Декларация по НДС для упрощенца: оптовая торговля
— Виктор Аршинов, эксперт по НДС
Если вы оптовый торговец на УСН и ваш доход за 2025 год превысил 20 млн рублей — вы плательщик НДС с 2026 года и обязаны сдавать декларацию. Это не исключение и не ошибка: так работает 176-ФЗ. Декларация сдаётся электронно до 25-го числа после каждого квартала, уплата — 28-го числа тремя равными частями. Ниже — пошаговая инструкция: как определить свой статус, выбрать ставку и заполнить отчётность без критических ошибок.
Шаг 1. Определить, платите ли вы НДС в 2026 году
Ключевой вопрос для оптового торговца на УСН — не «касается ли меня реформа», а «каков мой доход за предыдущий год». Именно этот показатель определяет статус плательщика.
По п. 1 ст. 145 НК РФ в редакции 425-ФЗ от 28.11.2025: упрощенцы с доходом за предыдущий год до 20 млн рублей включительно освобождены от НДС. Декларацию они не сдают, счета-фактуры не выставляют, уплату не производят. Порог в 20 млн рублей зафиксирован законопроектом лета 2026 (законопроект № 1256655-8); дальнейшее снижение этого порога отложено — конкретные годы снижения уточняются.
Если доход за 2025 год превысил 20 млн рублей — вы стали плательщиком НДС с 1 января 2026 года по 176-ФЗ от 12.07.2024. Для оптовой торговли это особенно значимо: крупные контрагенты на ОСНО, как правило, ожидают входящий НДС, а значит, ваш статус напрямую влияет на коммерческие условия.
Обратите внимание: по 104-ФЗ от 25.04.2026 проценты по банковским вкладам не учитываются в пороге для индивидуальных предпринимателей при условии, что доход за 2025 год не превысил 60 млн рублей. Для организаций этот порядок — уточните по действующей редакции, уточняйте в актуальной редакции НК РФ.
Шаг 2. Выбрать налоговую ставку — 5%, 7% или 22%
Это решение определяет экономику вашей оптовой торговли на годы вперёд. Выбор ставки не произвольный: он фиксируется на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ). Передумать досрочно нельзя — точнее, нельзя без последствий.
Спецставка 5% (расч. 5/105) — пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ. Применяется, если доход не превышает 272,5 млн рублей (лимит 2026 года с дефлятором 1,090 согласно приказу МЭР от 06.11.2025 № 734). При этой ставке входной НДС от поставщиков к вычету не принимается — он включается в стоимость товара (ст. 170 НК РФ). Для оптовика, работающего с поставщиками на ОСНО, это означает: вы не возвращаете НДС с закупок, а закладываете его в цену.
Спецставка 7% (расч. 7/107) — пп. 2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ. Применяется при доходе от 272,5 до 490,5 млн рублей. Также без права на вычеты входного НДС. Если доход превышает 490,5 млн рублей — применение спецставок невозможно, вы автоматически переходите на 22%.
Стандартная ставка 22% (расч. 22/122) — п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025, действует с 01.01.2026. Даёт право на вычеты входного НДС в полном объёме (ст. 172 НК РФ). Для оптовой торговли с большим закупочным оборотом и поставщиками на ОСНО это нередко выгоднее, чем кажется: входной НДС 22% с закупок существенно снижает итоговую нагрузку.
Для впервые перешедших упрощенцев предусмотрено окно однократного отказа — 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Это значит: в течение первых четырёх кварталов применения спецставки вы можете один раз отказаться от неё и перейти на стандартную ставку 22%. Воспользоваться этим окном можно только один раз.
Матрица сценариев: какая ставка выгоднее для оптового торговца
- Сценарий А. Доход 80 млн рублей, поставщики на ОСНО, крупные закупки
- Доход укладывается в лимит 272,5 млн рублей — доступна ставка 5%. Но если закупки у поставщиков на ОСНО составляют значительную долю оборота, входной НДС, который нельзя принять к вычету при ставке 5%, фактически съедает экономию. Рекомендуется сделать расчёт: сравнить налог к уплате при 5% без вычетов и при 22% с вычетами.
