Декларация по НДС для упрощенца: клининг

22 мая 2026 — Наталья Свияжская, эксперт по учёту и отчётности НДС

Почему это касается клинингового бизнеса на УСН

Самое распространённое заблуждение — «я на упрощёнке, НДС меня не касается». Это было верно до 2025 года. С принятием 176-ФЗ от 12.07.2024 упрощенцы стали полноправными плательщиками НДС. Поправки в главу 21 НК РФ закрепили: если доход за предыдущий год превысил 20 млн руб., организация или ИП на УСН обязаны исчислять и уплачивать НДС с 1 января следующего года.

Клининг — отрасль с высокой оборачиваемостью договоров. Корпоративные клиенты (офисы, торговые центры, производства) охотно работают с крупными исполнителями, чьи выручки быстро перешагивают 20 млн руб. в год. Если ваша компания убирает три-четыре крупных объекта, скорее всего, порог уже пройден.

С 1 января 2026 года дополнительно вступила в силу ставка 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025), расчётная ставка — 22/122. Это основная ставка, если вы не выбрали спецрежим для упрощенцев. Порог для освобождения на 2026 год заморожен на уровне 20 млн руб. (законопроект № 1256655-8); дальнейшее снижение порога отложено — конкретные годы уточняются.

Три варианта: освобождение или ставка — какой выбрать клинингу

Для упрощенца сегодня существует три рабочих сценария. Ошибка на этапе выбора стоит дорого: спецставка связывает на 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Разобраться с выбором нужно до первого квартала применения.

Сценарий 1. Освобождение по ст. 145 НК РФ — доход за предыдущий год не превысил 20 млн руб.

Декларация по НДС не подаётся (кроме случаев выставления счёта-фактуры с НДС или исполнения агентских обязанностей). Счета-фактуры выставляются только по запросу с пометкой «без НДС». Уведомление об освобождении направляется в налоговый орган — форму и срок подачи сверьте по актуальным приказам ФНС уточните по действующей редакции. Риск: если в середине года доход превысит порог — освобождение прекращается, нужно переходить на ставку.

Сценарий 2. Спецставка 5% или 7% (пп. 1–2 п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ)

Ставка 5% применяется, пока годовой доход не превышает 272,5 млн руб. (лимит с учётом дефлятора 1,090, приказ МЭР от 06.11.2025 № 734). Ставка 7% — от 272,5 до 490,5 млн руб. Вычеты входящего НДС при этих ставках не применяются: «входной» налог включается в стоимость расходов. Декларация подаётся ежеквартально. Применение спецставки фиксируется на 12 кварталов — отказаться досрочно нельзя, кроме случая однократного отказа в течение первых 4 налоговых периодов (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Для клинингового бизнеса с низкими материальными затратами и небольшой долей «входного» НДС этот вариант часто оказывается экономичнее общей ставки.

Сценарий 3. Стандартная ставка 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ)

Расчётная ставка — 22/122. Вычеты входящего НДС доступны в полном объёме (ст. 170–172 НК РФ). Декларация подаётся ежеквартально. Этот вариант выгоден компаниям с большим объёмом «входного» НДС: оборудование, химия, субподряд с НДС. В клининге доля таких расходов обычно невысока, поэтому 22% с вычетами нередко проигрывает 5% без вычетов — но только финансовый расчёт даст точный ответ.

Как устроена декларация по НДС для упрощенца-клинера

Декларация по НДС подаётся в электронном виде через оператора ЭДО не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Уплата — 28-го числа, тремя равными долями по 1/3 начисленной суммы каждый из трёх месяцев следующего квартала (п. 1 ст. 174 НК РФ).

Упрощенец на спецставке (5% или 7%) заполняет декларацию в сокращённом формате: раздел 1 (сумма к уплате), раздел 3 (расчёт налога по спецставке), раздел 9 (книга продаж). Раздел 8 (книга покупок) — только если применяете вычеты, то есть при ставке 22%. Форма декларации — единая для всех плательщиков НДС, утверждена ФНС; актуальную редакцию формы сверьте на сайте ФНС.

Счёт-фактура в клининге выставляется на каждое оказание услуги — как правило, по акту выполненных работ. Если договор долгосрочный (абонентское обслуживание объекта), удобно выставлять счёт-фактуру раз в месяц на сумму услуг за период. Срок выставления — не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки (оказания услуги) по ст. 168 НК РФ.

Книга продаж ведётся по каждой выставленной счёт-фактуре; данные из книги продаж автоматически попадают в раздел 9 декларации при использовании бухгалтерского ПО. Именно книга продаж — источник, по которому АСК НДС-2 сопоставляет ваши данные с данными покупателей. Расхождение порождает «разрыв» и запрос от инспекции.

