не применяется (п. 8–9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Вычеты доступны только при стандартной ставке 22% или льготной ставке 10%. Если ваши поставщики — плательщики НДС и выставляют вам счета-фактуры с заметными суммами, стоит просчитать оба варианта перед выбором ставки.

4. Кто из упрощенцев платит НДС в 2026 году?

Все упрощенцы, чей доход за 2025 год превысил 20 млн рублей, в 2026 году платят НДС — если не подпадают под освобождение по ст. 145 НК РФ. Порог 20 млн зафиксирован на 2026–2028 годы. Упрощенцы с доходом до 20 млн освобождены от НДС автоматически, но обязаны уведомить налоговую (п. 1 ст. 145 НК РФ, 176-ФЗ в ред. 425-ФЗ).

5. Что меняется по НДС с 2026 года?

С 1 января 2026 года базовая ставка НДС выросла с 20% до 22% (425-ФЗ от 28.11.2025, п. 3 ст. 164 НК РФ). Порог освобождения для упрощенцев составляет 20 млн рублей дохода за предыдущий год. Для впервые перешедших на спецставку действует окно однократного отказа в течение 4 налоговых периодов (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ).

НС

Наталья Свияжская

Эксперт по учёту и отчётности НДС

Специализация: декларации по НДС, раздельный учёт, восстановление налога, освобождение по ст. 145 НК РФ, сопровождение перехода на НДС при реформе 2025–2026. Практик-методолог: разбираем, как сделать правильно, а не как объяснить потом.

Профиль эксперта

Опубликовано: 22 мая 2026

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НК РФ актуальны на дату публикации; перед принятием решений сверьте действующую редакцию закона или получите индивидуальную консультацию.