Декларация по НДС для упрощенца: аутстаффинг

18 мая 2026  ·  Виктор Аршинов, эксперт по НДС

Меня это не касается — я на упрощёнке. Так ли это?

Это самое распространённое заблуждение среди аутстаффинговых компаний на УСН. С 01.01.2025 все упрощенцы стали плательщиками НДС — это прямая норма 176-ФЗ от 12.07.2024. Единственное законное исключение: доход за предыдущий год не превысил 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ в редакции 425-ФЗ от 28.11.2025). Только в этом случае можно подать уведомление об освобождении.

Для аутстаффинговых компаний порог в 20 млн рублей — это ежегодный доход примерно от 20–30 сотрудников, выведенных к клиентам, в зависимости от специализации и региона. Если компания обслуживает несколько крупных заказчиков, этот порог пройден ещё в первом квартале. Так что вопрос не «касается ли меня НДС», а «какую ставку я применяю и правильно ли я подаю декларацию».

Специфика аутстаффинга: почему НДС здесь сложнее

Аутстаффинг — предоставление персонала заказчику: вы как исполнитель являетесь работодателем, а сотрудники фактически работают на территории и под управлением клиента. Это услуга, облагаемая НДС в полном объёме. Нет льгот и освобождений по ст. 149 НК РФ, которые применялись бы к стандартному аутстаффингу — в отличие, например, от некоторых медицинских или образовательных услуг.

Главная сложность — структура затрат. В аутстаффинге основная статья расходов — фонд оплаты труда: зарплаты, взносы, НДФЛ. ФОТ НДС не облагается и вычету не подлежит. Это означает, что при выборе ставки 5% или 7% (без вычетов) компания теряет немного, потому что вычитать особо нечего. При ставке 22% (с вычетами) вычеты будут незначительными — аренда офиса, IT-инфраструктура, услуги подрядчиков. Расчёт налоговой нагрузки по каждому варианту обязателен.

Второй момент — документооборот. Аутстаффинг предполагает ежемесячные акты, нередко с десятками позиций и несколькими заказчиками. Каждый акт должен сопровождаться счётом-фактурой с правильно указанной ставкой НДС. Ошибка в ставке — основание для отказа заказчику в вычете, что немедленно ухудшает ваши коммерческие отношения и влечёт претензии ФНС через АСК НДС.

Выбор ставки: 5%, 7% или 22% — что выгоднее для аутстаффинга

С 2025 года упрощенцы-плательщики НДС выбирают между тремя режимами (п. 8 ст. 164 НК РФ, 176-ФЗ):

Ставка 5% (расч. 5/105)

Применяется, если годовой доход не превышает 272,5 млн рублей (с учётом дефлятора 1,090 на 2026 год). Вычеты входящего НДС не применяются (пп. 1 п. 8 ст. 164 НК РФ). Для аутстаффинга с минимальными облагаемыми закупками — как правило, выгоднее. Блокировка: выбрав эту ставку, вы обязаны применять её 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Выйти раньше нельзя.

Ставка 7% (расч. 7/107)

Применяется при доходе от 272,5 до 490,5 млн рублей (лимит УСН с дефлятором 1,090 на 2026 год, п. 8–9 ст. 164 НК РФ). Также без права на вычеты. Если аутстаффинговая компания вышла за лимит 5% — автоматически переходит на 7%. Те же 12 кварталов блокировки.

Ставка 22% с вычетами

Стандартная ставка с 01.01.2026 (п. 3 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ от 28.11.2025). Право на вычеты входящего НДС в полном объёме (ст. 171–172 НК РФ). Для аутстаффинга выгодна только если доля облагаемых закупок значительна — например, компания привлекает субподрядчиков-плательщиков НДС или несёт крупные расходы на IT, офис, оборудование.

Практический вывод для аутстаффинга: если ваши затраты — преимущественно ФОТ, ставки 5% или 7% в большинстве случаев дают меньшую нагрузку. Но это расчётный вопрос: до выбора ставки сделайте модель на реальных данных последних 12 месяцев.

Пошаговая инструкция: как подать декларацию по НДС упрощенцу в аутстаффинге

Шаг 1. Проверьте статус и порог

До начала квартала убедитесь: ваш доход за предыдущий год превысил 20 млн рублей? Если да — вы плательщик НДС, декларация обязательна. Если нет — вы вправе подать уведомление об освобождении по ст. 145 НК РФ и не сдавать декларацию (кроме случаев выставления счетов-фактур с НДС). Порог 20 млн рублей действует на 2026–2028 годы; точные годы дальнейшего снижения — [VERIFY], конкретику уточняйте по актуальной редакции НК РФ.

Шаг 2. Определите ставку и зафиксируйте выбор

Выбор ставки — разовый и долгосрочный. Применять спецставки 5% или 7% нужно минимум 12 последовательных кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ). Исключение для впервые перешедших с 01.01.2026: окно однократного отказа — 4 налоговых периода (абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). Зафиксируйте выбор в учётной политике на год.