Типичные ошибки клинингового бизнеса при переходе

На практике компании совершают несколько характерных ошибок, которые впоследствии приводят к доначислениям или штрафам.

Ошибка 1. Не заметили, что пересекли порог 20 млн руб. Доход считается нарастающим итогом по правилам гл. 26.2 НК РФ (кассовый метод). Авансы, полученные в декабре, попадают в доход текущего года и могут неожиданно «дотолкнуть» выручку до порога. Итог: с 1 января следующего года — плательщик НДС без подготовки.

Ошибка 2. Выставили счёт-фактуру с НДС, не будучи плательщиком. Если освобождённый упрощенец выставил счёт-фактуру с выделенным НДС, он обязан уплатить эту сумму в бюджет и подать декларацию (п. 5 ст. 173 НК РФ). Вычет у покупателя при этом может быть оспорен, что создаёт конфликт с контрагентом.

Ошибка 3. Выбрали спецставку, не просчитав нагрузку. Клининговая компания с крупным объёмом субподряда (привлечение сторонних бригад с НДС) может оказаться в выигрыше от ставки 22% с вычетами, а не от 5% без вычетов. Расчёт нужно делать до выбора ставки: после — 12 кварталов назад пути нет.

Ошибка 4. Перепутали ставку в счёте-фактуре. Счёт-фактура с неверной ставкой — дефектный первичный документ. Покупатель не сможет применить вычет, пока не получит исправленный экземпляр. Для клинингового бизнеса, работающего с корпоративными клиентами, это прямой риск расторжения контракта.

Ошибка 5. Не настроили ЭДО и отправили декларацию на бумаге. Бумажная декларация по НДС считается непредставленной (п. 5 ст. 174 НК РФ). Штраф — 5% суммы налога за каждый полный и неполный месяц просрочки, максимум 30%, минимум 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ). Подключение к оператору ЭДО — обязательный технический шаг перед первым кварталом.

• Рассчитайте доход за предыдущий год по правилам гл. 26.2 НК РФ: если больше 20 млн руб. — вы плательщик НДС.
• До начала квартала выберите ставку (5%, 7% или 22%) — сравните нагрузку с учётом доли «входного» НДС в расходах.
• Подключитесь к оператору ЭДО для подачи деклараций — бумажный формат не принимается.
• Настройте шаблоны счетов-фактур и книгу продаж в бухгалтерском ПО до первой отгрузки.
• Зафиксируйте дату начала применения ставки: отсчёт 12 кварталов начинается с первого квартала применения.

Практика: как клининговая компания выбирала ставку

Что проверяет инспекция в декларации клинера

После подачи декларации запускается камеральная проверка по ст. 88 НК РФ. АСК НДС-2 сопоставляет данные вашей книги продаж с книгой покупок контрагента. Для клинингового бизнеса характерны два типа запросов.

Расхождение по сумме. Ваш покупатель (например, управляющая компания торгового центра) заявил вычет, а в вашей книге продаж счёт-фактура отсутствует или проведена на иную сумму. Инспекция направит требование по ст. 93 НК РФ с просьбой пояснить расхождение и представить документы. Срок ответа на требование — уточните по действующей редакции, сверьте по действующей редакции ст. 88 НК РФ.

Подозрение в «техническом» контрагенте. Если среди ваших субподрядчиков окажутся компании с признаками «технической», инспекция может попытаться снять их расходы и доначислить НДС — через ст. 54.1 НК РФ (реальность сделки, деловая цель, надлежащий исполнитель). Для клининга это особенно актуально при привлечении субподрядчиков-однодневок.

Самостоятельное обжалование решения по камеральной проверке — через апелляционную жалобу в вышестоящий налоговый орган по ст. 139 НК РФ.

НДС в договорах с клиентами клинингового бизнеса

Переход на НДС затрагивает действующие договоры. Если в договоре цена указана «без НДС» или «НДС не облагается», а теперь вы стали плательщиком, вопрос о том, кто несёт дополнительную нагрузку — исполнитель или заказчик — решается через допсоглашение. Суды при оценке таких споров исходят из буквального толкования условий договора и воли сторон.

Практический совет: до начала применения ставки пройдитесь по действующим долгосрочным договорам и зафиксируйте в допсоглашениях, что цена услуг включает НДС по ставке X% (либо что цена увеличивается на сумму НДС). Это защитит от конфликта с контрагентом и предотвратит ситуацию, когда НДС придётся «выделять изнутри» из согласованной цены.

Расчётная ставка 22/122 применяется именно в тех случаях, когда НДС нужно выделить из суммы, уже включающей налог (п. 4 ст. 164 НК РФ). Если этого не предусмотрено договором — налог рассчитывается сверх цены, то есть 22% от цены договора.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для оценки конкретной ситуации обратитесь к специалисту.