Декларация по НДС для упрощенца: пошаговая инструкция

Опубликовано: 7 мая 2026  ·  Автор: Виктор Аршинов

Шаг 1. Выясните, касается ли вас НДС в 2026 году

Это первый и самый важный шаг, который многие пропускают, рассуждая: «Я на упрощёнке — НДС не моя история». С 2025 года это не так. Закон 176-ФЗ от 12.07.2024 сделал упрощенцев плательщиками НДС. Закон 425-ФЗ от 28.11.2025 уточнил параметры с 2026 года.

Проверьте доход за 2025 год по данным книги учёта доходов и расходов:

• Доход за 2025 год не превысил 20 млн рублей — вы вправе применять освобождение от НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ. Для этого нужно подать уведомление. Без уведомления освобождение не действует автоматически.
• Доход за 2025 год от 20 млн рублей до 272,5 млн рублей — вы плательщик НДС. Можно выбрать спецставку 5% (пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ) или стандартную ставку 22%.
• Доход за 2025 год от 272,5 млн рублей до 490,5 млн рублей — спецставка 5% недоступна, можно выбрать ставку 7% (пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ) или 22%.
• Доход за 2025 год превысил 490,5 млн рублей — вы утрачиваете право на УСН. Спецставки недоступны, применяется только стандартная ставка.

Важный нюанс для ИП: проценты по банковским вкладам не учитываются при расчёте дохода для порога 20 млн рублей, если совокупный доход ИП за 2025 год не превысил 60 млн рублей. Это закреплено в 104-ФЗ от 25.04.2026.

Порог 20 млн рублей заморожен на несколько лет — законопроект № 1256655-8 (закон лета 2026) отложил дальнейшее снижение. Конкретные годы и новые значения уточняются, но на 2026–2028 годы ориентир — 20 млн рублей.

Шаг 2. Примите решение о ставке НДС

Выбор ставки — стратегическое решение, которое нельзя легко изменить. Спецставка (5% или 7%) связывает вас на 12 последовательных кварталов согласно п. 9 ст. 164 НК РФ. Выйти раньше нельзя — кроме одного случая: для впервые перешедших на НДС в 2026 году действует окно однократного отказа в течение первых 4 налоговых периодов (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Это означает: если вы выбрали спецставку в январе 2026 года, у вас есть шанс одумяться и перейти на стандартную ставку до конца 2026 года, но только один раз.

Шаг 3. Подайте уведомление об освобождении или зафиксируйте ставку

Независимо от принятого решения, его нужно оформить документально до начала применения. Молчание здесь не работает ни в ту, ни в другую сторону.

Если вы выбираете освобождение по ст. 145 НК РФ: подайте уведомление в налоговый орган по месту учёта. Форму и срок подачи уточните в актуальной редакции ст. 145 и регламентах ФНС — формы периодически обновляются. К уведомлению прилагается выписка из книги учёта доходов и расходов, подтверждающая доход за 2025 год.

Если вы выбираете спецставку 5% или 7%: уведомьте налоговый орган о применении спецставки. Порядок уведомления — в актуальных регламентах ФНС уточните по действующей редакции. Главное: сделать это до начала квартала, с которого применяется ставка, или в установленный срок после его начала.

Если вы выбираете стандартную ставку 22%: специального уведомления не требуется — вы просто начинаете применять ставку и выставлять счета-фактуры с НДС 22%.

Шаг 4. Настройте учёт: счета-фактуры, книга продаж, книга покупок

С первого дня применения НДС нужна правильная учётная база. Ошибки здесь всплывут в декларации и при камеральной проверке через АСК НДС.

Счета-фактуры (ст. 169 НК РФ): выставляйте на каждую реализацию. Если применяете спецставку 5% или 7% — указывайте именно её. Если стандартную — 22% (расчётная 22/122 при получении аванса). Авансовые счета-фактуры при стандартной ставке обязательны.

Книга продаж: обязательна всем плательщикам НДС. Регистрируйте все выставленные счета-фактуры. Данные книги продаж попадают в раздел 9 декларации — ФНС проверяет их в автоматическом режиме через АСК НДС-2.

Книга покупок: нужна только при применении стандартной ставки 22% (или 10%/0%). При спецставках 5%/7% книгу покупок вести не нужно — вычетов нет.