Шаг 3. Настройте счета-фактуры и книги учёта

Каждая оказанная услуга по аутстаффингу — отдельный счёт-фактура (ст. 168–169 НК РФ). Укажите правильную ставку: 22/122 при стандартной ставке, 5/105 или 7/107 при спецставке. Параллельно ведите книгу продаж и (при ставке 22%) книгу покупок. Ошибка в ставке или расчётном коэффициенте — ошибка в налоговой базе и повод для доначислений по ст. 122 НК РФ (штраф 20% за неосторожность, 40% при умысле).

Шаг 4. Заполните декларацию по НДС

Декларация по НДС сдаётся электронно до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Для упрощенца со спецставкой 5% или 7% заполняются специальные разделы — без строк вычетов. При стандартной ставке 22% — стандартная форма с разделами вычетов. Форма декларации актуальна по приказу ФНС — уточните действующую редакцию [VERIFY].

Шаг 5. Уплатите налог тремя частями

НДС уплачивается тремя равными частями — до 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за отчётным кварталом (п. 1 ст. 174 НК РФ). Например, за 1-й квартал 2026 года: по 1/3 суммы — до 28 апреля, 28 мая и 28 июня. Пропуск срока — пени и риск блокировки счёта.

Шаг 6. Сверьте данные с АСК НДС

ФНС автоматически сравнивает вашу книгу продаж с книгами покупок ваших заказчиков через АСК НДС-2. Расхождение — «разрыв» — автоматически генерирует требование о пояснениях (ст. 88, 93 НК РФ). Для аутстаффинга с большим числом заказчиков риск технических расхождений выше. Сверяйтесь с контрагентами до сдачи декларации.

• Подтвердить доход за предыдущий год: превышен ли порог 20 млн рублей (п. 1 ст. 145 НК РФ)?
• Рассчитать налоговую нагрузку при ставках 5%, 7% и 22% на реальных данных.
• Зафиксировать выбор ставки в учётной политике; помнить о блокировке 12 кварталов (п. 9 ст. 164 НК РФ).
• Настроить выставление счетов-фактур с правильной ставкой по каждому договору аутстаффинга.
• Сдать декларацию электронно до 25-го числа; уплатить 1/3 налога до 28-го числа каждого месяца следующего квартала (ст. 174 НК РФ).

Типичные ошибки упрощенцев в аутстаффинге при переходе на НДС

Ошибка первая — применять освобождение по ст. 145 без проверки лимита. Компании, чей доход превысил 20 млн рублей в предыдущем году, не вправе применять освобождение. Если уведомление подано при превышении лимита, ФНС доначислит налог, пени и штраф по ст. 122 НК РФ.

Ошибка вторая — выбрать ставку 5% «на пробу», не понимая, что это решение на 12 кварталов. Компания, выбравшая 5%, не может перейти на 22% (с вычетами) раньше, чем через три года — исключая окно отказа для впервые перешедших (4 периода по абз. 2 п. 9 ст. 164 НК РФ, 425-ФЗ). За это время структура затрат может измениться.

Ошибка третья — выставлять счета-фактуры с неправильной расчётной ставкой. При 5% расчётная ставка — 5/105, а не 5%. Неправильно указанная ставка делает счёт-фактуру дефектным; заказчик теряет вычет, что ведёт к коммерческим претензиям.

Ошибка четвёртая — не сверяться с контрагентами перед сдачей декларации. Для аутстаффинговых компаний с десятками заказчиков расхождение в одном акте создаёт «разрыв» по всей цепочке в АСК НДС-2 — и требование приходит не только вам.

Ошибка пятая — забыть про уплату по частям. Перечислить весь квартальный НДС одним платежом в день сдачи декларации — не ошибка с точки зрения денег, но нарушение порядка уплаты. Формально это просрочка 2/3 суммы, что влечёт пени за период просрочки.

Как аутстаффинг взаимодействует с клиентами по НДС

Заказчики аутстаффинга, работающие на ОСНО, заинтересованы в вычете входящего НДС. Это означает, что ваш счёт-фактура с НДС — это актив для клиента. При ставке 22% клиент на ОСНО возмещает 22% стоимости ваших услуг через вычет. При вашей ставке 5% — только 5%. Это влияет на ценовые переговоры: клиент-плательщик НДС может предпочесть поставщика со ставкой 22%, если разница в вычете компенсирует ценовую разницу.

Если ваш заказчик — тоже упрощенец или компания на специальном режиме без права на вычеты, это соображение снимается: ему всё равно, какую ставку вы применяете. Сегментируйте клиентскую базу по режиму налогообложения — это напрямую влияет на выбор вашей ставки НДС и ценовую политику.

Ещё один практический момент: при смене ставки (например, при переходе с 5% на 22% после 12 кварталов) необходимо уведомить клиентов и переоформить договоры, в которых цена указана с НДС. Ставка НДС — существенное условие ценообразования.

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормы НК РФ приведены по состоянию на дату публикации; актуальность отдельных положений уточняйте по действующей редакции. Параметры, отмеченные [VERIFY], требуют проверки по актуальным нормативным источникам.