- Сценарий Б. Доход 180 млн рублей, работа с покупателями на УСН и физлицами
- Ставка 5% с расчётным коэффициентом 5/105 минимизирует нагрузку, поскольку контрагентам входной НДС не нужен — они его не вычитают. Вычеты отсутствуют, но и закупочный НДС несущественен, если поставщики тоже на спецрежиме.
- Сценарий В. Доход 320 млн рублей, активный рост, возможный выход за 490,5 млн
- Ставка 7%. Нужно отслеживать лимит 490,5 млн рублей: при его превышении в течение года у вас возникает обязанность применять ставку 22% начиная с квартала превышения. Заблаговременный расчёт позволит избежать неожиданной доначисленной разницы.
Выбор ставки — это расчёт, а не угадывание. Спецставка связывает на 12 кварталов: ошибка в начале периода будет работать против вас три года. Если вы оптовый торговец с оборотом выше 20 млн рублей и ещё не определились со ставкой — сейчас самый практичный момент сделать расчёт.
Получить консультацию по выбору ставкиШаг 3. Настроить учёт и выставление счетов-фактур
Декларация по НДС строится на двух регистрах: книге продаж и, при ставке 22%, — книге покупок. Для оптовой торговли на УСН принципиально важно настроить этот учёт с первого квартала: исправлять ошибки задним числом сложно, а расхождения ФНС видит через АСК НДС-2.
Счёт-фактура при спецставках 5% и 7%. Выставляется по ст. 169 НК РФ. В строке ставки указывается 5% или 7% (не расчётная). Расчётная ставка (5/105 или 7/107) используется при получении авансов. Книга покупок при спецставках либо не ведётся, либо ведётся для учёта, но НДС к вычету не принимается.
Счёт-фактура при ставке 22%. Стандартный порядок: ставка 22%, расчётная 22/122 — для авансов. Книга покупок обязательна. Вычеты принимаются на основании счетов-фактур поставщиков, зарегистрированных в книге покупок (ст. 172 НК РФ). Сопоставление вашей книги покупок со счетами-фактурами поставщиков происходит автоматически через АСК НДС-2 — расхождения генерируют требования.
Авансы. Получили предоплату от покупателя — выставьте счёт-фактуру на аванс с расчётной ставкой в течение 5 календарных дней. После отгрузки выставьте «отгрузочный» счёт-фактуру и примите авансовый к вычету (при ставке 22%) или скорректируйте в книге продаж (при спецставках). Срок выставления счёта-фактуры и порядок корректировки — ст. 168, 169 НК РФ.
- Определите статус: доход за 2025 год — выше или ниже 20 млн рублей.
- Выберите ставку и зафиксируйте выбор — он действует 12 кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ).
- Настройте выставление счетов-фактур: правильная ставка, реквизиты, порядок регистрации в книге продаж.
- При ставке 22% — ведите книгу покупок; при 5%/7% — убедитесь, что входной НДС списывается в стоимость, а не в вычеты.
- Проверьте подключение к оператору ЭДО: декларация сдаётся только электронно (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Шаг 4. Заполнить и сдать декларацию по НДС
Форма декларации по НДС утверждена приказом ФНС. Для упрощенца на спецставке состав разделов может отличаться от стандартного: уточните актуальный приказ ФНС о форме на дату подачи. Базовая логика заполнения — универсальная.
Раздел 3 — расчёт суммы НДС к уплате. Здесь отражается налоговая база (выручка за квартал) и начисленный налог по выбранной ставке. При ставке 22% здесь же отражаются налоговые вычеты из книги покупок. При спецставках 5%/7% строки вычетов не заполняются.