Типичные ошибки на этом этапе:

• Указание неверной ставки в счёте-фактуре (путаница между 22% и 22/122 для авансов).
• Пропуск авансовых счетов-фактур при стандартной ставке.
• Ведение книги покупок при спецставке и попытка заявить вычеты — налоговый орган откажет.
• Нумерация счетов-фактур без единой сквозной нумерации.

Шаг 5. Заполните декларацию по НДС

Декларация по НДС подаётся электронно по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО. Бумажная форма для плательщиков НДС не принимается — это прямое требование п. 5 ст. 174 НК РФ. Исключение — налоговые агенты-неплательщики, но это отдельный случай.

Срок подачи: не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Для первого квартала 2026 года — 27 апреля 2026 года (25 апреля — воскресенье, перенос уточните по действующей редакции). Уточняйте переносы выходных дней в производственном календаре.

Основные разделы декларации для упрощенца:

• Раздел 1 — итоговая сумма НДС к уплате или возмещению.
• Раздел 3 — расчёт налога по стандартным ставкам (заполняется при ставке 22%/10%).
• Раздел 8 — данные книги покупок (только при стандартной ставке).
• Раздел 9 — данные книги продаж (все плательщики НДС).

При спецставках 5% и 7% декларация проще: раздел 8 не заполняется, раздел 3 заполняется по применяемой спецставке. Уточните актуальный порядок заполнения в действующем Приказе ФНС об утверждении формы декларации уточните по действующей редакции — форма периодически обновляется.

Шаг 6. Уплатите НДС в срок

НДС уплачивается не единовременно, а тремя равными частями — по одной трети суммы, исчисленной по итогам квартала (п. 1 ст. 174 НК РФ):

• 1/3 — до 28-го числа первого месяца следующего квартала;
• 1/3 — до 28-го числа второго месяца следующего квартала;
• 1/3 — до 28-го числа третьего месяца следующего квартала.

Пример для I квартала 2026 года: части уплачиваются 28 апреля, 28 мая и 28 июня 2026 года.

Штраф за неуплату при отсутствии умысла — 20% от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ). При умысле — 40% (п. 3 ст. 122 НК РФ). С 2026 года максимальное снижение штрафа при наличии смягчающих обстоятельств ограничено: не менее чем в два раза и не более чем в десять раз (425-ФЗ от 28.11.2025). Пени рассчитываются по действующей ставке уточните по действующей редакции.

Штраф за непредставление декларации — 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1 000 рублей (п. 1 ст. 119 НК РФ).

• Проверьте доход за 2025 год и определите свой статус: освобождение или плательщик НДС.
• Примите решение по ставке (5% / 7% / 22%) и зафиксируйте его — уведомите налоговый орган.
• Настройте шаблоны счетов-фактур с правильной ставкой и наладьте ведение книги продаж (и книги покупок — при ставке 22%).
• Сдайте декларацию электронно не позднее 25-го числа после квартала.
• Уплатите НДС тремя равными частями до 28-го числа каждого из трёх месяцев следующего квартала.

Переходный период: что проверить дополнительно

Для упрощенцев, которые впервые становятся плательщиками НДС в 2026 году, есть специфика переходного периода.

Авансы, полученные до начала применения НДС: если вы получили аванс в 2025 году (без НДС, как упрощенец), а отгрузили товар уже в 2026 году — как с этим НДС? Порядок зависит от выбранной ставки и условий договора. Проконсультируйтесь со специалистом до первой отгрузки: переделать документы постфактум сложнее.

Остатки товаров и входной НДС: при переходе на стандартную ставку 22% возникает вопрос о вычете НДС по товарам, купленным в период применения УСН (когда вы были неплательщиком НДС). Актуальная позиция ФНС и судебная практика по этому вопросу в 2026 году — уточняйте: разъяснения продолжают формироваться.

Договоры с контрагентами: пересмотрите ключевые договоры. Если в договоре написано «цена без НДС» или «НДС не облагается» — нужно или переоформить договор, или понять, что НДС придётся платить из собственных средств сверх цены. Покупатели на ОСНО будут заинтересованы получить счёт-фактуру с НДС — это их вычет.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НК РФ применяются с учётом конкретных обстоятельств. За персональной оценкой обращайтесь к специалисту.