Раздел 8 (книга покупок) — только при ставке 22%. Заполняется автоматически из учётной программы. Именно с этим разделом АСК НДС-2 сверяет данные ваших поставщиков.
Раздел 9 (книга продаж) — обязателен всегда. Содержит сведения о выставленных счетах-фактурах. Расхождение между разделом 9 вашей декларации и данными вашего контрагента в его декларации — классический триггер требования от ФНС.
Срок сдачи: до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Только электронно. Нарушение срока — штраф по ст. 119 НК РФ: 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, максимум 30%, минимум 1 000 рублей.
Срок уплаты: 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за отчётным кварталом, — тремя равными частями (п. 1 ст. 174 НК РФ). Неуплата — штраф по п. 1 ст. 122 НК РФ: 20% от неуплаченной суммы (при умысле — 40% по п. 3 ст. 122 НК РФ), плюс пени уточните по действующей редакции.
Пример из практики: переход оптового дистрибьютора в 2026 году
Компания на УСН занималась оптовой торговлей строительными материалами. Доход за 2025 год составил около 140 млн рублей — выше порога 20 млн, значит, с января 2026 года — плательщик НДС. Основные покупатели — строительные компании на ОСНО, которые нуждались во входящем НДС.
Компания выбрала ставку 5%: нагрузка казалась минимальной. Однако при расчёте выяснилось: закупки у поставщиков на ОСНО — около 70% оборота, входной НДС по ставке 22% (расч. 22/122) включался в стоимость товара и не возмещался. По итогам первого квартала эффективная нагрузка при ставке 5% без вычетов оказалась выше, чем при ставке 22% с вычетами. Компания воспользовалась окном отказа (4 налоговых периода, абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ) и перешла на 22%.
Вывод: выбор ставки в оптовой торговле требует расчёта, а не интуиции — структура закупок и состав контрагентов играют решающую роль.
Если первая декларация уже подана или вы готовите её прямо сейчас — проверьте правильность применённой ставки и состав разделов. Ошибка в первой декларации легко исправляется уточнёнкой, но только если её обнаружили до требования ФНС. Срок подачи следующей декларации — 25-е число после квартала.
Разобрать ситуацию с декларациейШаг 5. Разобрать типичные ошибки оптового торговца на УСН
Переходный период 2025–2026 годов дал ФНС богатую практику по ошибкам упрощенцев. Большинство из них системные и повторяющиеся.
Ошибка 1: «Я на упрощёнке — меня это не касается». Это главное заблуждение, которое обходится дороже всего. Если доход превысил 20 млн рублей, обязанность подавать декларацию возникла автоматически с 1 января 2026 года — независимо от того, выставляли вы счета-фактуры или нет. Непредставление декларации — штраф по ст. 119 НК РФ плюс доначисление налога расчётным методом.
Ошибка 2: вычеты при спецставках 5%/7%. Часть бухгалтеров по привычке заполняет раздел 8 декларации (книгу покупок) и принимает вычеты — не зная, что при пониженных ставках это прямо запрещено ст. 170 НК РФ. АСК НДС-2 такое расхождение не пропустит: придёт требование, затем — отказ в вычете и доначисление.
Ошибка 3: неверная ставка в счёте-фактуре. Выставили с 22%, а в декларации применили 5% — или наоборот. Покупатель принял к вычету 22%, а ваша книга продаж показывает 5%. Автоматическое расхождение в АСК НДС-2, требование контрагенту, затем — вам.
Ошибка 4: пропуск срока первой декларации. Первый отчётный квартал — и некоторые упрощенцы не знают, что уже обязаны отчитываться. Декларацию за I квартал 2026 года надо было сдать до 25 апреля 2026 года. Просрочка — штраф от 1 000 рублей.
Ошибка 5: некорректный учёт авансов. В оптовой торговле предоплаты распространены. Получили аванс — обязаны выставить счёт-фактуру на аванс и отразить в декларации за квартал получения. Пропуск авансовых счетов-фактур — занижение базы и штраф 20% по п. 1 ст. 122 НК РФ.
Снимаем главное возражение: «Я на упрощёнке, значит, НДС меня не касается»
До 2025 года это было правдой. С 2025 года — нет. 176-ФЗ от 12.07.2024 сделал упрощенцев плательщиками НДС. Освобождение по ст. 145 НК РФ — это не автоматический статус всех упрощенцев, а привилегия тех, чей доход за предыдущий год не превысил 20 млн рублей. Превысил — плательщик, обязан декларировать и платить. Оптовая торговля с оборотом выше этого порога — это и есть ваша реальность.
Шаг 6. Проверить корректность и сохранить архив документов
После отправки декларации работа с НДС не заканчивается. ФНС проводит камеральную проверку в течение 2 месяцев с даты подачи (по общему правилу ст. 88 НК РФ; срок и основания продления — уточните по действующей редакции). Для оптового торговца на УСН важны три точки контроля.
Сверка с контрагентами. Расхождение вашей книги продаж и книги покупок покупателя — первый источник требований. Рекомендуется ежеквартально сверять данные с ключевыми покупателями, особенно если те на ОСНО и принимают ваш НДС к вычету.
Архив счетов-фактур и первичных документов. Общий срок хранения — не менее 5 лет (ст. 23 НК РФ; конкретный срок по счетам-фактурам — уточните по действующей редакции в актуальной редакции). Электронный архив допускается при соблюдении требований к ЭЦП и форматам.
Уточнённая декларация. Если после подачи обнаружили ошибку, которая занижает налог — сдайте уточнёнку до того, как ФНС нашла её сама. Это снижает риск штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ: самостоятельное выявление и исправление — обстоятельство, которое учитывается при смягчении ответственности. Максимальное снижение штрафа при смягчающих обстоятельствах — не менее чем в два раза и не более чем в десять раз (часть I НК РФ, 425-ФЗ).
Часто задаваемые вопросы
1. Кто из упрощенцев платит НДС в 2026 году?
Упрощенцы, чей доход за предыдущий год превысил 20 млн рублей, становятся плательщиками НДС согласно п. 1 ст. 145 НК РФ в ред. 176-ФЗ и 425-ФЗ. Те, чей доход не превысил этот порог, освобождены от НДС — декларацию они не сдают.
2. Что меняется по НДС с 2026 года?
С 1 января 2026 года основная ставка НДС выросла до 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Порог освобождения для упрощенцев зафиксирован на уровне 20 млн рублей дохода за предыдущий год. Лимит для применения ставки 5% с учётом дефлятора 1,090 составляет 272,5 млн рублей, для ставки 7% — 490,5 млн рублей (п. 8–9 ст. 164, приказ МЭР от 06.11.2025 № 734).
3. Как уведомить об освобождении от НДС?
Упрощенцы с доходом за предыдущий год не выше 20 млн рублей применяют освобождение по ст. 145 НК РФ. Специального предварительного уведомления для этой категории не предусмотрено, однако рекомендуется иметь подтверждение дохода за год. Конкретный порядок уведомления уточните в актуальной редакции ст. 145 НК РФ.
4. Как перейти на НДС без ошибок?
Определите статус плательщика по порогу 20 млн рублей, выберите ставку (5%, 7% или 22%) и зафиксируйте выбор — спецставка связывает на 12 кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Настройте учёт счетов-фактур и сдайте первую декларацию электронно до 25-го числа месяца после первого отчётного квартала.
5. Можно ли применять вычеты при пониженной ставке?
При выборе спецставок 5% или 7% вычеты по входному НДС не применяются: суммы НДС, предъявленные поставщиками, включаются в стоимость товаров (ст. 170 НК РФ). Вычеты доступны только при применении стандартной ставки 22% или ставки 0%.
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для оценки вашей конкретной ситуации обратитесь к специалисту.